岗位职能设计的基本原则

十四、口岸公司现阶段岗位职责说明书第一章、岗位职能设计的原则一、本文件中的工作岗位，是在充分考虑了口岸公司的经营特点和人力资源现状的基础上，结合现代企业管理的基本原理和运作规程而设计的。随着公司业务的发展和经营规模的扩大，应根据需要不断修改完善。二、本文件的岗位设计包含了三个层面，即总经理、部门经理（主任）和一般员工；五个部门，即办公室、财务部、投资发展部、贸易业务部和研究部。图示如下：投资开发助理贸易业务助理司机（二人）总经理投资开发部经理贸易业务部经理研究部法律专员财务金融部经理办公室主任三、设计和修改现阶段岗位职责，应遵循如下几个原则： 1、具体的岗位职能设计或界定应充分兼顾公司组织结构中的三大关系，即出纳前台公司领导层与部门之间的上下级纵向关系、部门与部门之间的横向协调关系、部门内部的工作协调关系。 2、上下级之间的互动关系无疑是十分重要的，但是部门间的横向协作搞得好坏，往往是公司经营管理工作是否有效率的关键问题。为了保证部门间的有效交流与协作，防止部门间出现互不买帐、互相推诿、凡事都要先请示总经理才能照办的现象，在具体事项中起牵头作用的部门应该享有公司总经理给予的横向协调的某种自动授权。 3、横向协调的自动授权，对各部门经理人员的素质、制度水平、业务水平、领导艺术和处理人际关系的能力都提出了很高的要求。被自动授权的经理人员需在工作实践中不断提高自己的素养和水平，才能充分有效地履行好自己的职能。 4、岗位设计应使岗位责任人明确其所在岗位在本部门以及在本公司中的位置，同时也能了解相关部门和相关岗位的工作内容和职责，以利于彼此之间的配合与合作。 5、岗位设计应根据岗位所在职能部门的业务重点，明确岗位的具体业务内容，包括职责、权责、时限等，以避免岗位之间工作不明、责任不清、相互推诿和相互牵制等弊端的发生。确定“按章自动执行”和“先请示再执行”的岗位工作内容的不同性质是激活岗位职责的有效方法。 6、公司的职能部门的职责范围，实质上就是这个部门的经理（主任）的职责范围，经理（主任）是通过合理分工、综合指导、带头垂范、检查督促等管理形式去履行部门职能的。 7、在每一个职能部门中，只设立一个主要责任岗位，以保证部门经理负责制的贯彻执行。在同级管理岗位中，一般不设副职；如果确有设立副职的必要，副职应该是隶属于同级正职之下，而不是与正职分权。在没有正式安排正职的情况下，副职履行正职的职能。 8、公司始终处于发展变化的动态之中，因此岗位职能设计不仅要考虑公司现阶段的业务情况，还要注意适当超前这个原则，顾及到未来的公司业务发展情况，保持岗位职能的相对稳定性和适应性。 9、因为每一个岗位是按照适应员工每天八小时的满负荷来设计的，所以一般情况下不提倡让一名员工兼任另外一个岗位的职务。如果由于某种需要出现了兼职情况，那么这种兼职只应是临时性的，应尽快安排另一适应员工来充实其所兼的岗位。四、每个岗位在履行职责时，除了按照岗位职责说明书中所规定的内容之外，应同时自觉参照并遵循公司颁布的各种有关制度和运作规程。五、岗位职责说明书的表格中，只记述岗位常规情况下应履行的各种职责。但是，每张表格都有未尽事宜，如：每个岗位都有执行领导指派的其它工作的义务。为了节约篇幅，这一点不在表格中特别载明。六、某些岗位的职能应适时调整分割（如办公室主任，需要履行的职能很多），应随着公司规模的发展壮大，将其中一些功能分割出来，增设新的岗位（如设立专管人事工作的副主任，专管档案工作的行政秘书等）。而另外一些岗位的职能却具有可复制性（如汽车司机、投资发展部投资助理和贸易业务部业务助理等），当业务发展需要增添员工时，他们的岗位职能大体上应是一致的。第二章、办公室办公室是公司整个行政事务和后勤保证工作的组织协调和实施部门，是总经理领导下的公司综合管理部门，它的主要职能是为公司领导和各个业务部门提供行政后勤保障和服务。办公室的主要职责范围如下：办公室的主要职责范围如下： 公司日常行政办公事务管理 公司后勤保障 各部门之间的关系协调 公司人事管理 公司对外关系的协调主要指导文件：主要指导文件：  行政管理制度  人事管理制度  会议管理制度一、办公室主任岗位职责说明书办公室主任岗位职责说明书表 01-01 第 1 页 / 共 2 页姓名：直接领导：公司总经理项目类别行政办公事务公文、资料、报章杂志等的发送、签收职务：办公室副主任（□专职 √以副代正 □兼任）直接下属：前台文秘（1 人）、汽车司机（2 人）工作依据各种收件工作内容纵向横向注意事项需要收回或反馈的文件资料，应记录在案并督促落实注意BaoMi工作按月总结，月底呈送总经理；必要时随时总结遵循会议制度遵循行政管理制度中的印鉴管理条款每月底呈总经理过目提前催办，及时收交，汇集呈送总经理与各部门经理报告一起上交总经理配合有关业务部门备注权责时限互动协调督查下属执行随时√√ 文档保管归档督促各部门执行制度情况各种收件员工守则、各种规章制度执行督查上报随时随时 √√ √按照公司行政管理制度第二章办事会务起草公文录入、打印、复印、传真印鉴的保管、使用总经理指示总经理指示各种收件各种来件、按规定要求的审批手续依实际情况执行执行督查执行审核或执行执行按要求按要求按要求按要求 √ √ √ √ √ √ √ 撰写公司日志每周末 √√ 催收各部门经理工作报告上报每月 27 日 √ 撰写本岗位工作报告公司对外关系对外接待（用餐、住宿等）对外联络实际情况上报每月√ 27 日按要求随时 √ √ 依实际情况总经理指示协调执行 √ √ 只记大事，简明扼要按照公司行政管理制度第二章办事参考工作报告制度的格式重要政府部门和机构的资讯整理依实际情况执行随时√√ 表 01-01 第 2 页 / 共 2 页姓名：直接领导：公司总经理项目类别后勤保障派车管理职务：办公室副主任（□专职 √以副代正 □兼任）直接下属：前台文秘（1 人）、汽车司机（2 人）纵向横向注意事项遵循行政管理制度中交通工具条款（同上）与财务部搞好预算核算工作内容备注工作依据权责时限互动协调领导指示、执行派车单例行要求、司机申请依实际情况依实际情况依实际情况督办执行督查执行协调处理上报执行执行按要求按要求不限不限 √√ 车辆维修保养办公室统配、办公用品统配公司安全、卫生、消防、门窗等钥匙管理部门协调部门间纠纷 √ √√ √公司行政管理制度中有相关细则不限√√ 依实际情况人事管理制