综合办公室作业指导书(培训)

新员工入职培训 一、部门概述和组织机构 综合办公室是总经理的日常办事机构。其主要任务是根据总经理的指令，传递和整 理饭店经营管理信息；统筹饭店行政管理工作；协调饭店各部门的相互关系，沟通饭店 与社会各方面的联系；督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况；管理 饭店的文书、档案和资料；做好接待来访工作； 做好饭店室内外环境绿化工作，做好 饭店服务质量监督检查及分析改进工作；做好外包单位的管理工作。 主管总经理 办公室主任 秘书 1 秘书 2 行政领班 司机班领班 家 委 会 员 工 食 品 化 验 员  司 机 二、仪表仪容 1．按规定着装，服装整齐，皮鞋光亮； 2．佩戴胸卡，位置规范； 3．头发整齐、美观，男发长不及领，不留鬓须，女不留寸头，不留披肩发； 4．不戴首饰（结婚戒指除外），女员工须化淡妆； 5．严格按饭店相关规定执行。 三、报告程序 四、请假程序 五、考勤制度 六、宿舍的使用 七、岗位职责 1、综合办公室主任 [层级关系] 直接上级：总经理、副总经理 直接下级：综合办公室秘书、行政司机班领班、行政后勤领班 [岗位职责] 1．根据饭店经营管理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求， 组织和起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前 的审核和签发后的打印、分发和存档等工作； 2．参加每日晨会、每周例会，组织安排饭店经营管理会议，做好会议记录， 整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理； 3．做好饭店的对外联系，建立与饭店业务单位的友好关系，做好饭店的公关 工作； 4．负责总经理来访客人的接待； 5．负责饭店信访工作处理，以饭店名义向客人复信； 6．负责饭店服务质量的监督、检查及分析改进工作，处理客人向总经理的投 诉，并将处理结果上报总经理； 7．负责与饭店其他部门的沟通，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及 时向总经理反馈汇报； 8．促进饭店各部门的沟通协调，对各部的文秘工作进行指导改进； 9．负责全店的档案管理工作； 10． 负责饭店及本部门印章保管和使用； 11． 负责对饭店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等饭店重要证件 和饭店的重要合同进行保管管理； 12． 负责饭店中层管理人员值班的安排； 13． 负责饭店绿植的管理及防治病虫害的管理； 14． 负责饭店行政司机班的管理； 15． 负责全店办公用品的控制和管理； 16． 负责综合办公室的管理工作，制定部门规章制度，对下属员工进行培训 和督导，提高工作效率； 17． 控制、指导部门的工作目标及工作计划； 18． 控制部门所属范围的物品、清洁用品、消耗品以及设施、设备的使用情 况，减少开支、降低费用； 19． 为了确保所负责部门及区域的服务及清洁水平达到一流标准，需经常不 断地进行各种形式的检查、督导工作； 20． 为了进一步提高员工的工作效率和充分发挥员工的能力，不断地传授新 的工作程序及技巧； 21． 完成总经理交办的其他工作。 [任职条件] 1．自然条件：身体健康，相貌端正，年龄 25～55 岁； 2．文化程度：大学专科学历或同等学历以上； 3．工作经历：五年以上的饭店工作经验，两年以上的饭店管理工作经验； 4．语言水平：英语初级以上水平，良好的文字和公文写作能力； 5．其他能力：了解饭店管理、服务方面的系统知识；熟悉经营、财税、安全 等方面的法律法规和涉外法律知识，并具有良好的沟通协调能力。 2、秘书 1 [层级关系] 直接上级：综合办公室主任 [岗位职责] 1．参加每日晨会、每周例会，协助综合办公室主任组织和安排各种会议，做 好会议记录，整理会议纪要和会议决议； 2．协助做好上传下达、催办等工作； 3．负责饭店文件、资料的收发、整理、立卷、归档统计、保管和借阅登记工 作； 4．做好档案材料的防火、防盗、防潮和防虫等档案安全管理； 5．完成报刊、书籍等有关资料的征订和发放工作，负责书籍和刊物的分类、 编号和保管； 6．收集、保管登记以及发放饭店各种奖品、纪念品； 7．负责饭店工作信息的起草与上报工作； 8．做好服务质量数据的采集、汇总及服务质量分析工作，并将汇总和分析情 况及时上报。 9．完成总经理和综合办公室主任交办的其他工作。 [任职条件] 1．自然条件：身体健康，相貌年龄适当，22～45 岁； 2．文化程度：大学专科学历或同等学历； 3．培训经历：接受过饭店文秘工作和档案管理工作的培训； 4．工作经历：二年以上的饭店工作经验，熟悉饭店内部的运作机制； 5．语言水平：英语中级水平，良好的文字和公文写作能力。 6．其他能力：了解饭店管理、服务方面的系统知识，熟悉经营、财税等方面 的法律法规和涉外法律知识，并具有良好的沟通协调能力。 3、秘书 2 [层级关系] 直接上级：综合办公室主任 [岗位职责] 1． 根据饭店经营管理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求， 起草计划、总结、请示、报告、通知、合同等各种文件，并做好签发前的审核和签 发后的打印、分发、上报等工作； 2．负责饭店公章和部门公章的使用和管理； 3．负责部门规章制度的起草建立工作； 4．完成综合办公室主任交办的其他工作。 [任职条件] 1． 2． 3． 4． 5． 自然条件：身体健康，相貌端正，年龄 22～45 岁； 文化程度：大专学历或同等学历以上； 培训经历：接受过饭店文秘工作培训； 工作经历：两年以上的饭店工作经验； 语言水平：英语写作接近中级水平，有良好的文字和公文写作能力； 6． 其他能力：了解饭店管理、服务方面的系统知识，熟悉经营、财税等方面 的法律法规和涉外法律知识，并具有良好的沟通协调能力。 4、行政领班 [层级关系] 直接上级：综合办公室主任 直接下级：食品化验员、家委会员工 [岗位职责] 1． 对各类证件、资料接到日期或需换发日期分类。做好统计，及时续签或换 发，保证票证类文件有效； 2． 负责饭店的绿植管理； 3． 负责饭店有害生物消杀与预防工作； 4． 负责饭店员工供暖费的支付、收缴、宿舍供暖费的管理； 5． 负责家委会的综合治理工作； 6． 负责饭店综合检查工作； 7． 传达、布置饭店及综合办公室的工作指示和工作要求； 8． 及时汇报并解决工作中出现的其他问题； 9． 完成综合办公室主任交办的其他工作。 [任职条件] 1．具有督导下属员工完成各项工作的能力。 2．具有统筹安排下属员工的工作班次、评价员工的表现，有效地协调下属员工完 成各项工作的能力。 3．身体健康、高中以上文化程度。 5