文控工作流程图
收文类 ------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------- 外来文件(含图纸、客诉等)处理流程外来文件(含图纸、客诉等)处理流程 接收文件 标准化处理并登记 (文控中心) 发送相应部门处理 相应部门处理完毕后记录情况(文控中心) 图纸: 1、由相应部门转来后,将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》 ,并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD 处。 3、之后追索图纸转换情况,发放图纸。 客诉: 1、由市场部转来后,将此次来文情况登记在《外来知会清单》 “品质&其他”工作表中。 2、制作《外来文件知会表》 ,并将投诉以电子档或纸质方式(有时是实物)发送给客服处。 3、之后追索客诉解决情况,完成后填写完整“品质&其他”工作表。 注:有时客诉涉及 RD等其他部门,据情况找相应人签名并复印给负责人。 . . . 外来文件(行政等)处理流程外来文件(行政等)处理流程 接受文件 文件签收登记(文控中心) 分管总监批示 若需请示 总经理批示 若需请示 董事长批示 返回文控中心确定传阅范围 部门传阅 归档汇总(文控中心) 行政来文: 1、接受到后,在《外来文登记》中记录,并让转交人签名。 2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。 3、纸质文件存放至相应档案盒。 注:相应文件由对应分管总监审阅,具体划分参见其职能明细。 . . . 发文类 ------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------- 发文(含红头文件、通知等)处理流程发文(含红头文件、通知等)处理流程 相应人起草 文件核稿(部门主管) 分管总监批示 若需请示 总经理审批 若需请示 董事长审批 返回起草人 文控中心校对标准化、打印、登记、分发处理 发文: 打印出草稿,粘贴上文件处理笺,相应领导签字确认后,打出,盖行政章 注:相应文件由对应分管总监审阅,具体划分参见其职能明细。 . . . 文件编制、更改、销毁 ------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------- 文件编制流程文件编制流程 编写文件 审批 No Yes 标准化(文控中心) 发放文件并记录 体系文件: 1、收电子档标准化后,打印交于责任部门,让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后,复印一份,原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章(右上角45 度倾斜) ,交于责任部门。 4、 《文件发放记录》上登记签名。 文件更改流程文件更改流程 填写申请 审批 No Yes 标准化(文控中心) 回收旧版发放新版并记录 体系文件变更处理: 1、变更部门领取《文件更改申请》 ,并按要求填写完整、批准后交于文控,文控标准化变更 文件,打印交于变更部门,让其找相应部门会签。 2、待其完成会签后,复印一份,原件留档存入受控文件柜中相应文件盒 3、复印件盖受控章(右上角45 度倾斜) ,交于责任部门并回收旧版文件。 4、 《文件发放记录》上登记签名。 《文件作废通知》填写 5、将此次情况登记在《作废文件清单》中。 . . . 文件销毁流程文件销毁流程 填写申请 审批 No Yes 销毁并记录(文控中心) 销毁: 填写《文件销毁申请》 ,相应负责人确认后,进行碎纸或火烧处理 . . . 证照印章协议荣誉(贵重物品)类管理 ------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------- 外来其他(荣誉、证书、协议、专利等)处理流程外来其他(荣誉、证书、协议、专利等)处理流程 接收 签收登记(文控中心) 复印扫描备份 归档汇总(文控中心) 1、接受后,在《外来文登记》中签名登记 2、复印及扫描(协议除外) 。原件及复印件存入相应档案盒中。 3、记录此次情况。 证照印章(贵重物品)借用流程证照印章(贵重物品)借用流程 填写申请 审批 No Yes 借出登记(文控中心) 归还登记(文控中心) 1、借出部门填写《证照外借记录》 ,经过确认批准后,交于使用,归还后确认签名 2、摄像器材类使用填写《借出财产登记》 ,归还后确认签名 3、印章使用填写《使用印章登记薄》 ,对应领导批准后予以盖章 注:1、原则上要求必须签完,若总经理或领导不在又急需情况,联系确认,事后补签 2、印章每日注意锁入柜或抽屉中 . . . 其他 ------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------- 会议会议 确认会议时间 制作《会议签到表》并通知 整理会议室 开会时间前再次通知参会 会议中记录 形成会议纪要 注: 《会议签到表》、 《会议记录》、 《会议纪要》三份订起,存入会议文件盒 大事记载大事记载及时记载公司大事,包含公司活动、政要来访、客户来访等, 其照片影像存入 通讯录更新通讯录更新每月更新一次 . . .