[精品]秘书资格五级考试复习指南(一)

秘书资格五级考试复习指南一 办公自动化 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 了解计算机硬件的分类、结构和功能；会简单使用Windows 98； 了解办公常用设备的分类、 结构和功能。 二、重点提示 1. 认识主机 主机是山机箱和机箱中的组件构成的。机箱中的主要组件有电源、CPU、主板、内存条、硬 盘、光驱、软驱、显示卡和声卡等。 2. 认识显示器 显示器是计算机的窗口，是重要的输出设备之一，通过显不器可以直观地看到对计算机的操 作过程以及计算机针对操作作出的反应。 3. 认识键盘 键盘是计算机最主要的输入设备，可以输入英文、汉字、数字等。常见的键盘主要有机械式 和电容式两种，最常用的键盘多是电容式的。 4. 安装中文 Windows 98 1 中文windows 98运行的基本环境。 2 从 Windows 95 升级到中文 Windows 98。 3 从DOS下安装中文 Windows 98 4 中文Windows 98的安装过程。 5 制作启动盘。 6 卸载中文 Windows 98。 5. 中文Windows 98资源管理系统 Windows 98是采用树形结构，以文件夹的形式来组织和管理文件的。中文Windows 98中的 资源管理器给广大用户带来了极大的方便，使用户对文件夹的组织和管理更加快捷。 6. 打印机 目前的打印机主要分为针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种。 1 针式打印机耐用，耗材便宜，可以打印多种类型的纸张，还可以打印多层纸，但其打印 速度慢、噪声大。需要经常更换的耗材是色带。 2 喷墨打印机价格低，打印效果优于针式打印机，噪声小，但打印速度慢、耗材贵。需要 经常更换的耗材是墨盒。 3 激光打印机在各种打印机中打印效果最好，打印速度最快，噪声小，但价格高。需要经 常更换的耗材是硒鼓。 7. 扫描仪 扫描仪的形式 1 按颜色分为黑白扫描仪和彩色扫描仪。 2 按扫描方式分为手持扫描仪和平板扫描仪。手持扫描仪的价格低，但使用不方便。 平板扫描仪的效果要好很多，所以在办公室中被广泛使用。 8. 数码相机 数码相机可以看作是普通照相机和扫描仪的结合体，它是光、机、电一体化的产品，其核心 部件是CCD电荷耦合器件图像传感器。 数码相机在日常使用时有一定的注意事项，日常的保养也很重要。 9. 传真机 传真是现代图像通信的重要组成部分，它是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一 方法，这也是它应用广泛的一个重要原因。 不同类型的传真机操作步骤也不一样，但传真机的操作仍可归纳为传真准备、试运行、发送 和接收4个基本步骤。 传真机是常用的办公设备之一，所以秘书人员应该掌握一些传真机的工作原理和一般故障的 解决方法。 10. 复印机 静电复印机的操作步骤为预热、放置原稿、设定份数、设定复印倍数、选择复印纸尺寸、调 节复印浓度，最后放纸开始复印。 使用复印机时要注意防高温、防尘、防雾、防阳光直射，同时要保证通风换气。 秘书人员应该掌握一些复印机维护、保养的方法。 秘书资格四级考试复习指南九 信息与档案 鉴定要点与重点提示 一、鉴定要点 能对信息进行整理、传递、存储。能够对档案进行分类、检索，并根据档案价值划分保管期 限。 二、重点提示 1. 信息工作程序 信息工作程序包括收集、整理、传递、存储、反馈和利用。 2. 信息分类的步骤 1 辨类对信息资料进行分类辨别，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。 2 归类对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的 具体要求，将其分门别类地组织起来。 3. 信■息分类方法 常用的信息分类方法包括字母分类法、主题分类法、地区分类法、数码分类法和时间分类 法。 4. 信息校核方法 常用的校核方法包括溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法和数理统计法。 5. 信息传递的基本形式 1 信息的外向传递指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。 2 信息的内向传递指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。 3 信息内向传递的形式有备忘录，信件，通知和告示，传阅单，企业内部刊物，复印并 发送文件，电子邮件，会议。 6. 信息传递的方法 1 语言传递将信息转化成语言传递给信息接收者，多用于企业内部传递信息。主要表现 形式是对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。 2 文字传递将信息转化成文字、符号、图像传递给信息接收者。主要表现形式是文本、 表格、图表等。 3 电讯传递利用现代化的通讯手段传递信息的一种方法。传递信息量大、速度快、效果 好、抗干扰力强、不易失真，其传递途径有电话、传真、电子邮件。 4 影像传递利用摄影和录像技术传递信息，具有真实性、直观性和感染力。 7. 信息存储 1 信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保 管等工作环节构成。 2 信息存储通常分为登记、编码、存放排列和保管4个步骤。 8. 信息存储的方式 1 手工存储。 2 计算机存储。 3 电子化存储。 4 微缩胶片存储。 9. 档案管理 1 常用的档案分类方法；职能分类法；问题分类法；组织机构分类法；年度分类法，型号 分类法；课题分类法；工程项目分类法；专业性质分类法；档案形式分类法。 2 常用的档案检索工具 1 按照编制方式分有目录、索引、指南类检索工具。 2 按照功能分有查找性、报道性、馆藏性检索工具。 3 按照载体分有卡片式、书本式、活页式、缩微式、机读式检索工具。 3 档案的保管期限根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三 种。 1 永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去。 2 长期保存，一般指保存16年至50年左右。 3 短期保存，一般指保存15年含15年以下。 保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。