企业行政办公信息化系统建设

行政办公信息化系统建设行政办公信息化系统建设 ******** 2019 年 2 月 26 日 随着社会经济的不断进步，信息化产业已渐渐走进人们 生活，信息化管理已经成为企业管理的主流，趋势。企业信 息化是利用计算机信息技术加强企业管理的一种手段，通过 综合利用利用计算机技术、计算机网络技术、计算机软件技 术、和数据库技术集成化，帮助企业管理生产经营活动中的 所有信息，实现企业内外部的有效利用，用以提高企业管理 水平、开发能力、经营水平，进而提升企业经济效益、市场 竞争力、市场知名度。 一、 目前企业管理出现的状况 当企业发展到一定的阶段，常规的管理显然已不能满足 现实发展的需要，如何实现规范化、标准化的管理来提高企 业经营效益，就成为一个新的议题。企业一直要面临来自各 方的挑战，包括市场需求、营销渠道、人才流动，资金周转 等等方面。随着业务的快速成长，信息化建设也越来越受到 企业的重视。企业如果不建立与之相适应的网络平台、业务 平台、管理信息系统，就很难在这个竞争日趋激烈的时代获 胜。基于企业信息化管理发展普及的趋势，建研院目前的管 理状况有如下几点问题： 1、认识不足 一方面是对企业内部管理的认识不够，另一方面是对企 业员工认识不够。企业要发展就需对企业作一个长期和短期 的规划，这要求我们对企业内部及外部关系有个充分的认识， 针对具体情况领导者需作分析及重要部署，各部门职责规划 与管理模式。对于企业员工，我们应有个充分的了解，了解 其在工作中的流程和态度。员工是企业的主力军，要让这支 主力军在工作中突出自己的主力为企业创造出应有的价值。 2、企业流程不能充分体现 流程对企业的运作和管理将会产生根本性的影响，每一 个企业都在经营过程中，迫于某种需要，自觉和不自觉地建 立了一些流程（一般反映在规章制度中），或者自然形成了 一定的运作习惯。 但是， 由于未能系统地、 深入地研究流程， 至使低效流程、断口流程、部门流程等现象普遍存在，严重 影响了企业的运作效率和效果。 3、企业文化氛围相对淡薄 每个企业都存在一种文化氛围。这种实际存在的文化氛 围，要么是有益的，要么就是有害的。企业文化是每个企业 都不能回避的一个管理问题。依靠制度可解决一些管理问题， 但不能解决全部问题。人们的观念、价值观往往决定着人的 行动。一个企业如果处于错误观念的笼罩下，就将会使正确 的行动寸步难行。所以，不重视企业文化的建设，可能会对 企业带来长远的、根本性的伤害。 4、行政管理工作成本高、效率低 对进、销、存、资金没有一个整体管理，还采用传统的 手工作帐方式，大大的降低了企业管理及生产效率，没有一 个整体思路管理相互之间的关系。行政发文和待办事项都需 要文书打印后逐级审阅签字，办公成本高，办公效率低。 5、企业对外宣传力度小，业务推广范围有限。 目前，企业的基本信息和业务范围的宣传只限于内蒙古 地区，甚至更小范围。对企业进一步拓展市场，扩大业务范 围等需求产生局限性。 二、行政办公信息化系统建设的理论依据 1、企业信息化建设效用论 企业信息化建设的核心目标是为企业获取经济收益。企 业信息化要想切实的发挥其功效 ,必须与企业的管理体系以 及企业的经营业务紧密联系。因此,在企业信息化建设之前, 应对企业进行有效的经济价值评估以及技术实力的综合测 评,排除无效技术,对企业信息化建设进行综合考察 ,评价效 用价值,以便于参考企业信息化建设的实施价值。 