电商采购新模式操作手册

操作手册 中铁十七局集团有限公司 2023年1月 目 录 1、新模式运营概况3 2、账号注册及认证5 3、子账号权限设立21 4、发布询价信息26 5、选择供应商31 6、下单操作32 7、提取付款单33 8、付款操作36 9、发票的收取42 10、确认收货及售后事宜43 11、邀约既有供应商45 附件一：47 1、新模式运营概况 1.1手册目的 应集团公司传真电报16-5号文献规定，网络竞价采购模式进行了相应调整，于2023年2月1日起实行。本手册旨在明确新模式下的集团物资网络竞价采购的使用者,指导使用者对的地、有效地来使用这些功能，规范新模式下的网络采购业务流程。 1.2手册范围 本手册的使用范围是中铁十七局集团有限公司。 1.3.新模式流程简述 网络竞价采购新模式流程：项目部发布询价单，待报价完毕后填写网络竞价采购付款申请书并提交子分公司审核，子分公司审核无误后在阿里巴巴平台下单，同时项目部根据审批通过的网络竞价采购申请单在财务共享系统上提交付款单。共享中心审核通过后，子分公司财务部根据财务共享系统的付款告知书在阿里巴巴平台和网银页面制单付款，项目财务部在网银页面复核后，该笔订单支付完毕。待项目部收到货品后，对货品和发票进行验收，合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台确认收货，不合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台做售后解决。 中铁十七局网络竞价采购新模式流程图 2、账号注册及认证 由子（分）公司物资部在阿里巴巴平台注册，具有对各项目部的网上竞价、成交、到货、支付、确认付款等信息的监督、操作功能。子（分）公司账号是独立的阿里巴巴公司账号，需绑定公司支付宝，具有最高权限,。子（分）公司阿里巴巴账号申请好之后需将账号及密码报电子商务中心备案。 2.1阿里巴巴账号的注册及认证 2.1.1阿里巴巴账号的注册 1) 点击阿里巴巴首页（）顶部的【免费注册】。 2) 跳转到注册页面，填写注册信息，点击【批准条款并注册】。 注意：会员账号是作为子（分）公司后期采购后台的管理账号使用，会员名注册支持字母、数字、汉字，建议使用公司全称注册为会员登录名。 2.1.2阿里巴巴账户认证 1) 登录1688首页后，点击右上角【我的阿里】进入用户信息界面，然后点击【公司未认证】，进入认证界面。 2) 进入认证界面后，根据自身需求选择认证类目。 3) 点击进入公司名称认证界面，填写相关信息。 4) 完毕信息提交，等待阿里巴巴向对公账号打款。 5) 查询到对公账号打款金额并输入，完毕认证 2.2支付宝账户的注册及认证 2.2.1支付宝账户的注册 1) 输入网址.com，点击【免费注册】 2) 点击【公司账户】，填入电子邮箱和验证码（公司账户只能邮箱注册），点击【下一步】 3) 点击【立即查收邮件】，进入邮箱 4) 在邮箱中会收到一封激活支付宝账户的邮件，点击【请激活您的支付宝账户】 5) 点击【继续注册】 6) 填写相关信息，点击【拟定】 7) 申请公司类型的支付宝账户，需进行支付宝实名认证，点击【立即申请】。 假如您还没有准备好公司认证的相关资料，走到这一步说明您的支付宝账户已经注册成功，可以登录支付宝账户，进行网上购物的操作。 2.2.2支付宝认证 1) 打开 .com，登录支付宝账户，点击【立即点此申请】。 2) 点击【立即申请】。 3) 在法定代表人或代理人这一列，选择【立即申请】 4) 填写公司基本信息，上传营业执照 5) 填写对公银行账户信息 6) 填写法人或代理人信息，上传法人（或代理人）证件图片；（注：手机号码仅支持11位数字，且以13/14/15/18开头） 7) 等待认证（审核营业执照、代理人身份证图片、法人证件图片，时间为2天） 8) 审核成功，等待银行卡给公司对公银行账户打款 9) 确认银行打款金额 注意：此打款账号作为该子（分）公司下所有项目部在财务共享系统付款单的供应商收款账号，请妥善记录。 10) 认证成功。 11) 若法人或代理人身份信息未通过审核，可以重新输入法人或代理人信息或者提交证件人工审核。 2.3绑定支付宝 1) 在【我的阿里】中找到并进入【账号管理】应用，点击【交易资料管理】，在【已有支付宝账户】的栏目下，勾选【已阅读并批准《支付宝绑定协议》】后，再点击【登录支付宝账户】按钮。 2) 点击【确认此协议，开始绑定支付宝】 3) 输入支付宝账户和密码，登录支付宝 4) 最终完毕绑定的状态界面如下 3、子账号权限设立 3.1项目子账号 项目经理部向子（分）公司申请使用分派账号并进行登录。该账号具有发布询价、显示各厂家报价、付款的功能，不具有下单、确认付款功能。 3.2设立子账号权限 1) 由于新注册的子（分）公司账号不是诚信通用户，也不是名企账号，此时需要与阿里巴巴客服取得联系，开通子账号权限。 2) 登录系统后，点击【我的阿里】-【服务】-【子账号管理】。找不到这一服务的话点击【我的服务】左上角的【编辑】，添加【子账号管理】功能到常用服务里。 3) 子账号管理界面如图所示。登录此页面系统会发送手机验证码保证安全。在此创建组织架构。 点击上方选项卡切换至【员工管理】界面，点击【部门-新建】创建一级部门【项目部】，点击【新建子部门】创建多级部门。点击【新手操作指引】有更具体的说明。 按照部门查看子账号。支持子账号列表按照部门，角色，状态查看子账号。 子账号批量更换部门。勾选需要批量更换的部门的子账号，点击【更换部门至】。选择需要更换的新部门。 4）创建新角色【项目部】，设立该角色权限如下，具有发布和查看询价单、查看部门订单以及付款的权限： 角色权限只需设立一次，设立好后，再新建项目部账号，直接把角色设立成【项目部】即可，角色权限可以随时修改。 4、发布询价信息 各项目在网上采购二、三类材料及办公用品，均需通过发布询价信息来拟定供应商。采购询价信息由项目部相关人员登录阿里巴巴平台，点击【我的阿里】，在系统内点击【发布询价】即可发布相应二、三类材料及办公用品询价信息。发布网络竞价采购需要注意以下事项： 4.1标题 发布询价单时标题统一命名为：中铁十七局XX公司XX项目—XX询价采购信息。 4.2询价产品 1) 尽量按照不同的物资分类进行发布询价，避免供应商因缺少某种材料无法进行报价。 2) 产品描述请将规格型号、品牌规定（假如需要）、国标/非标、材质规定等尽也许具体填写，避免因供应商报价悬殊太大而无法选择供应商。 4.3采购规定 1) 报价截止时间