宴会接待流程
宴会会议各部接待流程 一、市场销售部 1.会议接待程序: 营销部在获得客户有在酒店举办会议的意向信息后,应着手做以下工作: 1、刚好与会务方负责人进行联络 (1)清晰了解会议性质(是否有重要嘉宾参与)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、形式及其他特殊要求等); (2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细微环节后,应刚好向陈总汇报状况,由陈总召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。 (3)各种会议原则上由市场营销部负责,涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由宴销部会同餐饮部、房务部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承办。 (4)先打算好有关推销资料,如会议室价目表、各式数据表、会议宣扬资料,餐饮各类菜谱,租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。 (3)带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。 2、会议洽谈中 (1)依据预订要求,查阅《宴会会议预订表》; (2)了解会议的性质议题、名称、时间、人数、举办单位、联系人、 号码并精确地记录其要点。 (3)确定会场的地点、会议台型、会议议程,音响、灯光、投影LED屏、会场服务、项目,所需的横幅、会标、席位卡(需客人在场自己摆放)、告示牌(需特殊留意:其各项内容必需精确无误,落实到每一个字)花草布置、签到台、会议鲜花、演讲台及鲜花,迎宾台等要求。 (4)确定用餐标准,提前确认菜单(待会务组客人确认菜单后,在其菜单上签字确认,后将菜单拿至中餐总厨处签字,以确保中餐厨房得知此项预定),宴会人数、标准、地点、日期以及会议的茶水、水果点心、饮料等要求和价格标准。 (5)确定用房要求,如房间种类、间天数、日期、价格等。 (6)确定场租、设备租用以及其它消遣配套设施的价格。 (7)确定支付方式,并要求会议方支付预算费用的30%作为订金或5000元-10000元不等。 (8)确定参会人员泊位数,司机、陪伴就餐休息地点。 (9)尽量满足会议方要求,若有困难需事先向客人说明清晰,以免误会。 (10)洽谈结束前,重复各项要点最终确定,签订《会议协议书》,一式二份,双方各执一份。依据洽谈要求,填写宴会会议接待EO单,宴销人员应依据宴会协议书上的具体资料提前于宴会起先前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门,确保信息精确无误客的下发至酒店各部门,并由部门接收人签字确认;(需注明:餐饮部为出品部门,须要在EO单后附客人及中餐总厨签字菜单一份)。 3、会议期间 (1)会议前一天,以 形式与客人取得联系,如有改变,应刚好填写《变更通知单》通知有关部门,如餐饮宴会部须要第一时间 通知其更改的项目细微环节,避开给该部门的同事带来重复的工作; (3)会前一小时检查会场布置状况。 (4)会议期间,全方位跟踪服务,了解客人的反映,刚好处理与协调有关问题。保证会议客人满足。 4,会议结束后 (1)宴销人员应与宴会厅负责人起先逐一清点全部必需计价项目。然后再依单价和事实上消费数量结算出总消费金额。 (2)在账单上写清宴会总消费金额,并请来宾方宴会负责人确认,并于银收台以现金形式或刷卡的形式结清全部帐款。 (2)征求会务和开会者的看法,作好记录,并填写《客户看法反馈表》。 (3)由部门文员将《会议协议书》、《会议接待EO单》归类,并登记在《会议/团队经营状况一览表》上。 (4)由部门文员为会议客户建档,注明全部细微环节,以便今后有针对性地推销。 (5)恭送会务方领导及办会负责人,为来宾留下美妙感受。 (6)会议结束,视须要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户看法反馈至相关部门,同时营销部应做好回忆资料的存档工作。 二、会议销售的操作标准: 1、穿着装束得体、仪容端庄、落落大方、不卑不亢。 2、尽量用姓氏称呼客人。(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次) 3、各类资料及宣扬品提前打算充分。 4、当天整理访问资料并填写销售工作报告。 5、依据对方须要和酒店的价格政策正确有效地进行推销。 6、洽谈会议的销售人员负责全程跟踪会议的谈判、签订协议、会议实行、结算等全过程。 7、该销售人员负责刚好搜集会议客户的反馈信息,并在第一时间内帮助相关部门落实解决。 8、对全部会议客户进行建档工作。 9、签订协议必需严密、精确、清晰,双方经办人签字、双方单位盖章。 2.销售婚宴接待流程 宴会服务胜利与否,取决于宴会负责单位组织实力,任何宴会若能事前做好妥当规划,肯定可以水到渠成,顺当完成宴会活动。 1. 打算工作 1 依据酒店的规定身穿酒店制服、穿着装束得体,仪容端庄、落落大方,佩戴工牌,不卑不亢。 2 打算好酒店婚宴宣扬资料供来宾参考、如各宴会厅、会议室数据明细、婚宴各价目菜单及零点菜谱、婚宴协议书、租用设备价目表、名片等销售工具,以及笔记本、笔(随时记录客人所叙述的信息及对酒店改进的看法及建议). 3 第一时间查阅宴会厅,会议室预定状况。 2. 婚宴洽谈 1 问候客人,获得客人的姓氏,亲自将客人带至2F明发厅、3F温德姆厅及各会议室参观场地,此期间:向客人介绍各类服务设施、营业时间、产品优势、销售政策实惠赠送项目等做好介绍性推销。询问客人婚宴实行时间、桌数及也许的价目需求;并接受客人的询问,针对客人提出的疑问主动热忱地进行解答;通过具体地解说宴会现场布置,让客人切身体会到场地的完善,增加承办婚宴的胜利机率。 2 驾驭客人的姓名、联系 、宴会桌数、宴会日期、特殊要求等,并具体地记录在会议预订信息表,以便再次跟客人取得联系。 3. 预约 1 宴销人员应依据宴会、会议预订信息表上具体资料于次日与客人取得联系,了解其是否有意于本酒店举办宴会。 2 假如客人表示确定要于本酒店举办宴会,宴销人员应与客人再次确定宴会人数、宴会日期、所选餐标及特殊要求,并与客人约定签协议日期(尽早为宜)。 3 假如客人的特殊要求(含要求实惠价)在宴销人员的权限内无法得到满足时,宴销人员应刚好向陈总汇报,确保刚好将结果反馈于客人。 4 依据客人的要求查阅宴会厅预定表,了解婚宴的实行时间、人数,向客人介绍宴会厅具体的明细,向客人举荐合适的婚宴菜单;待客人确认菜单后,需客人在菜单上签字确认;后将菜单拿至中餐总厨处签字,以确保中餐厨房得知此项预定。 5 最终再次确定婚宴场地、时间、人数、婚礼形式、联系人、联系方式、停车位数及有无大型的客车,重点是精确的记录新郎新娘的姓名; 4. 签订协议书 1 客人一旦确定在酒店举办宴会时,宴销人员应马上邀请客人再次莅临酒店,双方共同就宴会事宜达成协议,签署婚宴协议书并签字确认,以保障客人及酒店的自身权益,并协同客人至餐厅收银处缴婚宴订金(订金以预估整体婚宴消费金额的10%为标准或收取5000-10000元整的订金)。 2 刚好将宴会信息通知宴会厅以避开预订冲突。 5. 下发EO单 宴销人员应依据宴会协议书上的具体资料提前于宴会起先前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门,确保