国际会议开幕式管理流程

国际会议的大型活动现场管理国际会议的大型活动现场管理 工作步骤工作步骤 第一步第一步 策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。 会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵 宾名单。 第二步第二步 邀请出席开幕式的贵宾。邀请出席开幕式的贵宾。 1) 按名单发出邀请。 2) 一一落实贵宾参加开幕式的情况。 第三步第三步 调整开幕式程序。调整开幕式程序。 1) 根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。 2) 开幕式的程序要在会议日程手册上公布。 第四步第四步 设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。 第五步第五步 布置开幕式会场。布置开幕式会场。 1) 主席台的布置。 2) 代表席的布置。 3) 记者活动管理设备的安装和测试。 第六步第六步 开幕式的现场管理。开幕式的现场管理。 1) 贵宾活动管理。 2) 会议代表管理。 3) 记者活动管理。 4) 安全保卫管理。 5) 车辆安排和交通管理。 特别提示特别提示  邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作，要安排有经验的 工作人员负责。  由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化，新的开幕式 程序要摆放在会场入口处。  开幕式的持续时间尽量不要超过 30 分钟。 国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动，有的开幕式 甚至有多位国家领导出席，需要认真策划和仔细安排， 特别需要加强 现场管理。 1 1．．开幕式的时间开幕式的时间 国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的 下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午， 时间 通常是由东道国会议组织者来决定。 例如，国际自控联合会在美国举 办第 1 3 届大会时，开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上， 而第 14 届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。 如果开幕式安排在上午， 出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在 前一天时要多一些。 这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有 许多是在傍晚之后到达， 这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚 的开幕式。 2 2．．开幕式的地点开幕式的地点 开幕式的地点取决于会议代表的人数。 在举办大型会议时，经常会 出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。 有的国家在举办大型国际 会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。 而目前在北京举办大 型会议最多的北京国际会议中心， 容量最大的 1 号会议厅总共可容纳 2 500 人，若会议规模超过这个规模，一种方式是将开幕式安排到其 他场所，如在人民大会堂举办，这需要安排接送车辆，增加了会议的 开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式， 主会 场举办开幕式，分会场采用电视技术进行现场直播。2004 年北京国 际会议中心举办第 28 届国际心理大会的开幕式， 将近 4500 名代表参 加，会议组织者安排在1 号会议厅举办开幕式，将可容纳600 人的 2 号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直 播，效果也比较理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看电视转 播。 3 3．．开幕式会场布置开幕式会场布置 国际会议开幕式的会场布置比较简单， 形式也基本相同，主要包 括主席台的布置和代表席的布置等内容。 (1)主席台的布置 会场的标志物是背景板或横幅。 背景板是最近十几年流行起来的， 大型国际会议都采用这种方式。 通常，能够举办大型会议的会场都有 固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。 背景 板由 3 部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章； 二是会议 的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点；三是会议的主办单 位。背景板的设计要简洁、 色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的 色调相同。横幅的制作相对简单，颜色选用以红色居多，有些会议也 选用其他颜色。为了醒目， 横幅上的字一般均采用白色，内容是会议 的（中英文）名称。根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置 方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌． 长度根据 主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、 会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧， 座位处摆 放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。桌签 的制作也非常简单，将人员姓名打印在纸上，插在有机玻璃制作的标 准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式：全部用英文，中国人 用中文而外国人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席 台右侧摆放 1 个讲台和 1 个台式麦克风，讲台上摆放灯和鲜花。 (2)代表席的布置 会议代表席的布置采用如下两种方式：工作性质的国际会议通常 用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。 代表席可以分成 3 部 分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排， 为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌， 摆成课堂 式，桌上摆放桌签和饮料。 桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种 文字书写“贵宾席和 Reserved for VIP” 。代表席通常要按剧院式摆放 座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排 与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。 横向和纵向都要留出必要的 通道。参加重要国际会议开幕式的记者很多，有时可达上百人，这么 多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设 置记者席。如果会场设有二层，可以将记者席设在二楼的前几排，既 方便他们摄影和摄像，也可以达到对他们的走动加以限制的目的。 (3)贵宾室的布置 为接待出席开幕式的贵宾，就要安排贵宾室。举办高规格会议时 参加开幕式的贵宾相当多，还要设立几个不同的贵宾室． 按不同规格 分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以避 免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间， 贵宾室和主席 台之间要有专门的通道。 贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌 “贵宾室（VIPRoom)“。贵宾室摆放沙发和茶几，茶几点要有饮料和 鲜花．在门口处设签到台，预先放好签到薄和笔。 4 4．．开幕式的程序开幕式的程序 国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，就像开幕式在奥 运会中所处的地位一样。 许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领 导人参加并致辞， 这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的 一种时尚。 5 5．．贵宾的接待贵宾的接待 邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。 （1）邀请贵宾 出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾， 包括 有关国际组织的负责人、学科带头人（如诺贝尔奖获得者） 、东道国 的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾， 主要 包括 3 种，第一种贵宾是国家级领导人，如全国人大副委员长、政府 副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导，如正副部长、会 长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事 长和总经理等。这 3 种人员中尤其以第一种贵宾最为重要， 邀请也最 为复杂。通常应该在会议举办前几个月， 以书面形式逐级向上报告进 行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办