设备发货管理程序

设备发货管理程序设备发货管理程序 一、目的：一、目的： 为规范设备发货流程，提高设备发货效率，降低设备发货成本，特制定本程序。 二、适用范围：二、适用范围： 适用于设备发货全过程的管理。 三、设备发货流程：三、设备发货流程： 1、生产计划及图纸下达到车间后，由安装车间编制《发货部件清单》发货部件清单》 （部件清单需要注明： 部件名称、部件件数） ，然后根据发货部件清单明细做出部件标识标签（标签内容包括： 部件名称、件数、编号等信息） 。 2、销售部分管经理根据合同要求、生产进度，查收发货款到账后，编制“设备发货计划” 及“发货通知单”转生产计划部。客户对设备面漆颜色有特殊要求的，销售部应提前落 实油漆颜色及国标色卡号，并在发货计划中详细注明；合同及技术协议有特殊注明追加 随机备品、备件的，也应在发货计划中一并注明。发货计划中未注明特殊追加的备品、 备件，导致再次单独发运产生的运费，由销售部发货计划下发人承担补发运费。 3、生产计划部接到销售部的发货通知后，应马上通知安装车间，由安装车间主任将设备图 纸、发货部件清单、标识标签一同转发货班长，由发货班长组织发货人员按照发货部件 清单的明细及发货顺序，清点已完工并检验合格的部件（清点过程中发现问题及时上 报） ，清点后贴好标识标签（需喷面漆的应先进行喷漆后再贴上标识标签） ，将待发货的 部件统一集中到待发货区。 4、发货班长清点完毕后报告设备完工进度 （包括外购件到货情况） ，对未完工的部件由车间 主任及分管经理负责跟踪落实完工进度，确保准时发货；对未到货的外购件，车间主任 应及时上报生产经理和计划经理，由计划部经理及时与供应部沟通落实到货时间，确保 准时发货。 5、设备具备发货条件后由生产经理在“发货通知单”上填入完工时间（确定的可到车装货 时间） 、装车重量数据、装车尺寸（是否超高、宽、长） ，并签字确认后通知客服部发货 人员。 6、客服部发货人员接到生产返回的发货通知单后， 通知承运商报价， （必要时应通知承运商 来厂一同与车间发货员核实装车尺寸、重量） ，承运商以短信形式发送报价至财务经理， 财务经理审核报价并确定承运商后，通知客服部发货人员，由客服部发货人员联系承运 商落实车辆到厂时间。 7、承运商及到车时间（到厂装货时间）确定后，客服部发货人员应及时通知生产部到车时 间，并编制《整机发运通知单》转生产部，由生产部提前准备装车事宜。 9、运输车辆到厂后，客服部发货人员应首先落实设备到货时间后通知客户并落实卸货事宜 （若设备到达现场后无法及时卸货，应马上通知销售部与客户协调解决）然后办理运输 协议、出门证等发货手续，然后随车到指定计重地点将空车过磅。 （装完货后应再次随车 到指定计重地点过磅，并将两次过磅的过磅单粘贴在发货通知单正面，最后将发货通知 单转财务部。 ） 10、 生产部编制装车工时工单， 安排装车人员装车。 装完车后由发货班班长编制 《装车清单》 （装车清单必须清晰、明细，必须用电脑打印不允许手写） ，装车清单需经过车间主任、 质检员、发货班长签字确认。装车清单连同产品收讫确认单一并随车托运，由客户签字 盖章后带回公司。 11、涉及多车发货的，在第一车发出后，由客服部发货人员编制次车发货通知单转生产部， 程序同上。 12、运费结算：发货前付一半运费，余款结算时必须附客户签字盖章的“产品收讫确认单”， 若客户不给盖章或签字，应取得客户签字盖章的其他书面证明，以证明货物在运输途中 无丢失或毁损，连同报告书一同转财务部。 四、其他规定：四、其他规定： 1、发货通知单要求一车一单，不允许多车一单。 2、原则上一天最多允许装两车。特殊情况一天需装三车的，客服部发货人员必须提前与生 产部沟通（包括来车时间） ，达成一致意见后方可通知运输车辆到厂装货。为确保装车 安全，下午到车时间不得迟于5 点。 3、装车加班时间原则上不得超过2 个小时，特殊情况需延长装车加班时间的， 安装车间正、 副主任及生产部经理、 计划部经理应提前做好统筹安排， 并至少安排两人以上值班跟守。 4、设备发货前，设备部件能在公司内组装完毕的，必须在公司组装（在装车尺寸允许范围 内） 。特殊情况需到现场组装的，生产部必须以报告书形式报董事长审批同意后通知客 服部。设备出厂前原则上都应在厂内组装试车，组装试车并检验合格后，由质检部出具 “整机合格证” 。 5、设备发货前，对于未完工的部件或缺少的外购件、工具等，需在现场购买、加工或租赁 的，生产部必须以报告书形式，详细列明所缺部件（或需现场租赁的工具） 、外购件（包 括油漆）的名称、型号、数量、品牌或厂家、拟处理方案（外购件是公司采购运达现场 还是直接在现场采购）等内容，先与客服部经理沟通后落实处理方案，然后转董事长审 批同意后转客服部，由客服部按异地采购程序编制异地采购报告，经审计部核价后再呈 报总经理、董事长审批后在现场购买（或租赁） 。 6、延误卸货产生的费用： 6.1头车设备发货前（下达发货计划时）销售部应积极与客户沟通，落实设备卸货事宜， 做到事前预防。尤其是周末及节假日到货的，发货前更应提前落实卸货事宜。次车设 备发货前，客服部应先落实现场安装调试人员，及时掌握现场变化情况，确保货到及 时卸货。落实现场确实具备卸货条件后，方可下达发货计划。 6.2 一旦产生客户无法卸货的情况，销售部、客服部应及时、积极与客户进行沟通、协调处 理。现场有安装调试人员的，由客服部负责协调处理，销售部协助；现场无安装调试人 员的，由销售部负责协调处理。 电话沟通后仍无法解决的， 必须通知当地业务员前往现 场协调，问题严重的应及时打报告汇报领导处理。 6.3 设备发出后，因为延误卸货产生的费用，由客服部打报告书，分析无法卸货的原因并落 实责任人，提交总经理、董事长签字后，由责任人承担费用。责任人无法落实的，延误 卸货产生的费用由客服分管经理、 客服部部门经理、销售部分管经理、销售部部门经理 共同承担。牵扯设备质量问题产生的延误卸货费用， 还将追究质检部（分管质检员及质 检经理） 、责任车间责任人（车间主任、分管经理）责任。 6、 放空费承担：在《设备发货通知单》 “生产部确认完工时间”之后到车装不上货而产生 放空费的，由生产部责任人（安装车间主任、安装分管经理、生产经理、计划部经理） 共同承担。 7、 补发运费承担：设备装车时，发货班长及车间主任对装车部件应仔细审核把关，一旦出 现错发、漏发、多发设备部件或备品、备件的，由发货班长及车间主任承担责任，并承 担相关费用（包括补发运费） 。对于私自发出备品、备件或其他物资物料的，一经查实， 将严厉追究发货班长及车间主任的责任。 对于因为外购件未到货导致补发运费的， 费用 由供应部采购负责人承担 （因为采购计划下发时间延误导致外购件未及时到货产生的再 次发运运费由计划部承担） 。 8、 本程序最终解释权归企管部，自2011年 8 月 1 日起正式执行。 企管部 2011 年 7 月 29 日