企业信息化的进一步实施及完善 ,会使企业在激烈的市 场竞争中占得先机 ,适应当今知识经济时代的需求 ;企业信 息化建设可以使企业迅速根据市场需求对需求信息做出反 应,及时推出适销对路的产品 ;企业信息化建设是提高企业 自身竞争能力的重要途径 ,企业自身提升竞争能力能带动企 业对信息获取与处理能力的提升。 2、企业信息化建设资产论 企业信息化建设承担的主体是企业本身 ,因此企业信息 化建设的情况需要考察企业的实际情况。对于大多数企业来 说,就企业自身技术而言,管理体系以及 IT 技术实力可能比 较有限,要想切实有效地进行企业信息化建设 ,可能成为企 业发展的负担,对企业来说可能是一种负增长趋势。所以,企 业在实施信息化前要对企业自身技术实力以及企业整体情 况进行评估,从而制定合理的信息化规划。 不同企业的性质、规模不同 ,导致企业在实施信息化建 设层面上所需的资金有很大差别。任何一个大中型企业要想 形成比较完善的企业信息化体系 ,投入的资金都是巨额的 , 而且企业信息化建设是一个长期的投入过程。因此 ,企业信 息化建设资金的高投入现象在某种程度上限制了企业信息 化建设的实施。 目前,大多数企业在实施信息化建设前会普遍引入咨询 公司,之后再引入符合企业自身发展建设的系统来进行软硬 件系统支撑,很多企业都采取了分步实施信息化原则 ,逐步 实现企业信息化,使企业在资金、技术层面得到一定的缓解。 这样,在确定了信息化建设对于企业发展有效用的同时,符 合企业所能承载的资金成本以及技术含量 ,为企业谋求更高 层技术、更大的效用价值提供了合理化平台。 3、企业信息化建设风险论 企业信息化建设需要先进的技术背景作为支撑 ,然而企 业的管理体系却更为重要。所以,企业要想做好信息化建设, 就必须把企业的管理体系与企业信息技术有机地结合起来。 企业运营过程中,管理体系在长期的积累过程中已发展成为 一种“潜规则”,要与信息化技术应用切实地结合起来,具有 一定的难度。 企业在进行信息化建设时 ,企业本身需要承担一定的风 险。企业信息技术涉及一系列管理系统 ,其中又囊括了许多 子系统。要想与企业的管理体系形成运营体制上的关联 ,必 须进行一系列变革。因此 ,企业在信息化建设时务必考察企 业综合实力以及对于信息化建设风险的承受能力。 企业实施信息化起步便存在风险 ,企业的管理理念、企 业员工的 IT 实力、资金准备情况,都有可能成为企业实施信 息化建设的阻力。企业在实施信息化的过程中 ,需要考虑企 业变革的风险 ,为满足企业信息化建设的实施 ,企业的管理 体系务必要打破长期遗留下的“潜规则” ,这对企业整体组 织结构都会产生一定的调整。因此 ,企业在实施信息化建设 时,需考察诸多因素来避开风险 ,以免使企业经营方向产生 偏差。 三、改进措施 针对建研院目前的管理状况，我院采取了有针对性的信 息化建设。今年 3 月起，逐步建立了院 oa 办公系统、建研 院门户网站、 建研院微信公众平台， 院信息化建设初具规模。 向进入新数字办公的时代迈进重要一步。电脑技术以及网络 技术的创新，以及增强性技术的进一步应用，有助于增强我 院数字化办公应用的协作性、移动性、安全性和可管理性、 快速高效富有现代化；短期看企业的信息化需要一定的投入。 但是长远看来，一个成熟的企业信息化体系对企业的成长和 管理有着非常的好处和利益。 四、信息化建设取得的成效 企业信息化不是模拟现有管理方式，而是对现有管理模 式进行结合和变革。企业在实施信息化同时促进业务流程、 管理模式等变革，以及做好将来人员岗位设置和调整的准备, 使企业在管理模式、业务流程、组织结构和绩效考核等方面 有明显改进、提高和创新。贴合企业实际需求，实行通用化 的产品设计，充