联想电脑公司会务手册

联想电脑公司 会务手册 （1.0版） 企划办秘书处 目 录 一、手册说明4 二、会议制度及规范4 三、流程图7 l 在公司内召开的会议8 l 在公司外召开的会议9 四、程序10 * 会前工作（按顺序）10 l 议题及参会人员范围的拟定10 l 会议场合的选定：10 l 会议告知的起草11 l 申报会议预算11 l 人员确认12 l 设备准备12 l 预定12 l 车辆安排13 l 会务告知起草13 l 议程PPT制作13 l 食品的采买14 l 指导服务员工作14 l 会议场地布置与熟悉14 * 会中工作（按顺序）15 l 会议室保障15 l 报告人员的保障15 l 用餐的保障15 l 娱乐的保障15 l 住宿的保障16 * 会后工作（按顺序）16 l 离会车辆安排16 l 退房16 l 设备整理16 l 结帐16 l 设备归还16 l 费用报销17 l 会务总结17 五、注意事项17 附件：18 l 会议告知草稿19 l 会务告知草稿22 l 会议预算草稿27 l 会务分工明细表28 l 重要会议场合明细表29 一、 手册说明 为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程，更好地为总经 理室会议做好服务保障工作，特编写了《联想电脑公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容重要包含组织一次总经理室会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。 望随时提出修改意见 ，谢谢！ 二、会议制度及规范 为保障会议顺利召开和会议的效果，电脑公司特制定并颁发了会 议制度（试行版），对会议的全程工作做了规定，现将制度附下： 联想电脑公司会议制度（试行） 1. 目的：会议是公司一项重要的工作方式，为了提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作，特制定本制度。 2. 合用范围：本制度合用于公司或部门牵头组织的各类会议，部门内部会议不做规定，可做参考。 3. 名词解释： 3.1 报告：使参会人员了解某项工作的状况，并就有关问题进行讨论和决策 3.2 通报：使参会人员了解公司某项工作的状况，一般不涉及决策和讨论 3.3 研讨：参会人员就某一主题畅所欲言，目的在于碰撞出更多的思绪和火花 3.4 报告人：对会议议题的内容进行阐述，并回答参会人员的问题，参与讨论； 3.5 主持人：对会议的进程进行整体控制，保证会议目的实现； 3.6 参会人员：对会议议程参与讨论和决策 3.7 列席人：列席会议，但不参与会议议题的讨论和决策； 3.8 与会人员：参会人员、报告人员、列席人员和主持人等参与会议人员的总称； 4. 会议告知起草与发送 4.1 会议组织部门应在会议前发出会议告知前应当充足准备，一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用，因此在组织会议前应有充足的客户意识，使与会人员可以准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目的的实现； 4.2 会议告知应当涉及以下几项内容 4.2.1 会议目的：明确说明举行本次会议要达成的效果， 4.2.2 会议时间：应涉及会议的开始时间和结束时间 4.2.2.1 由多个部门参与的会议：上午的会议定为9:10开始，下午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定期间开始的会议，需由会议组织者在会前告知中明确说明。 4.2.2.2 为保证会议效率和质量，在议题和内容有限的情况下，会议时间一般应控制在2小时以内。 4.2.3 会议地点：会议地点应当明确标出,假如会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议告知中应附上会议地点示意图; 4.2.4 会议议程： 4.2.4.1 会议议程的第一项是主持人讲解会议规定 4.2.4.2 根据会议内容的不同，会议可分为报告、通报、研讨等内容(参见名词解释) 4.2.4.3 会议议程应以30分钟为单元，列出本单元的会议内容，假如某项内容多于30分钟，也应当分为多个单元，其目的保证与会人员参与会议前能对会议内容有清楚的了解。 4.2.4.4 每项会议议程应当列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名单；组织会议人员在拟定与会人员时，应当在明确会议目的基础上拟定哪些人必须参会，哪些人可参与可不参与；努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果，也不因使与本次会议关系不大的人员因素参与本次会议而影响他们的正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩的机会； 4.2.5 会议注意事项 4.2.5.1 着装规定:在工作日期间召开的会议需正式着装；在周末或休息日期间召开的会议可以着便装；如有特殊的着装规定需要明确指出； 4.2.5.2 会议内容保密规定：会议组织者根据会议的性质和内容拟定会议内容是否要保密；假如需要保密，需要采用必要的保密措施。例如：涉及公司商业秘密的会议，参会人员假如委托别人代替参与会议，必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用的文献一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。 4.2.5.3 对会议文献的规定：会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容拟定是否要用PPT文献，是否需要文本文献，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。报告部门在制作PPT文献时，首页应当涉及本次议程的时间安排和会议注意事项，使与会人员清楚本次会议的议程；同时，制作PPT文献应当使用公司标准模版，为保证投影效果清楚，应注意色彩的搭配； 4.2.5.4 对请假的规定。明确参会人员假如因特殊因素无法参会需要通过合种途径请假。 4.2.5.5 明确对会议纪律的规定（见后）。 4.2.5.6 其它需要特殊说明的会议注意事项 4.3 会议告知的发送 4.3.1 跨部门的会议，会议组织部门应当提前3个工作日发出会议告知；假如会议涉及公司总经理室一半以上人员参与，应当提前5个工作日发出告知，涉及总经理使全体成员参与的会议，应当提前10个工作日发出告知；以便与会人员可以事先调整好时间安排并为参会做好准备； 4.3.2 假如因特殊情况需要临时召开会议（会议告知发出距离会议召开24小时以内），跨部门的会议应当由本系统的总经理室成员批准，总经理室一半以上人员参与的会议应当获得公司总经理的批准； 5. 会议主持人 5.1 会议主持人负责控制整个会议进程。 5.2 会议主持人在会议开始前,应当清点参会人员名单,向与会人员通报本次会议的会议目的，会议的具体议程；明确说明本次会议的注意事项和会议纪律； 5.3 会议主持人在会议过程中，应当控制讨论的方向和时间，促成会议目的的实现； 6. 会议纪律 6.1 与会人员应准时参会，迟到而没有事先请假要罚占1分钟； 6.2 会议期间避免随意走动，对BP机、手机做消音解决； 6.3