公司文件和资料标准化管理制度

公司文件和资料标准化管理制度公司文件和资料标准化管理制度 1．目的 通过对公司文件资料的有效控制， 确保工作现场使用唯一有效的文件资料， 并形成统一 规范的编写格式及处理程序。 2．适用范围 本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。 3．术语和定义 3．1 公文指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括决定、决议、通知、通 报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。 3．2 制度（程序）指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。 3．3 办法指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。 3．4 标准指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3．5 规章制度公司各种制度、规定、办法的泛称。 3．6 记录指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动 完成质量的证据性文件，主要为表格形式。 4．职责权限 4．1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。 4．2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4．3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。 4．4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁 和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。 4．5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销 毁和归档。 5．工作程序 5．1 文件资料的编写格式 5． 1． 1 文件资料的用纸标准 公司各类文件资料的正式编印一般用a4 （210mm297mm） 型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小， 根据实际需要确定。 5．1．2 文件和资料章、条、款的编排规则 5．1．2．1 根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是 章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。 5．1．2．2 “章”应左起空两格书写，如第1 章用“1”标注，右侧空一格写该章的标 题，标题一行书写不够时，可另起一行， 这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章 与章之间应空一行编排。 5．1．2．3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序， 如第 4 章第 1 条，用“4．1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再 分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上， 如第 4 章第 2 条，再分3 小条，则分另表 示为“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分为 2 个小条，则分别 表示为“4．2．1．1、4．2．1．2”；条一般只划分到第三层次，即只以4 位数字表示为限， 下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。 5．1．2．4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写， “章条” 具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。 5．1．3 文件资料的字体、排版、装订标准。 5．1．3．1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准 a 标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字； b 纵向行文排版时，a4 型纸页边距分别为上边距为 37mm、下边距为 35mm、左边距为 28mm、右边距为 26mm,上下行跨为 1．5 倍行跨； c 横向行文排版时，a4 型纸页边距分别为上边距为 28mm、下边距为 20mm、左边距为 26mm、右边距为 26mm,上下行跨为 1．5 倍行跨； d 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。文件资料 标题一般采用小二号黑体、 正文采用小四号宋体字。 章的标题采用小四号黑体字； 记录编号 应在右上角，用四号黑体字。 5．1．3．2 一般文件资料（包括制度/程序、办法、标准、规程）的字体、排版、装订 标准 a 封面公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号 宋体加黑书写； b 修改号标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体 1．5 倍行距； c 正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加 黑书写； d 纵向行文排版时,a4 型纸页边距分别为上页边距为30mm、 下页边距为 24mm、 左页边距 为 28mm、右页边距为 26mm,上下行距为单倍行距,页眉为 1．7mm,页脚为 1．5mm； e 横向行文排版时,a4 型纸页边距分别为上页边距为20mm、 下页边距为 15mm、 左页边距 为 26mm、右页边距为 26mm,上下行距为单倍行距； f 章的标题采用小四号宋体加黑； g 页码从修改页算起； h 记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。 5．1．3．3 文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采 用活页装订，但应确保文件资料的完整。 5．2 文件资料的撰写格式及内容 5．2．1 格式及内容由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、 资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。 5．2．2 公文格式及内容 5．2．2．1 国际红头公文格式及内容 a 国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签 发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机 关，印发机关和印发日期等部分组成。 b 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。 c 公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2 行， 用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距 恰当正文采用 3 号仿宋字体。 d 发文字号， 包括机关代字年号发文序号。 年号一律用全称， 并用方括号。联合行文， 须标明主办机关。 e 上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名。 f 国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关（红 头文件标题中，发文机关可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时 需加书名号外，一般不用标点符号。 g 主送机关，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号。主送机关的全称、 特称、简称，均应使用统一的表达形式。公文不得多头主送。 h 国际红头公文如有附件， 应当在正文之后、 印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。 i 成文日期，以领导签发日期为准。联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签 发日期为准。 j 公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。 联合上报的非法规性文件， 由主办机关加盖印章； 联合下发的公文，联合发文机关均应加盖 公章，主办机关的印章应排列在前。 5．2．2．2 一般公文格式及内容 a 一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日 期等部分组成。 b 发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。 c 一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