知识管理制度(V1.0)

———————————————————————————————————————————————— 知识管理制度知识管理制度 （（V1.0V1.0）） 文 HR-TD-KM-01 件编号： 版本：V1.0 页数： 7 页 （含封面） 编制部门：培训部 生效日期：2011.12 版本 V1.0V1.0 版本更新记录 --- 日期 2011/12 制订人 王超颜 审核 王刚 审批 许振杰 发布 培训部 第 1页，共9页 ———————————————————————————————————————————————— 第一部分第一部分 目的与适用范围目的与适用范围 为了保证知识管理的正常运作，达到为公司在知识管理的过程中，形成知识的积累、知识的共享、知识的利 用、知识的创新一个循环的知识管理状态，并逐步形成一个内部知识共享文化的环境，特制定本知识管理制 度。具体目标是： 1、 加强知识管理工作的规范化、制度化和科学化管理，防止知识流失； 2、 通过将知识从内隐到外显的转化、沉淀与共享，提高企业的应变能力、决策能力和创新能力； 3、 能高效率地为公司股东、全体员工、合作伙伴和顾客提供实用性强的信息与知识； 4、 使全体员工逐步建立起自我学习的意识与习惯，培养“知识分享 互相信任”的文化。 本制度主要是针对知识管理中的知识的积累、共享、使用和创新，此要求适用于全体员工。本制度主要是针对知识管理中的知识的积累、共享、使用和创新，此要求适用于全体员工。 制度术语说明制度术语说明 KM： 知识管理 KMS：知识管理专员 JIT： 准时生产方式 内隐知识：未经正式化的知识，包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等，是属于个人经验与直觉 的知识，属难以形式化、无法被具体化的技能。 外显知识：一切以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的知识。 第二部分第二部分 知识管理分类与使用制度知识管理分类与使用制度 1、 知识的范围 （1）公司资料如公司简介、制度、规范、流程、表格、相片、视频、宣传手册等资料； （2）知识地图指每个岗位涉及到的所有相关知识内容，包括但不限于：岗位的基础行政工作、岗位工作职 责、岗位工作内容、岗位工作流程、岗位相关支持知识、一些外部可参考资料； （3）日常工作及项目涉及到的知识，如工作总结、方案设计、活动分享、项目总结、案例、会议记录、客 观数据、分析结果、工作方式与习惯等； （4）个人隐性知识，包括与工作相关的专业领域知识，个人兴趣爱好所获取的知识、经验和技能， 其他有价值的知识等。 本制度内容涉及到的知识文档包括以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的资本制度内容涉及到的知识文档包括以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的资 料。料。 2、 对于知识采集内容，KMS 有责任保证知识内容的准确性和严肃性。 3、 每位员工应积极分享知识，尽快生成文档并发布到 OA 系统，以便知识得到最快速的传播与使用。 4、 公司内部的文档交流，最好使用文档模块而不是 EMAIL 或 RTX，这样可保证公司内部所有的文档都可在系统 中找到，也可避免重复索取。 第 2页，共9页 ———————————————————————————————————————————————— 5、 文档发布应按照文档发布规范进行 （1）文档的命名规则如下： 方案文档：公司_内容_类型_版本（A 公司_元旦销售项目_方案书_V1.0） 项目文档：项目名称_项目阶段_文档名称_版本号 （知识管理项目_系统实施_上线计划_v1.0） 日常工作类：文档名称（关于婴线会员店协议及相关流程合并的通知） 部门文档：部门_文档名称_版本号（培训部_知识管理制度_V1.0） （2）工作文档必须注明版本或制作时间： 所有的对外文档和需要共享给同事的工作文档，只要以后还有改版可能性的，都必须注明版本或时 间。带附件的，也必须对附件标题注明版本（注意两者的版本必须一致） 。 （3）格式为：DOC、TXT、JPG、GIF 的文档直接发布，其他格式的文档如 PPT 、PDF（PDF 需转化成图片格 式）以及有需要让使用者直接下载使用的表格、流程等则以附件形式上传。 （4）发布新版本文档： 如果就相同主题发布不同版本的文档，每个版本的标题必须相同，唯一不同的是版本号。 发布新版本文档时，也请对新版本文档与旧版本相比的修改作一说明，这样可更好方便大家工作。 （5）对于失去使用价值、失去时效或重复的知识文档： 发布人及其所在部门的负责人确定是否需要删除，由发布人及时清理，并告知 KMS。 （6）为了让使用者能通过关键字进行搜索，发布文档时可先填写关键字一栏的内容（路径：新建文档—— 选择文件夹——显示属性——关键字栏） 。 第三部分：知识管理发布与更新制度第三部分：知识管理发布与更新制度 1、 公司资料发布与更新 （1）目的 a. 为新员工提供全面了解公司制度文化等信息的渠道； b. 让全体员工及时了解公司的发展与变化； c. 让员工知悉个人权利、责任和行政流程； d. 起到对外沟通、交流与宣传的作用，为公司和产品的传播提供最新资料。 （2）流程 1、职能部门人员如了解到上述资料最新变化则需及时更新，并通过邮件告知 KMS。 2、KMS 每个季度向各部门了解最新变化，并定期监控 OA 文档的变化情况，及时更新至知识地图。 （3）负责人 总部各职能部门知悉信息变化的人员、KMS 第 3页，共9页 ———————————————————————————————————————————————— （4）周期 及时性与定期性结合，一方面知悉信息变化的人员需及时更新并告知，同时 KMS 会定期了解情况。 2、知识地图的发布与更新 （1）目的 a. 新员工加入公司后可快速地了解本岗位的知识技能与流程规定，以便快速融入到岗位角色中来， 提高工作效率； b. 有效避免员工离职或者工作交接造成组织大量知识资产流失，新人需要从头做起； c. 给予岗位的其他同事的一个借鉴，明晰各阶段对自身的要求以及发展的方向； d. 给予培训部门设计培训体系和课程的最新依据，根据岗位知识地图可了解员工在各个发展阶段所 需要具备的知识技能，最终达到 JIT 培训效果。 （2）流程 a. 发布文档流程 每个岗位的知识地图内容包括公司简介、制度规范、工作职责与权限、业务流程、岗位知识以 及管理知识等，KMS 将按照知识地图以上分类和内容，向各部门搜集已在 OA 发布的文档或者 需要新增的知识文档， 进行整合并以超链接的形式发布在“知识地图”门户相应的岗位目录 下。 在此过程中，各部门相关工作流程的人员包括管理人员与实施团队应积极配合 KMS 的知识搜 集工作，及时提供相关的知识信息与资料（例如已发布的文档 OA 地址、推荐可咨询的对象、 对相关知识的解释说明等） 。 对于需要新增的知识文档，负责制作的部门和人员请合理安排时间，尽快制作和发布，并邮件 告知 KMS 发布文档的 OA 地址（如果是设置了权限的文档，需要提供文档内容的简单说明） 。 b. 更新文档流程 1、 针对适用于知识地图的文档，原文档的发布人如果需要更新，应直接