登记归档制度

登记归档 1一般规定 .1.1登记事项登簿后，房地产登记机构应将登记申请材料、登记审 核材料和具有保存价值的其他材料收集、整理、归档，定期或永久保 存。 除本规程第5.3.9 条中列入可销毁范围的登记档案为定期保存外， 均应永久保存。 .1.2房地产登记档案存档形式应包括纸质形式和电子形式。当同时 采用纸质形式和电子形式存档的，两者内容应保持一致。 .1.3房地产登记档案宜由房地产登记机构统一管理。 .1.4房地产登记档案库房的设计和管理应符合国家现行有关标准的 规定，应做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体 和防有害生物工作。 .1.5房地产登记机构应配备登记档案、登记簿检索工具，应实现档 案目录和登记簿之间的双向查询、组合查询、模糊查询等功能，并应 根据要求实现身份验证等功能。 .2存档范围 .2.1房地产登记档案应采用文字、图表、声像等形式，其载体可为 纸介质、电子介质、磁介质等。 .2.2登记申请材料应包括房地产登记申请书、身份证明、房地产权 利来源证明材料、 房地产自然状况及登记簿记载的其他事项发生变化 的证明材料等。 .2.3登记审核材料和其他材料应包括下列主要内容： 1询问笔录； 2实地查看材料； 3登记审核结果材料； 4其他证明材料。 .3纸质档案管理 .3.1纸质档案归档应包括接收、立卷、编号、装订、入库、上架等 工作。 .3.2纸质档案归档应符合下列规定： 1登记工作完成后，应将列入归档范围的材料收集齐全，并应 按本规程的有关要求及时归档、检查验收、保管利用； 2归档的材料应为原件或为经比对确认的复制件；对不符合要 求的，不得接收。 .3.3纸质档案宜采用每办理 1 件登记所形成的材料立 1 个卷；合并 办理的登记材料宜合并立卷。 .3.4纸质档案的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和 备考表的编制、卷皮和档案盒或档案袋的编写工作， 并应符合下列规 定： 1卷内材料应按下列顺序排列： 1）目录； 2）结论性审核材料； 3）过程性审核材料； 4）当事人提供的登记申请材料； 5）图纸； 6）其他； 7）备考表。 2卷内材料应每 1 页材料编写 1 个页号。单面书写的材料应在 右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编 写页号。图表、 照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目 录、 备考表可不编页号。 编写页号应使用阿拉伯数字， 起始号码从 “1” 开始。 3卷内目录编制应符合下列规定: 1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1 个顺序 号，不得重复、遗漏； 2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如 材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题； 3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号； 4）备注应填写需注明的内容。 4备考表的编制应符合下列规定： 1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员； 2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员； 3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。 5卷皮与档案盒或档案袋项目的填写可采用计算机打印或手工 填写。 手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写， 字体工整， 不得涂改。 .3.5纸质档案可采用按归档流水号制定编号规则。 .3.6纸质档案装订应符合下列规定: 1材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不 得对材料进行剪裁； 2破损的或幅面过小的材料应采用 A4 白衬纸托裱，1 页白衬 纸应托裱 1 张材料，不得托裱 2 张及以上材料；字迹扩散的应复制 并与原件一起存档，原件在前，复制件在后； 3幅面大于 A4 的材料，应按 A4 大小折叠整齐，并应预留出 装订边际； 4卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料 姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代 替； 5卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为 12.5mm； 6应在材料左侧采用线绳装订； 7材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整； 8卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉 页，不得妨碍翻阅。 .3.7纸质档案整理装订完毕，宜消毒除尘后入库、上架。 .3.8房地产登记档案保管应符合下列规定： 1档案库房应安装温湿度记录仪、 配备空调及去湿、 增湿设备， 并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿 度应控制在 45%～60%； 2档案库房应配备消防器材， 并应按要求定期进行检查和更换； 应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置 和使用电炉及存放易燃易爆物品； 库房内应安装防火及防盗自动报警 装置，并应定期检查； 3档案库房人工照明光源宜选用白炽灯， 照度不宜超过 100Lx； 当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外 窗时应采取遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射； 4档案密集架应与地面保持 80mm 以上距离， 其排列应便于通 风降湿； 5应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂， 灭菌杀虫； 6应配备吸尘器， 加装密封门。 有条件的可设置空气过滤装置。 .3.9下列纸质档案可列入销毁范围： 1抵押权登记已注销满 5 年； 2查封登记已解除满 5 年； 3地役权登记已注销满 2 年； 4预告登记已注销满 2 年； 5异议登记已注销满 2 年。 .3.10销毁保管期届满的纸质档案应按下列程序进行： 1应由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人 员组成鉴定小组； 2鉴定小组应对保管期届满的档案逐件进行审查，提出存毁意 见。 经鉴定有保存价值的档案， 应重新整理编号， 划定新的保管期限， 妥善保管；不再保存的档案，应逐件编造清册，报本级房地产行政主 管部门审批后销毁； 3鉴定小组应指定 2 名以上鉴定小组人员监督销毁。监督销毁 人员应根据销毁清册， 对将要销毁的档案材料进行核对， 确认无误后， 方可进行销毁。销毁后，监销人员应在销毁清册上签名，并应注明焚 毁或打浆的销毁方式和日期。 .4电子档案管理 .4.1电子档案的范围应包括电子档案目录、电子登记簿以及纸质档 案的数字化加工处理成果。 .4.2电子档案应以 1 次登记为 1 件，按件建立电子档案目录。 .4.3电子登记簿应按房屋登记基本单元建立并应与电子档案目录形 成关联。 .4.4房地产登记纸质档案宜进行数字化处理。 .4.5数字化处理基本流程应包括案卷整理、档案扫描、图像处理、 图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。 .4.6数字化处理过程中应建立纸质档案数字化各环节的安全保密管 理机制。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记， 并应及时 整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时形成完整、规范的 记录。 .4.7数字化扫描处理应符合下列规定： 1扫描应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅 面档案可采用大幅面扫描仪， 也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式 处理； 2对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑 白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插 图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描；对页 面中有红头、印章