物业公司发文规范要求

物业管理文 件 物管〔2006〕21 号签发人： 关于调整与规公文发布的试行通知 各部门、管理处： 随着公司组织架构调整，现对公司公文发布进行调整与规， 具体要求通知如下： 一、发文类型一、发文类型 （一）公司级发文与部门发文； （见附件 3-4） （二）管理处通知、公告； （见附件 5） （三）各类会议纪要（含公司、部门与管理处工作例会、专 题会议与研讨会） ； （见附件 6-7） （四）部调令通知、工作安排通知； （见附件 8-9） （五）对外业务函； （见附件 10） （六）对外文件。 （见附件 11） 二、发文权限二、发文权限 （一）行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布； （二）各部门负责本部门公文的发布； （三）各管理处仅负责小区通知、 公告等，目前暂不给予正 式公文发送权限。 三、发文格式规说明三、发文格式规说明 （一）公司级发文与部门发文： 1．文件红头统一使用“景瑞物业管理文件” ； 2．需编制发文字号并注明签发人。公司级发文一般由总经 理签发，部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。 （二）各管理处通知或公告： 须注明贴截止日期，并与时收 回处理。 （三）各类会议纪要： 1．各单位定期召开的工作例会，红头名称为：景瑞物业管 理公司×××(此处填写部门或管理处名称此处填写部门或管理处名称)工作例会纪要。 需编 制发文字号并注明签发人。 2．临时召开的专题会议或其它研讨会，红头名称为：×× ×(此处填写专题会或研讨会议题名称此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要， 不需编制发文 字号，仅注明签发人即可。 3．签发人一般为会议主持人。 4．部调令通知、工作安排通知： （1）部调令通知发：主管部门、调出单位、调入单位、 行政人事部、财务部、调动人员； （2）工作安排通知发：安排 所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。 注：行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。 四、注意事项四、注意事项 （一）公司已对各单位发文字号进行统一编制， （详见附件 1） ，发文单位须严格按要求编号，并填写《发文处理单》 （见附 件 11） ，由各部门主管领导审批完毕后，方可进行发布；须将公 文原件一起存档。并即时送档案。公司发文由公司统一存档， 部 门发文由部门统一存档，均随时备查。 （二）各部门、 管理处应指派专人为兼职秘书，兼职秘书要 熟悉掌握公司公文处理规定，由行政人事部对公文进行复审，发 文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规。 （发文格式注意 事项提要见附件 2） 以上规要求若有疑问请咨询行政人事部行政人事部******。。 特此通知。 附件：1.各单位发文字号列表 2.发文格式注意事项提要 3.公司级发文格式例 4.部门发文格式例 5.管理处通知、公告格式例 6.工作例会纪要格式例 7.专题会议纪要格式例 8.部调动通知格式例 9.工作安排通知格式例 10.对外业务函格式例 11.对外文件格式例 12.发文处理单 二○○六年十月二十三日 主题词：公文 规 通知 抄送：公司领导。 物业管理 2006 年 10 月 23 日印发 附件 1 各单位发文字号列表 公司与部门发文字号公司与部门发文字号 名名称称 公司 品质管理部 项目管理部 商业 部 财务部 行政人事部 部调令与工作安排通知发文字号 名名 称称 公 司 公文发文字号公文发文字号 物管 物管质 物管项管 物管商 物管财 物管行政 会议纪要发文字号会议纪要发文字号 物管公司纪 物管质纪 物管项管纪 物管商纪 物管财纪 物管行政纪 工作安排通知发文工作安排通知发文 物管安 部调令通知发文字号部调令通知发文字号 物管调 管理处会议纪要发文字号与通知（通告）要求（举例说明） 无公文发送权限， 仅限 小区贴通知、公告 ************ 附件 2 发文格式注意事项提要发文格式注意事项提要 一、发文编号序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，如“景物管行政 12 号” ， 即 12 前不加 0。 二、 “签发人”用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后有 3 3 号楷体号楷体 字标识签发人字标识签发人。 三、结构层次序数，第一层为“一、 ” ，第二层为“ （一） ” ，第三层为“1. .” ， 第四层为“ （1） ” 。 四、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。在正文下空１一行左空２ 字用３号仿宋字体标识“附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉 伯数码（如： “附件：１．××××××××” ） ；附件名称后不加标点符号，附 件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时 标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 五、成文日期以负责人签发的日期为准，成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人 的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全； “零”写为“○” 。 六、 “主题词”是 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号不用标点符号。 七、公文如有抄送机关，在主题词下 1 行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋字 标识“抄送” ，后标全角冒号；抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的 抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 八、页面设置：上 3.7cm，下 3.5cm，左 2.8cm，右 2.6cm。 九、 正文的行距为固定值 28 磅， 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位 置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取 标识“此页无正文”的方法解决。 附件 3：公司级发文格式例 物业管理 件 物管〔2006〕4 号签发人： 文 关于成立***管理处与***等 任命的决定 各部门、管理处： 经公司研究，决定： 一、 成立****管理处； 二、 任命***为***管理处副经理，全面主持管理处工作。 三、 任命***为***管理处*副经理。 四、 任命品质管理部保安经理***兼任***管理处副经理。 五、 任命***为***管理处保安主管，免处其***管理处保安 主管职务。 特此决定。 二○○六年八月十六日 主题词：管理处 成立 任命 决定 抄送：公司领导 *****物业管理 2006 年 8 月 18 日印发 附件 4：部门发文格式例（以行政人事部为例） 物业管理文件 物管行政〔2006〕2 号签发人： 关于加强部门负责人外出管理的通知 各部门、管理处： 为使公司与时掌握部门负责人外出情况， 便于公司各项工作 的安排、调整，现对部门负责人外出时应注意事项通知如下： 1、各部门负责人如需要外出离开公司，须提前将外出原因、 时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后， 由公司行政人事 部备案； 2、部门负责人离开公司，必须将部门工作安排好，并指定 临时负责人代理其工作。 特此通知。 二〇〇六年八月十八日 主题词：外出管理加强通知 抄送：公司领导。 ****物业管理 2006 年 8 月 18 日印发 附件 5：管理处通知、公告格式例（以******管理处为例） 物业管理公司 ***