itc-云会务四版系统功能描述

第一章 云会务系统功能描述 1.1 会前功能 1.1.1 会议预约 支持 APP 会议预约和 web 用户端会议预约功能，APP 支持安卓和 iOS 操作系统，会议 预约具有会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题、审核人、资料上传、会议结果、 后勤服务等功能模块。会议主题支持自定义会议主题、标签式会议主题。会议结果支持向会 议要结果模式，可将会议结果共享、上传、加密。 支持会议室发布，在线预订用户可通过官网进行会议室查看、咨询、下单，支持在线支 付订金功能，支持通过微信、支付宝进行支付管理，支持第三方支付平台对接。支持在线发 票的索取，支持开票历史记录查询。 1.1.2 会议审批 支持会议审批功能，具有自动审核、手动审核模式可选，发起人可选择手动审核模式、 自动审核模式。 自动审核：发起人提交会议预约信息，预约信息自动审核通过，并通知相关参会人员。 手动审核：发起人提交会议预约信息，会议信息同步至审核人员，审核人员查看详情后 可通过或拒绝会议，审核结果自动下发至发起人，并将会议通知落实至相关参会人员。 1.1.3 会议通知 支持会议信息 APP 通知、短信通知、邮件通知等功能，将会议邀请、会议变更、会议 审核、会议取消等消息通知至相关人员。 支持 API 接口与短信服务对接，利用短信方便、快捷的方式，及时对信息进行内部通知 和沟通，保证会议相关业务的顺畅进行。 企业内部软件通知：支持提供企业内部软件系统对接服务，将会议邀请、会议变更、会 议审核、会议取消等消息通知至相关人员。 1.1.4 门口屏会议信息发布 支持与信息发布门口屏对接， 支持会议信息推送到门口屏展示， 支持将所有会议室信息 一览表展示，支持会议信息自动翻页、循环。 支持信息发布门口屏一对一、一对多、多对多的会议发布模式。 1.1.5 议程管理 支持会议议程分段管理，可设置议程数量及内容，支持门口屏场景互动，将议程同步至 会议门口屏。 1.1.6 坐席管理 支持会议室坐席编辑 添加会议室后可以对会议坐席进行管理， 支持多种会议类型选择选择， 支持自定义调整 坐席大小和会议桌大小，可以添加会议室设备标识：门、窗、空调等，提高会议室识别率。 坐席下发及通知 预约会议时可以进行坐席下发， 支持按个人模式下发坐席和按部门模式下发， 自动通知 参会人员坐席信息。 坐席导览 支持坐席导览功能，当参会人员收到会议邀请后，可以使用路线引导，快速查找到会议 室及具体坐席。避免漏坐、错坐等情况，即将开始的会议优先显示，支持手机扫码签到，可 通过门口屏扫码查看坐席。 对接无纸化系统 坐席信息可以对接无纸化桌牌系统，可以按个人名字或者按角色显示在桌牌上 1.1.7 会议签到 二维码签到 参会人可以通过云会务 APP 扫描发起人手机端或 Web 端的二维码完成会议签到，发起 人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。 门口屏签到 发起人可以将会议签到二维码下发至会议室门口屏，参与人员使用手机 APP 扫码即可 完成签到，发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。 人脸识别签到 管理员将企业人员的人脸信息录入至数据库， 通过手机拍照参会人员可以在会议开始前 使用人脸识别进行签到；发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数，如果对接 ITC 人脸识别不收取费用，如果对接第三方则需要收取对接费用。 指纹识别签到 管理员将企业人员指纹信息录入至数据库， 参会人员可以在会议开始前使用指进行签到， 发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。 刷卡签到 管理员将企业人员 ID 姓名信息录入至数据库，参会人员可以在会议开始前使用刷卡进 行签到，发起人可以通过会议签到统计，查看签到和未签到人数。 1.1.8 VR 导览 通过立体化视图提供现场导航导览服务， 提供身临其境般的预览服务， 支持切换不同场 景的空间、设备、朝向等信息展示，提前了解场景概况。支持浏览场景内门窗、桌椅、投影 仪、投影幕、投屏电视等固定资产或设备，可查看该资产的详细参数信息、技术信息、品牌 信息等。 1.2 会中功能 1.2.1 会议议程 支持会议议程分段管理，可设置议程数量及内容，支持门口屏场景互动，将议程同步至 会议门口屏。 1.2.2 会议记录 支持会议申请、审核、签到、表决、投票、会议服务、人员参与率等记录功能。 支持文件导入记录和预览功能， 支持 PDF、 Word、 Excel 等 20 多种常用文件格式的导入、 查看、保存。 APP 内嵌科大讯飞语音服务，可将语音转文字存储，时间为 1 分钟，可对会议内容进行 记录，支持语音录制和文本输入记录功能。 支持会议记录导出为会议纪要并加密上传， 将纪要共享协作， 对进行整理、 查看、 追踪。 针对周期性会议可以记录保存为模板，以便再次发起会议。 1.2.3 会议投票 支持会议投票表决功能，会议主持人可在会前会中进行发起投票，支持投票结果显示， 支持实名投票和匿名投票；支持 APP 端投票、WEB 端投票。 投票和表决结果后台实时记录， 并可按不同会议类型分类记录存储， 投票和表决结果可 以表格形式导出。 1.2.4 文件预览 云会务支持 PDF、Word、Excel 等 20 多种常用文件格式的导入、查看、保存。 1.2.5 会议服务 支持后勤服务申请及处理状态实时显示功能， 支持查看后勤服务状态、 是否已经有人员 在处理。 支持提供 VIP 一对一专属服务，支持对服务人员进行评价等功能，可以查看进行中或已 结束的服务内容，提供后期售后咨询服务。 1.3 会后功能 1.3.1 资产管理 资产录入、盘点 管理员可以单独添加或者批量导入资产设备， 也可以对资产设备进行单独编辑。 通过扫 描枪采集相关固定资产资料，如条码标签等进行资产添加，资产信息存储至电脑，可进行现 场资产盘点、出入库盘点、实际储存盘点等 资产领用 登记相关资产租用、领用信息，记录租借人名称与电话、部门等，明确资产归还日期， 到期进行跟踪提醒，自动提醒租借方进行归还操作，可设置奖惩处置。 资产报修 资产运行状态跟踪反馈， 如可使用、 需维修、 待保养等， 设备参数超过系统设置报警值， 自动触发维护工单。 资产共享 通过二维码扫一扫，进行资产短期租借，可设置付款方式与开放端口，通过手动操作， 资产与管理端自动同步归还信息。 二维码巡检 制定相关巡检计划，定期维护资产，更新计划，及时采取防护措施。 1.3.2 系统管理 支持用户管理功能，管理员可单个添加用户，并且设置用户权限，支持批量导入用户信 息。管理员可以添加部门、子部门等信息，并将用户加入到对应的部门中。 管理员支持创建多个角色、批量修改、删除角色，可设置角色对应的系统权限。 支持地点分类管理，支持三级别分层管理（园区楼栋楼层） ，管理员可以单独添加或 者批量导入会议室信息，也可以对地点信息进行单独编辑。 1.3.3 会议大数据分析 支持数据统计服务功能，可为决策提供有力支持；具有会议室预定频率、会议室预定走 势图展示。 支持各类型的会议信息统计， 包括开会频次、 人数、 会议室使用率、 男女比较、 职业等， 支持以专业的大数据图表进行动态展示。 会议室预定频率：展示各个会议室预约率统计，