国际会议开幕式管理流程

国际会议的大型活动现场管理国际会议的大型活动现场管理 工作步骤工作步骤 第一步第一步 策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。 会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵 宾名单。 第二步第二步 邀请出席开幕式的贵宾。邀请出席开幕式的贵宾。 1 按名单发出邀请。 2 一一落实贵宾参加开幕式的情况。 第三步第三步 调整开幕式程序。调整开幕式程序。 1 根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。 2 开幕式的程序要在会议日程手册上公布。 第四步第四步 设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。 第五步第五步 布置开幕式会场。布置开幕式会场。 1 主席台的布置。 2 代表席的布置。 3 记者活动管理设备的安装和测试。 第六步第六步 开幕式的现场管理。开幕式的现场管理。 1 贵宾活动管理。 2 会议代表管理。 3 记者活动管理。 4 安全保卫管理。 5 车辆安排和交通管理。 特别提示特别提示  邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作，要安排有经验的 工作人员负责。  由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化，新的开幕式 程序要摆放在会场入口处。  开幕式的持续时间尽量不要超过 30 分钟。 国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动，有的开幕式 甚至有多位国家领导出席，需要认真策划和仔细安排， 特别需要加强 现场管理。 1 1．．开幕式的时间开幕式的时间 国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的 下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午， 时间 通常是由东道国会议组织者来决定。 例如，国际自控联合会在美国举 办第 1 3 届大会时，开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上， 而第 14 届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。 如果开幕式安排在上午， 出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在 前一天时要多一些。 这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有 许多是在傍晚之后到达， 这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚 的开幕式。 2 2．．开幕式的地点开幕式的地点 开幕式的地点取决于会议代表的人数。 在举办大型会议时，经常会 出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。 有的国家在举办大型国际 会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。 而目前在北京举办大 型会议最多的北京国际会议中心， 容量最大的 1 号会议厅总共可容纳 2 500 人，若会议规模超过这个规模，一种方式是将开幕式安排到其 他场所，如在人民大会堂举办，这需要安排接送车辆，增加了会议的 开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式， 主会 场举办开幕式，分会场采用电视技术进行现场直播。2004 年北京国 际会议中心举办第 28 届国际心理大会的开幕式， 将近 4500 名代表参 加，会议组织者安排在1 号会议厅举办开幕式，将可容纳600 人的 2 号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直 播，效果也比较理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看电视转 播。 3 3．．开幕式会场布置开幕式会场布置 国际会议开幕式的会场布置比较简单， 形式也基本相同，主要包 括主席台的布置和代表席的布置等内容。 1主席台的布置 会场的标志物是背景板或横幅。 背景板是最近十几年流行起来的， 大型国际会议都采用这种方式。 通常，能够举办大型会议的会场都有 固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。 背景 板由 3 部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章； 二是会议 的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点；三是会议的主办单 位。背景板的设计要简洁、 色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的 色调相同。横幅的制作相对简单，颜色选用以红色居多，有些会议也 选用其他颜色。为了醒目， 横幅上的字一般均采用白色，内容是会议 的（中英文）名称。根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置 方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌． 长度根据 主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、 会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧， 座位处摆 放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。桌签 的制作也非常简单，将人员姓名打印在纸上，插在有机玻璃制作的标 准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式全部用英文，中国人 用中文而外国人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席 台右侧摆放 1 个讲台和 1 个台式麦克风，讲台上摆放灯和鲜花。 2代表席的布置 会议代表席的布置采用如下两种方式工作性质的国际会议通常 用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。 代表席可以分成 3 部 分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排， 为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌， 摆成课堂 式，桌上摆放桌签和饮料。 桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种 文字书写“贵宾席和 Reserved for VIP” 。代表席通常要按剧院式摆放 座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排 与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。 横向和纵向都要留出必要的 通道。参加重要国际会议开幕式的记者很多，有时可达上百人，这么 多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会议要专门为记者设 置记者席。如果会场设有二层，可以将记者席设在二楼的前几排，既 方便他们摄影和摄像，也可以达到对他们的走动加以限制的目的。 3贵宾室的布置 为接待出席开幕式的贵宾，就要安排贵宾室。举办高规格会议时 参加开幕式的贵宾相当多，还要设立几个不同的贵宾室． 按不同规格 分别接待。会议地点最好有专供贵宾使用的大门、电梯和通道，以避 免围观。贵宾接待室应安排在离主会场比较近的房间， 贵宾室和主席 台之间要有专门的通道。 贵宾室的门口要有明显的中文和英文的标牌 “贵宾室（VIPRoom“。贵宾室摆放沙发和茶几，茶几点要有饮料和 鲜花．在门口处设签到台，预先放好签到薄和笔。 4 4．．开幕式的程序开幕式的程序 国际会议的开幕式是所有会议活动中最重要的，就像开幕式在奥 运会中所处的地位一样。 许多大型国际会议的开幕式都会邀请国家领 导人参加并致辞， 这已成为当今世界各个国家举办大型国际会议时的 一种时尚。 5 5．．贵宾的接待贵宾的接待 邀请和接待贵宾参加会议是开幕式很重要的活动内容。 （1）邀请贵宾 出席会议的贵宾分为两大类型。第一类型是会议本身的贵宾， 包括 有关国际组织的负责人、学科带头人（如诺贝尔奖获得者） 、东道国 的会议机构负责人。第二类型是专门邀请前来参加会议的贵宾， 主要 包括 3 种，第一种贵宾是国家级领导人，如全国人大副委员长、政府 副总理以上的领导人。第二种贵宾是本行业的领导，如正副部长、会 长、理事长、院士等。第三种贵宾是赞助单位的领导，如公司的董事 长和总经理等。这 3 种人员中尤其以第一种贵宾最为重要， 邀请也最 为复杂。通常应该在会议举办前几个月， 以书面形式逐级向上报告进 行邀请。对第二、第三种贵宾以会议主办