岗位职能设计的基本原则

十四、口岸公司现阶段岗位职责说明书 第一章、岗位职能设计的原则 一、 本文件中的工作岗位， 是在充分考虑了口岸公司的经营特点和人力资源 现状的基础上， 结合现代企业管理的基本原理和运作规程而设计的。随着公司业 务的发展和经营规模的扩大，应根据需要不断修改完善。 二、本文件的岗位设计包含了三个层面，即总经理、部门经理（主任）和一 般员工；五个部门，即办公室、财务部、投资发展部、贸易业务部和研究部。图 示如下 投资开发助理贸易业务助理司机（二人） 总经理 投资开发部经理 贸易业务部经理 研究部法律专员 财务金融部经理 办公室主任 三、设计和修改现阶段岗位职责，应遵循如下几个原则 1、具体的岗位职能设计或界定应充分兼顾公司组织结构中的三大关系，即 出 纳 前 台 公司领导层与部门之间的上下级纵向关系、部门与部门之间的横向协调 关系、部门内部的工作协调关系。 2、上下级之间的互动关系无疑是十分重要的，但是部门间的横向协作搞得 好坏，往往是公司经营管理工作是否有效率的关键问题。为了保证部门 间的有效交流与协作，防止部门间出现互不买帐、互相推诿、凡事都要 先请示总经理才能照办的现象，在具体事项中起牵头作用的部门应该享 有公司总经理给予的横向协调的某种自动授权。 3、横向协调的自动授权， 对各部门经理人员的素质、 制度水平、 业务水平、 领导艺术和处理人际关系的能力都提出了很高的要求。被自动授权的经 理人员需在工作实践中不断提高自己的素养和水平，才能充分有效地履 行好自己的职能。 4、岗位设计应使岗位责任人明确其所在岗位在本部门以及在本公司中的位 置，同时也能了解相关部门和相关岗位的工作内容和职责，以利于彼此 之间的配合与合作。 5、岗位设计应根据岗位所在职能部门的业务重点，明确岗位的具体业务内 容，包括职责、权责、时限等，以避免岗位之间工作不明、责任不清、 相互推诿和相互牵制等弊端的发生。确定“按章自动执行”和“先请示 再执行”的岗位工作内容的不同性质是激活岗位职责的有效方法。 6、公司的职能部门的职责范围，实质上就是这个部门的经理（主任）的职 责范围，经理（主任）是通过合理分工、综合指导、带头垂范、检查督 促等管理形式去履行部门职能的。 7、在每一个职能部门中，只设立一个主要责任岗位，以保证部门经理负责 制的贯彻执行。在同级管理岗位中，一般不设副职；如果确有设立副职 的必要，副职应该是隶属于同级正职之下，而不是与正职分权。在没有 正式安排正职的情况下，副职履行正职的职能。 8、公司始终处于发展变化的动态之中，因此岗位职能设计不仅要考虑公司 现阶段的业务情况，还要注意适当超前这个原则，顾及到未来的公司业 务发展情况，保持岗位职能的相对稳定性和适应性。 9、因为每一个岗位是按照适应员工每天八小时的满负荷来设计的，所以一 般情况下不提倡让一名员工兼任另外一个岗位的职务。如果由于某种需 要出现了兼职情况，那么这种兼职只应是临时性的，应尽快安排另一适 应员工来充实其所兼的岗位。 四、 每个岗位在履行职责时， 除了按照岗位职责说明书中所规定的内容之外， 应同时自觉参照并遵循公司颁布的各种有关制度和运作规程。 五、岗位职责说明书的表格中，只记述岗位常规情况下应履行的各种职责。 但是，每张表格都有未尽事宜，如每个岗位都有执行领导指派的其它工作的义 务。为了节约篇幅，这一点不在表格中特别载明。 六、 某些岗位的职能应适时调整分割 （如办公室主任， 需要履行的职能很多） ， 应随着公司规模的发展壮大，将其中一些功能分割出来，增设新的岗位（如设立 专管人事工作的副主任，专管档案工作的行政秘书等）。