物资验收基本原则和程序

资料性附录 附录一物资验收基本原则和程序 一、验收的定义 物资验收的核心是对货物质量水平的的判定。 物资验收是核对资证和凭证，对物资实体进行数量和质量检验的技术活动的总称，是供货方、购货方或者第三方在 一定条件下，借助某种手段和方法,按照合同、标准或国际、国家有关法律法规、惯例 ,对货物的质量、规格、数量以及 包装等方面进行检查，以确定物资能否验收入库。 二、验收的作用和意义： 1、作用：物资验收是确定物资在入库时的数量和质量状态最重要的一个环节，通过此环节可以将残次不合格品剃除 出去，为物资的保管、出库、最终安全地投入使用奠定基础。 2、意义： 1）物资验收是对物资采购行为结果的全面评价，是完善采购流程的重要保障 ,是维护采购人合法权益的有效手段之 一，也是检查监督生产制造企业、贸易商、承运商等相关当事人职责履行情况的有效措施之一。 2）物资验收是对物资质量、数量、包装和运输等情况的一次全面考核，验收过程中发现的产品质量、数量、包装、 运输等一系列问题,会对相关当事人的质量管理起到一定的推动和促进作用。 3)通过物资验收可以彻底而清晰地反映出即将入库物资质量、数量的实际状况 ,剔除残次不合格品,为保证物资供给 的安全性以及为此后制定科学的保管保养措施提供依据，最终确保在出库时为下游客户提供数量准确、质量优良的物资。 4）物资验收可以提高资金使用效益。 5)物资验收可以强化对供应商的约束、监督及管理力度，验收验收记录对物资质量、数量状态的及时准确描述是采 购部门提出拒收、退货、索赔的依据，也是对供应商进行考核评价的依据. 三、物资验收的基本原则 严肃性、准确性、及时性。 第一章验收组织 一、组织机构构成 1、物资质量监督部门 2、仓库验收组 二、职能及机制 1、质量监督部门的主要职能如下： 1）制定质量管理目标和相关制度。 2)指导监督各级验收组的日常工作。 3）加强验收队伍的教育培训，提高验收队伍的整体素养。 4)物资质量问题的调查和处理. 5）供应商管理. 6）质量管理文件和资料管理。 2、仓库验收组 各级仓库验收组配备专职验收员，验收员要做到：熟练掌握物资验收的程序和方法以及物资验收的相关标准和规定； 掌握物资名称、规格型号、包装标识、物资基本性能和用途；熟知物资流转程序、仓储管理基本业务和相关技术操作规 程；熟练使用计算机；懂计量换算，能正确使用衡器量具和消防器材;具备对日常验收中遇到一般性问题的处理能力。 各级仓库验收组的主要职责如下: 1）负责本仓库所有物资的入库验收工作. 2）协调、处理日常验收工作中出现的质量问题。 3）供应商的日常考评。 4）验收资料的存档。 3、仓库验收机制 建立两人以上共同参与验收的物资验收机制.物资验收工作由验收员和仓库保管员共同参加，物资验收工作由验收员 牵头负责,仓库保管员参与验收全过程。物资验收后，验收员负责对物资质量、数量等进行全面判定，仓库保管员主要负 责对物资数量、实物外观质量的确认。被检验物资必须经参与验收的人员共同确认后，方可办理物资建档入库手续。 第二章物资接运 资料性附录 一、主要接运方式及相关要求 （一）铁路专用线接货 1、核查铁路运单； 2、检查车皮封闭情况是否良好，检查车卡、车窗、铅封、苫盖等有无异常； 3、卸车时检查货物包装状况，清点货物数量（件数） ； 4、检查需要返回的苫盖物、捆绑器、集装箱等物品，要清点数量（件数)，查看质量，集中存放,及时送回. （二）到供方提货 1、提运人员在提货前要了解和掌握所提货物的特性、单件重量、总重量、外形尺寸以及装卸、搬运、运输的有关要 求和注意事项； 2、供方点交货物时，提运人员要查检货物的包装状况，清点数量（件数） ； 3、核对发货清单,无误后与供方办理相关手续。 （三）到承运方提货 1、提运人员在提货前要了解和掌握所提货物的特性、单件重量、总重量、外形尺寸以及装卸、搬运、运输的有关要 求和注意事项; 2、提运人员应根据提运单在物资交接现场详细核对所提货物的品名、规格型号、数量(件数）等; 3、认真查检货物的包装、封印和标志等。 二、接运过程中的问题处理 在物资接运过程中出现问题要及时处理，当面分清责任，具体方法如下： 1、铁路专用线接货、卸货过程中检查发现问题时,应会同铁路值班人员当场复查确认，并填写有关记录,必要时要对 现场及货物进行拍照,作为最终做出处理决定的依据。 2、到供方提货检查过程中，若发现外观质量存在问题应要求供方予以调换；若发现数量短少应要求供方在提运人员 离开前补齐货物或按实提数量重新填写发货清单。 3、到承运方提货过程中发现数量短少、外观质量异常、货单不符等问题，要当场与承运人查验确认，并办理好能分 清责任的有效证明；必要时要进行现场拍照。 三、物资交接 接运货物运送抵达仓库后，提运人要及时与验收人员、仓库保管员办理物资交接手续。 第三章 物资验收程序和要求 2 资料性附录 一、验收方式 1、到厂验收 2、会同验收 3、到货验收 二、验收主体 1、到厂验收：验收主体为物资质量监督部门、使用单位和仓库验收组. 2、会同验收：验收主体为物资质量监督部门、技术管理部门、使用单位和仓库验收组,会同生产厂(供应商）代表参 与验收. 3、一般物资和直接送货到生产、使用单位的物资验收：验收主体为仓库验收组,仓库保管员全程参与验收。 三、验收主体的责任划分 （一）到厂（会同）验收责任划分 （二）到货验收责任划分 四、验收程序 物资验收的基本程序包括:验收准备、检验资证、 实物检验、问题处理、填写物资验收记录(纪要）或物资到 货记录等。验收过程与信息系统的单据流程要有机衔接，从采 购(供应）人员制作物资送货（配送)单起，各级验收人员就从 验收准备工作开始,进入验收流程（如下图所示)。 (一)验收准备 到厂验收和会同验收的准备。 对于到货验收的准备. (二)资证检验 物资送货单 物资配送单 验收准备 到货时间、 送货单位、 接收单位、 物资编码、 物资名称、 规格型号、 计量单位、应收数量…… 资料查阅、 验收工具、 人员组织、 装卸搬运工具、货位场地…… 资证检验 包装检验 实物外观检验 内在质量检验 质量判定 合格 根据国家相关的资证管理文件对照实物的规格型号检验相 关资证。核验方式一般根据供方出具的资证证明，并在国家相 关官方网站上查询确认。 对于到货验收，还要根据相关标准要求检验供货单位提供 的质量证明书或合格证、发货明细表、装箱单或磅码单、检尺 单、说明书、保修卡、图纸等随货同行资料。 （三）实物检验 1、核查配置（或品牌） 2、外观质量检验 外观质量检验主要是通过感觉器官并借助于一定的检验工 具对包装（物）和实物的外观进行检验，具体要求如下: （1)包装及标志 （2）形、色、味，表、状等。 3、内在质量检验 （1）对于到厂验收: 1）出厂检验项目 2）特殊要求和使用性能 （2）对于到货验收,按照以下要求进行: 1）全数检验和抽样检验。 不合格 数量检验 数量判定 合格 符合要求 存在问题处理 不合格 不 符 合 要 求参 与 验 收 人 员 确 认 物资建档入库退货处理流程 验收工作结束 2)强检的物资、对质量存在疑问或对质量有争议的物资、与煤炭安全生产关系密切的物资