公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源围分为：公司部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档围如下: 1、行政类: 本公司对和对外已行文的规章制度、 规定、决定、决议、通知、通报、 请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案 等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料 等。 6、音像类:公司具有保存价值的图纸、 软件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰 明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案 归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料 ,一律为文件的来源、文件的围和 部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。 如：公司办 公室的编号首为 FNB;总公司财务部发来的文件编号为 SZC;燃气协会 人事部发来文件为 SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1 行政类;2 经营业务类;3 人事关类;4 政府类；5 财务 类;6 音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位 进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分 文档的重要性和受度。分为“一般级”“重要级”“级”。以“A” 代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表级。“A”一般级文档包 含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通 知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B” 重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合 同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资 性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”级文档:控的公司 经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合 作协议及其合同等。 5、综上公司文件、 资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的围 和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号 +（受密级）。 例如:将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3 日第一 份档案，其编号为:JZB(A)。 四、档案的保管、调阅与归还 1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》 ,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》 ,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防 虫蛀、防丢失。 3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅 申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。 重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。级公司文档 ,须经公司经理批准后方可调阅。 4、 公司文件、 资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅, 并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。 5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间，归还时必须 填写《文档归还登记表》。 五、归档保存期限 1、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章 制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度 经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计 报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案, 统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经 核定须三年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、 经核定己完结且无必要保存的文档。 六、档案的销毁 1、 原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理 并销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》 ,并经相应批准人 批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。 级公司文档,须经公司经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。 七、附表的管理 本制度暂定 8 个附表，附表的管理由档案管理者兼管， 分类管理每个 附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。 八、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与 本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。 本公司涉及文档管理 的工作人员必须严格遵照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 另附：附表 1《文件接收登记表》 附表 2《文件移交登记表》