而另外一些岗位的职能 却具有可复制性 （如汽车司机、 投资发展部投资助理和贸易业务部业务助理等） ， 当业务发展需要增添员工时，他们的岗位职能大体上应是一致的。 第二章、办公室 办公室是公司整个行政事务和后勤保证工作的组织协调和实施部门， 是总经 理领导下的公司综合管理部门， 它的主要职能是为公司领导和各个业务部门提供 行政后勤保障和服务。 办公室的主要职责范围如下办公室的主要职责范围如下 公司日常行政办公事务管理 公司后勤保障 各部门之间的关系协调 公司人事管理 公司对外关系的协调 主要指导文件主要指导文件  行政管理制度  人事管理制度  会议管理制度 一、办公室主任岗位职责说明书办公室主任岗位职责说明书 表 01-01 第 1 页 / 共 2 页 姓名 直接领导公司总经理 项目 类别 行政办公 事务 公文、资料、报 章杂志等的发 送、签收 职务办公室副主任 （□专职 √以副代正 □兼任） 直接下属前台文秘（1 人）、汽车司机（2 人） 工作依据 各种收件 工作内容 纵向横向 注意事项 需 要 收 回或 反 馈 的 文件 资料，应记录 在 案 并 督促 落实 注意BaoMi工 作 按月总结，月 底 呈 送 总经 理；必要时随 时总结 遵 循 会 议制 度 遵 循 行 政管 理 制 度 中的 印 鉴 管 理条 款 每 月 底 呈总 经理过目 提前催办，及 时收交，汇集 呈送总经理 与 各 部 门经 理 报 告 一起 上交总经理 配 合 有 关业 务部门 备注权责时限 互动协调 督 查 下 属 执行 随时√√ 文档保管归档 督促各部门执 行制度情况 各种收件 员工守则、 各种 规章制度 执行 督 查 上报 随时 随时 √√ √按照公司 行政管理 制度第二 章办事 会务 起草公文 录入、打印、复 印、传真 印鉴的保管、 使 用 总经理指示 总经理指示 各种收件 各种来件、 按规 定要求的审批 手续 依实际情况 执行 执行 督 查 执行 审 核 或 执 行 执行 按 要 求 按 要 求 按 要 求 按 要 求 √ √ √ √ √ √ √ 撰写公司日志每 周 末 √√ 催收各部门经 理工作报告 上报每 月 27 日 √ 撰写本岗位工 作报告 公司对外 关系 对外接待（用 餐、住宿等） 对外联络 实际情况上报每 月√ 27 日 按 要 求 随时 √ √ 依实际情况 总经理指示 协调 执行 √ √ 只 记 大 事，简明 扼要 按照公司 行政管理 制度第二 章办事 参考工作 报告制度 的格式 重要政府部门 和机构的资讯 整理 依实际情况执行随时√√ 表 01-01 第 2 页 / 共 2 页 姓名 直接领导公司总经理 项目 类别 后勤保障派车管理 职务办公室副主任 （□专职 √以副代正 □兼任） 直接下属前台文秘（1 人）、汽车司机（2 人） 纵向横向 注意事项 遵 循 行 政管 理 制 度 中交 通工具条款 （同上） 与 财 务 部搞 好预算核算 工作内容备注工作依据权责时限 互动协调 领导指示、执行 派车单 例行要求、 司机申请 依 实 际 情 况 依 实 际 情 况 依 实 际 情 况 督办 执行 督 查 执行 协 调 处 理 上报 执行 执行 按 要 求 按 要 求 不限 不限 √√ 车辆维修保养 办公室统配、 办 公用品统配 公司安全、卫 生、消防、门窗 等钥匙管理 部门协调部门间纠纷 √ √√ √公 司 行 政管 理 制 度 中有 相关细则 不限√√ 依 实 际 情 况 人事管理制