公司文件和资料标准化管理制度

公司文件和资料标准化管理制度公司文件和资料标准化管理制度 1．目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。 2．适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。 3．术语和定义 3．1 公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。 3．2 制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3．3 办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。 3．4 标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3．5 规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。 3．6 记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。 4．职责权限 4．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。 4．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。 4．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。 5．工作程序 5．1 文件资料的编写格式 5． 1． 1 文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4 （210mm×297mm）型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。 5．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则： 5．1．2．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。 5．1．2．2 “章”应左起空两格书写，如第1 章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。 5．1．2．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第 4 章第 1 条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第 4 章第 2 条，再分3 小条，则分另表示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为 2 个小条，则分别表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4 位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。 5．1．2．4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写， “章条” 具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。 5．1．3 文件资料的字体、排版、装订标准。 5．1．3．1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准: a 标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字； b 纵向行文排版时，a4 型纸页边距分别为:上边距为 37mm、下边距为 35mm、左边距为 28mm、右边距为 26mm,上下行跨为 1．5 倍行跨； c 横向行文排版时，a4 型纸页边距分别为:上边距为 28mm、下边距为 20mm、左边距为 26mm、右边距为 26mm,上下行跨为 1．5 倍行跨； d 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。 5．1．3．2 一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订标准: a 封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写； b 修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体 1．5 倍行距； c 正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写； d 纵向行文排版时,a4 型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为 24mm、左页边距为 28mm、右页边距为 26mm,上下行距为单倍行距,页眉为 1．7mm,页脚为 1．5mm； e 横向行文排版时,a4 型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为 15mm、左页边距为 26mm、右页边距为 26mm,上下行距为单倍行距； f 章的标题采用小四号宋体加黑； g 页码从修改页算起； h 记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。 5．1．3．3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。 5．2 文件资料的撰写格式及内容 5．2．1 格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。 5．2．2 公文格式及内容： 5．2．2．1 国际红头公文格式及内容： a 国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。 b 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。 c 公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距恰当：正文采用 3 号仿宋字体。 d 发文字号，包括机关代字年号发文序号。年号一律用全称，并用方括号。联合行文，须标明主办机关。 e 上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名。 f 国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关（红头文件标题中，发文机关可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号。 g 主送机关，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号。主送机关的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。公文不得多头主送。 h 国际红头公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。 i 成文日期，以领导签发日期为准。联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。 j 公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖公章，主办机关的印章应排列在前。 5．2．2．2 一般公文格式及内容： a 一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期等部分组成。 b 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。 c 一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