[精品]秘书资格五级考试复习指南(一)
秘书资格五级考试复习指南(一) 办公自动化 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 了解计算机硬件的分类、结构和功能;会简单使用Windows 98; 了解办公常用设备的分类、 结构和功能。 二、重点提示 1. 认识主机 主机是山机箱和机箱中的组件构成的。机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬 盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。 2. 认识显示器 显示器是计算机的窗口,是重要的输出设备之一,通过显不器可以直观地看到对计算机的操 作过程以及计算机针对操作作出的反应。 3. 认识键盘 键盘是计算机最主要的输入设备,可以输入英文、汉字、数字等。常见的键盘主要有机械式 和电容式两种,最常用的键盘多是电容式的。 4. 安装中文 Windows 98 (1) 中文windows 98运行的基本环境。 (2) 从 Windows 95 升级到中文 Windows 98。 (3) 从DOS下安装中文 Windows 98» (4) 中文Windows 98的安装过程。 (5) 制作启动盘。 (6) 卸载中文 Windows 98。 5. 中文Windows 98资源管理系统 Windows 98是采用树形结构,以文件夹的形式来组织和管理文件的。中文Windows 98中的 资源管理器给广大用户带来了极大的方便,使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。 6. 打印机 目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。 (1) 针式打印机耐用,耗材便宜,可以打印多种类型的纸张,还可以打印多层纸,但其打印 速度慢、噪声大。需要经常更换的耗材是色带。 (2) 喷墨打印机价格低,打印效果优于针式打印机,噪声小,但打印速度慢、耗材贵。需要 经常更换的耗材是墨盒。 (3) 激光打印机在各种打印机中打印效果最好,打印速度最快,噪声小,但价格高。需要经 常更换的耗材是硒鼓。 7. 扫描仪 扫描仪的形式: (1) 按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。 (2) 按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。手持扫描仪的价格低,但使用不方便。 平板扫描仪的效果要好很多,所以在办公室中被广泛使用。 8. 数码相机 数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体,它是光、机、电一体化的产品,其核心 部件是CCD(电荷耦合器件)图像传感器。 数码相机在日常使用时有一定的注意事项,日常的保养也很重要。 9. 传真机 传真是现代图像通信的重要组成部分,它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一 方法,这也是它应用广泛的一个重要原因。 不同类型的传真机操作步骤也不一样,但传真机的操作仍可归纳为传真准备、试运行、发送 和接收4个基本步骤。 传真机是常用的办公设备之一,所以秘书人员应该掌握一些传真机的工作原理和一般故障的 解决方法。 10. 复印机 静电复印机的操作步骤为预热、放置原稿、设定份数、设定复印倍数、选择复印纸尺寸、调 节复印浓度,最后放纸开始复印。 使用复印机时要注意防高温、防尘、防雾、防阳光直射,同时要保证通风换气。 秘书人员应该掌握一些复印机维护、保养的方法。 秘书资格四级考试复习指南(九) 信息与档案 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 能对信息进行整理、传递、存储。能够对档案进行分类、检索,并根据档案价值划分保管期 限。 二、重点提示 1. 信息工作程序 信息工作程序包括:收集、整理、传递、存储、反馈和利用。 2. 信息分类的步骤 (1) 辨类:对信息资料进行分类辨别,即对信息资料进行主题分析,分辨其所属类别的过程。 (2) 归类:对所收集的信息按照特定的原则和方法,根据信息内容的某种特性和管理利用的 具体要求,将其分门别类地组织起来。 3. 信■息分类方法 常用的信息分类方法包括:字母分类法、主题分类法、地区分类法、数码分类法和时间分类 法。 4. 信息校核方法 常用的校核方法包括:溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。 5. 信息传递的基本形式 (1) 信息的外向传递:指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。 (2) 信息的内向传递:指为了进行协调和合作,企业内部之间进行信息交流。 (3) 信息内向传递的形式有:备忘录,信件,通知和告示,传阅单,企业内部刊物,复印并 发送文件,电子邮件,会议。 6. 信息传递的方法 (1) 语言传递:将信息转化成语言传递给信息接收者,多用于企业内部传递信息。主要表现 形式是对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。 (2) 文字传递:将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接收者。主要表现形式是文本、 表格、图表等。 (3) 电讯传递:利用现代化的通讯手段传递信息的一种方法。传递信息量大、速度快、效果 好、抗干扰力强、不易失真,其传递途径有电话、传真、电子邮件。 (4) 影像传递:利用摄影和录像技术传递信息,具有真实性、直观性和感染力。 7. 信息存储 (1) 信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程,主要由登记、编码、存放排列、保 管等工作环节构成。 (2) 信息存储通常分为登记、编码、存放排列和保管4个步骤。 8. 信息存储的方式 (1) 手工存储。 (2) 计算机存储。 (3) 电子化存储。 (4) 微缩胶片存储。 9. 档案管理 (1) 常用的档案分类方法;职能分类法;问题分类法;组织机构分类法;年度分类法,型号 分类法;课题分类法;工程项目分类法;专业性质分类法;档案形式分类法。 (2) 常用的档案检索工具 1) 按照编制方式分有:目录、索引、指南类检索工具。 2) 按照功能分有:查找性、报道性、馆藏性检索工具。 3) 按照载体分有:卡片式、书本式、活页式、缩微式、机读式检索工具。 (3) 档案的保管期限:根据有关规定,我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三 种。 1) 永久保存,就是将档案无限期地永远保存下去。 2) 长期保存,一般指保存16年至50年左右。 3) 短期保存,一般指保存15年(含15年)以下。 保管期限的计算,通常是从文件产生和形成后的第二年算起。