总部费用报销系统和OA电子报销系统切换关注事项

总部费用报销系统和总部费用报销系统和 OAOA 电子报销系统电子报销系统 切换注意事项切换注意事项 公司各单位： 总部的费用报销系统预计于本月 9 号上线，8 月 8 日开 始，OA 电子报销系统将不再允许新建报销单，全部报销业务 将在总部费用报销系统中发起和审批。届时，请按照以下说 明进行费用报销和新老系统的衔接： 一、 报销单据衔接 1. 8 月 1 日至 8 月 7 日期间，大集中 ERP 系统切换， 财务停止费用报销会计处理。建议，如非紧急事项报销，请 于 9 号后，在启用的总部费用报销系统中提交，尽量避免在 OA 电子报销系统创建新单。 2.因新系统上线的首日，需导入员工借款信息，8 月 9 日和 10 日， 请勿在总部费用进行借款申请和涉及借款冲销 的报销业务。9 日前，如非紧急事项报销，尽量不要在OA 电 子报销系统发起借款申请。 3. 8 月 8 日 17:00，对 OA 电子报销系统以下功能进行 关闭： （1）除“修理费合并结算申请”模块以外，关闭OA 电子报销系统各模块新建功能； （2）关闭公司 OA 系统收文 界面的“差旅申请”功能，总部发文差旅报销流程通过选择 总部费用报销系统差旅费报销中设置的“总部下文”特殊 流程标识实现； （3）切断 OA 电子报销系统中专项审批项下 “员工个人外出培训”与“职工薪酬报销申请”的链接。培 训费用报销以审批后的培训审批表为附件，在总部费用报销 系统中的差旅费模块或其他费用模块发起报销。 4.特别提请各位领导和审批人注意，虽然 OA 电子报 销系统相关功能关闭，但是此前已创建但未流转结束的单据， 因两个系统间无法进行数据传递和迁移，仍需在 OA 电子报 销系统审批。总部费用报销系统上线初期，采取 OA 电子报 销系统与之并行审批方式， 请密切关注公司门户 “代办提醒” 。 5.大集中 ERP 系统于 8 月 7 号完成切换，8 月 7 日账 期开放后，OA 电子报销系统尚存的单据完成审批流转后，财 务人员手工编制会计凭证，并手工回写凭证号码至报销审批 单中后提交，结束单据流转。 6.总部费用系统上线后，将陆续完成与 OA 门户的链 接和移动办公的申请。 二、OA 电子报销系统未执行完毕的合同衔接 考虑 CMIS 系统无法迁移 OA 电子报销系统中尚未执行完 毕的合同，同时避免两个报销系统长期并行审批，OA 电子报 销系统中尚未执行完毕的合同按照以下方式处理： 1. OA 电子报销系统的“修理费合并结算申请”模块， 保留新建发起功能，用于尚未结算完毕的检维修合同质保金 结算。发起人完成单据发起、填报、提交后， OA 电子报销单 据流转结束。以填报完毕的申请单作为附件，转至总部费用 报销系统“其他费用”模块，填列合同编号等项目内容，并 选择相应的费用项目后，提交进入审批。 2. OA 电子报销系统“预付货款申请”和“合同结算申 请”两模块中，未执行完毕的工程、劳动服务、大宗原材料 结算等合同，取消新建发起功能，全部从 OA 系统“专项审 批”模块，进入“合同审批” ，发起人选择系统中已有合同， 完成报销单据发起、填报、提交后， OA 电子报销单据流转结 束。报销人以填报完毕的申请单作为附件，转至总部费用报 销系统“其他费用”模块，填列合同编号、选择费用项目等 内容后，提交进入审批。 三、总部费用报销系统主数据调整 1.目前，总部费用报销系统预算控制功能尚处于测试 阶段。如 8 月 8 日上线时仍不具备良好的控制作用，将对各 二级单位人事行政科开放 ERP 预算查询权限，而机关部室的 费用预算进度由财务部报销中心提供。在总部费用报销系统 实现预算控制功能前，各单位和部门在提报申请单时，务必 查询各费用预算进度，避免发生因预算不足而退单的情况。 2.费用报销用银行卡号发生变化，请本人持新银行卡 和身份证到公司财务部进行调整。务必注意，目前报销系统 仅接受工行银行卡。 3.总部费用报销系统登录 AD 账号，财务部从 5 月份 开始组织专人进行收集和申请，8 月 8 日起，财务部将不再 处理该业务。请各单位相关信息管理人员，按照公司规定流 程进行申请和处理。 4.总部费用报销系统按日从公司 HR 系自动更新人员 信息。报销人员所在部门和科室，决定了其提交单据的后续 审批流程、审批人和费用归集的成本中心。各部室和单位发 生人员部门调动或调整，请及时联系人力资源部和各单位人 事行政科调整 HR 系统。如因特殊原因无法调整 HR 系统，各 单位由人事部门出具说明及人员名单，提交财务部处理。机 关则统一由人力资源部提供说明和人员名单。 5. 总部费用报销系统上线后，8 月 9 至 8 月 21 日期间 存在的问题，直接提报财务部处理。从 8 月 22 日起，审批 角色变更、组织机构和审批流程调整、报销存在问题等，按 照今年 6 月,OA 门户“信息系统公告”栏发布的“电子报销 系统角色变更和问题提报流程”进行处理。 四、新老差旅费制度和人员衔接 1. 受总部费用报销系统设置的限制， 公司现执行的 《差 旅费管理制度》中规定的交通补助无法在差旅费报销模块中 的“行程信息”添加。因此，暂在差旅费报销模块中的“其 他信息”栏填写交通补助。 2. 依据《关于印发的通知》 （中国石化财[2015]239 号） ，公司正在修订《差旅费管理制 度》 ，并将于近期发布。届时，总部费用报销系统将按照新 制度要求，对报销的相关标准、会务会和培训费核算渠道等 内容进行系统调整，调整完毕后进行公告。 3. 总部费用报销系统的设计思路是为财务共享服务， 因此一笔报销业务的初审、挂账凭证、付款凭证等业务， 会同时流转到多个会计名下。为避免报销单据传递混乱，请 对照附件名单递交报销单据。同时，请务必注明提交的报销 单编号，便于会计人员查找。 附件：财务部报销人员岗位分工一览表 有限公司财务部 资产分公司财务处 2015 年 8 月 2 日