OA系统立项报告

OA 系统立项报告 WTD standardization office【WTD 5AB- WTDK 08- WTD 2C】 OOA A项项目目立立项项汇汇报报 一、协同办公一、协同办公(OA)(OA)的定义：的定义： 办公自动化通俗的理解为无纸化办公，网络化办公、电子化办公，本意为利用网 络技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。对企业办公方式的 改变和效率的提高起到了积极的促进作用。 办公自动化解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转效率 的基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人 多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA 软件跨越了 生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注于企业日常办公的效率和可控 性，提供企业决策依据，是提高企事业分子公司整体运转能力不可缺少的软件工 具。 二、目前商派网络办公现状分析：二、目前商派网络办公现状分析： （（1 1）网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。）网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。 基于商派网络与下属各子公司异地办公特点，商派网络在行政办公方面所 使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄、邮件等传统方式，工作 效率非常低下，并且使得部门之间联系沟通不够顺畅，企业内部形成了一 个个信息孤岛。商派网络向子公司传达文件花费一整天甚至几天时间的现 象十分普遍，遇到需要下属子公司反馈（如汇报数据等）的工作，则周期 比较长，且容易出现差错，对人力资源应用造成极大浪费，商派网络公司 和各子公司利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。因此为了提升商 派网络管理，促进商派网络发展，需要建设一套符合上海某商派网络公司 股份自身特点的办公自动化系统，利用网络技术打破地域时空的限制，实 现商派网络与各分子公司、各部门跨地域、高时效地协同工作。 （（2 2）文件归档、存储与检索差，安全无保证）文件归档、存储与检索差，安全无保证 目前公司的文档大部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很 多文件在部门或个人邮箱存储，归档基本依赖行政部门进行，不便查询使 用，一旦发生人员变动，就可能造成损失。文件的权限（修改、阅读、打 印、保存等）没有任何保护，每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权 限，且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随 时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没有发生重大 泄密事件，完全仅依赖于员工的品质是目前并不可靠的技术保障。 （（3 3）办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多，工作量增大。）办公过程中制度、流程理解不清晰导致工作失误增多，工作量增大。 领导出差，很多的事情不是很清楚该如何办理，特别是一些操作环节多的 事情容易拖延。如何提高员工工作的操作规范化，提高事务处理的效率是 办公过程中急需解决的问题。 （（4 4）办公过程中商派网络与下属子公司信息不对称矛盾突出）办公过程中商派网络与下属子公司信息不对称矛盾突出 由于异地办公，如何有效解决商派网络与下属子公司集中管理与分散经 营的矛盾，集中管理导致分子公司积极性降低，部分决策权下放又导致 商派网络监督控制力度较以前大为削弱。如何有效监控下属企业规范化 运作又充分结合部分授权管理调动分子公司积极性需要信息化来支撑。 同时商派网络总部的各个部门之间，总部相关部门与各公司之间的沟 通、 交流存在一定的障碍和效能的问题。 （（5 5）领导办公缺乏决策支持）领导办公缺乏决策支持 手工报表使得信息采集、处理不够全面，无法为企业管理和决策提供科 学、快速的依据 三、商派网络实施办公自动化建设的目标分析：三、商派网络实施办公自动化建设的目标分析： 根据商派网络公司战略、商派网络公司发展现状及国内外市场环境，公司需要通 过信息化来解决当前的管理层缺乏有效的决策支持信息，目前信息化在财务方面 已经实施了金蝶 K3 系统，解决了财务为核心的问题，但是还缺少以人为核心、 对人的行为过程进行管理的系统，管理层难以通过现有的系统实现对管理思想和 制度的贯彻、信息孤岛等问题；OA 办公管理系统作为整个商派网络的信息化建 设的试点项目，力求实现打通企业内部存在的信息孤岛、使公司内部的有效信息 结构化、提高员工工作效率。 建议与知名 OA 供应商合作，在合理的时间和成本约束下，高质量地 完成本项目需求，本项目需求建议可以为如下内容： 以人为核心，数据从上而下透视的权限管控平台：以人为核心，数据从上而下透视的权限管控平台：构建管理过程显 性化、员工工作痕迹显性化的平台。商派网络领导可以根据岗位权 限自上而下透视组织内任何宏观和微观的数据。如：商派网络领导 找到某个员工时，该员工在公司所有的工作痕迹都可以被找到。 如：目前的计划任务完成情况，领导交办的待办事宜处理情况，文 档方案情况，手头负责的办公资产情况，负责的客户、项目情况， 在公司的预算收支情况等，从而对以人为核心的绩效考核提供客观 数据支持。  打造高效的制度化执行平台打造高效的制度化执行平台：制度电子化，流程规范化、标准化， 提升商派网络整体执行力。在软性制度(即通常的文本型制度)的要 求下，通过工作流程的图形化和表格化的操作模式，为所有员工提 供更清晰的运作流程，从而减少由于人为理解原因而造成制度的不 流畅运作，继而提高制度的执行效果。同时管理流程执行过程中， 每个环节、部门、人员出现工作滞留，都会被系统真实的记录和反 映。通过对系统的流程数据分析，最终达到优化流程的目的。通过 流程优化，减少商派网络办公业务中的非增值活动、等待时间、重 复和协调的工作量，在解决协同工作和信息共享的同时，实现在线 业务流转和管理，真正提高办公效率，挖掘和发挥员工价值；  移动办公平台：移动办公平台：基于公司移动办公的需要，实现手机网上审批、远 程异地办公的功能。移动办公改变了传统的集中办公室的办公方 式，扩大了办公区域，用户可在家中、城市各地甚至世界各个角落 通过网络连接随时办公。  信息发布平台信息发布平台: : 为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使 企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企 业员工能及时感知企业发展动态。  协同工作平台协同工作平台: : 将企业的传统垂直化领导模式转化为基于项目或任 务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理 空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高企业团队化协作 能力，最大限度地释放人的创造力，并沉淀工作中的沟通信息。  公文流转平台公文流转平台: : 改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的 收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均 采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方 式，真正实现无纸化办公。  信息门户平台：信息门户平台：构建商派网络统一的信息访问入口和信息统一管理 的平台，员工可以通过门户根据岗位权限获得相关的信息，以及进 行各种知识的交流和储存等。同时信息自动按照岗位权限推送到商 派网络的门户，分子公司门户、部门门户、个人门户，同时管理层 关心的信息（如系统自动抓取外网相关信息、相关数据报表、