采购预防欠料及欠料跟进制度

采购预防欠料及欠料跟进管理 1． 总则 1． 1制定目的 为确保采购交期管理更为顺畅，特制定本制度。 1． 2适用范围 本公司采购之物料的交期管理，除另有规定外，需依本制度执行。 1． 3权责单位 （1） 采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。 （2） 供应链副总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。 2． 预防欠料及欠料跟进管理规定 2.1预防欠料及欠料跟进管理的重要性 预防欠料及欠料跟进管理是采购的重点工作之一，同时也是为了确保采购交期，确保交期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。 2.1.1欠料的影响 欠料造成的不良影响有以下方面： （1） 导致制造部门断料，从而影响效率。 （2） 由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。 （3） 由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。 （4） 由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。 （5） 交期延误，导致客户减少或取消订单，从而导致采购物料之囤积和其他损失。 （6） 交期延误，导致采购、运输、检验之成本增加。 （7） 断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。 2．2欠料的原因 2．2．1供应商责任 因供应商责任导致交期延误的状况： （1） 接单量超过供应商的产能。 （2） 供应商技术、工艺能力不足。 （3） 供应商对时间估计错误。 （4） 供应商生产管理不当。 （5） 供应商之生产材料出现货源危机。 （6） 供应商品质管理不当。 （7） 供应商经营者的顾客服务理念不佳。 （8） 供应商欠缺交期管理能力。 （9） 不可抗力原因。 （10）其他因供应商责任所致之情形。 2．2．2采购部责任 因采购部责任导致交期延误的状况： （1） 供应商选定错误。 （2） 业务手续不完整或耽误。 （3） 价格决定不合理或勉强。 （4） 进度掌握与督促不力。 （5） 经验不足。 （6） 下单量超过供应商之产能。 （7） 更换供应商所致。 （8） 付款条件过于严苛或未能及时付款。 （9） 缺乏交期管理意识。 （10）其他因采购原因所致的情形。 2．2．3其他部门责任 因采购以外部门导致交期延误的状况： （1） 请购前置时间不足。 （2） 技术资料不齐备。 （3） 紧急订货。 （4） 生产计划变更。 （5） 设计变更或标准调整。 （6） 订货数量太少。 （7） 供应商品质辅导不足。 （8） 点收、检验等工作延误。 （9） 请购错误。 （10）其他因本公司人员原因所致的情形。 2．2．4沟通不良所致之原因 因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况： （1） 未能掌握一方或双方的产能变化。 （2） 指示、联络不确实。 （3） 技术资料交接不充分。 （4） 品质标准沟通不一致。 （5） 单方面确定交期，缺少沟通。 （6） 首次合作出现偏差。 （7） 缺乏合理的沟通窗口。 （8） 未达成交期、单价、付款等问题的共识。 （9） 交期理解偏差。 （10）其他因双方沟通不良所致的情形。 2．3预防欠料及欠料跟进的要点 2．3．1事前规划 （1） 制订合理的购运时间 采购部将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。---将物料的L/T和MPQ提供给下单组，下单组及时录入系统，下单组在下PR的时候，就要根据L/T，提供合理准确的需求日期。 （2） 确定交货日期及数量 预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货方式进行。---同上方式 （3） 了解供应商生产设备利用率 可以合理分配订单，保证数量、交期、品质的一致性。--供应商前期评估导入，需要采购共同参与评审 （4） 请供应商提供生产进度计划及交货计划 尽早了解供应商之瓶颈与供应能力，便于采取对策。---计划部需要提供准确的需求日期，采购请供应商配合，可以随时掌握生产进度和交货计划 （5） 准备替代来源 采购人员应尽量多联系其他物料提供来源，以确保应急。---BOM中至少有2个或2个以上的互为替代料 2．3．2事中执行 （1） 提供必要的材料、模具、技术支援给供应商 适时了解供应商之瓶颈，协助处理。 （2） 了解供应商生产效率及进度状况 必要时，向供应商施加压力，以获取更多之关照，适时考虑向替代供应商下单之必要性。 （3） 交期及数量变更的及时联络与通知 以确保维护供应商的利益，配合本公司之需求。 （4） 尽量避免规格变更 如果出现技术变更，应立即联系供应商停止原规格生产，并妥善处理遗留问题。 （5） 加强交货前的稽催工作 提醒供应商及时交货。 （6） 必要的厂商辅导 及时安排技术、品管人员对供应商进行指导，必要时可以考虑到供应商处进行验货，以降低因进料检验不合格导致断料发生之情形。 2．3．3事后考核 （1） 对供应商进行考核 依供应商绩效考核办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期达成率。 （2） 对交期延迟的原因进行分析并研拟对策 确保重复问题不再发生。 （3） 检讨是否更换供应商 依供应商考核结果与配合度，考虑更换、淘汰交期不佳之供应商，或减少其订单。 （4） 执行供应商的奖惩办法 必要时加重违约的惩罚力度，并对优良厂商予以适当之回馈。 3． 附件 附件一、《采购欠料复期表》 附件二、《采购催料表》 见下表 附件二 催料表 供应商名称： 日期： 供应商编号： 序号 物料名称 料 号 规 格 订购量 日期 日 日 日 日 日 在途量 备注 需求 交量 差异 需求 交量 差异 需求 交量 差异 需求 交量 差异 需求 交量 差异