“如何做好PPT？”培训内容框架

1 “如何做好 PPT？”培训内容简介 一、关于 PPT概述 （一）PPT的定义 PPT 就是Power Point 简称。Power Point 是美国微软公司出品的办公 软件系列重要组件之一(其它还包括Excel、 Word 等 )。 Microsoft Office PowerPoint 是一种演示文稿图形程序，是功能强大的演示文稿制作软件， 可协助用户独自或联机创建永恒的视觉效果。它增强了多媒体支持功能， 利用Power Point 制作的文稿，可以通过不同的方式播放，如可将演示文 稿打印成一页一页的纸质幻灯片，可使用幻灯片机或投影仪播放，也可以 将演示文稿保存到光盘中以进行分发。 （二）PPT的一般制作流程 1、准备素材：主要是准备演示文稿中所需的一些基础文案、图片、声 音等文件； 2、确定方案：对演示文稿的整个架构做一个草案手稿； 3、初步制作：将文本、图片等对象输入或者插入到相应的幻灯片中； 4、装饰处理：设臵、调整幻灯片中的相关对象要素（包括字体、大小、 动画等），对幻灯片装饰处理； 5、预演播放：制作完毕后，播放查看效果，直到修改到满意后正式输 出播放。 （三）PPT的基本操作 1、新建文档：鼠标于桌面或文件夹内空白处，点击右键， 进入“新 2 建”位臵，可进行新建PPT 的创建； 2、文字的添加：利用横版或竖版“文本框”添加文字；利用“复制”、 “粘贴”命令从其他文档中拷贝文字；利用“插入→艺术字”命令，选择 相应的艺术字样式，并设臵好字号、字体等效果； 3、图片的添加：点击“插入→图片”命令，可从本地电脑选择你要使 用图片并插入到本页幻灯片中； 4、声音的添加：准备好声音文件（*.mid、 *.wav、 *.mp3 等格式）；选 中需要插入的声音文件的幻灯片，执行“插入→声音（影片）→文件中的 声音（影片）”命令，打开“插入声音”对话框，定位到上述声音文件所在 的文件夹，选中相应的声音文件，确定返回；此时，系统会弹出如下图所 示的提示框，根据需要选择相应的按钮，即可将声音文件插入到幻灯片中 （幻灯片中会显示出一个小喇叭图标）； 5、幻灯片的修饰（略） 6、幻灯片的播放：如果电脑中装有PowerPoint 软件，则可以直接进 行播放。方法是执行“幻灯片放映→开始放映幻灯片→从头开始”命令或 直接按键盘上的F5 键。另外，一些播放小技巧：在文稿放映过程中，按 “ B” 或“.”，可使屏幕暂时变黑屏（再按一次即可恢复）；按“W”或“，”，可 使屏幕暂时变白屏（再按一次即可恢复）。 （三）如何做好 PPT？（见《如何做好 PowerPoint？》课件） （四）总结做好 PPT的十大要素 3 如果我们设计的PPT 杂乱无章、文本过多、不美观，就不能在演示的 时候，吸引观众的注意力并有效传递重要信息。下面我们就来探讨一下， 有哪些原则和方法能帮助我们制作出专业且引人注目的PPT 演示幻灯片。 1 、保持简单 PPT 幻灯片本身从来不是演示的主角，听众才是主角。幻灯片仅仅是 我们用来帮助倾听、感受或接受你传达的信息，所以不要让幻灯片喧宾夺 主，不要制作得过于繁杂或充满图表垃圾，应该力求简洁。幻灯片应该留 有大量的空白空间或实体周围的空间，不要用妨碍理解的标识或其它不必 要的图形或文本框来填充这些空白区域。幻灯片上的混乱越少，它提供的 视觉信息就越直观。 2 、限制要点与文本数量 演示的对象是观众，但用一条又一条的“要点”令观众生厌可没有好 处，最优秀的幻灯片可能根本没有文本，但是无奈的是现在人们过于依赖 文本型幻灯片。 如果没有演示者的解说，再优秀的PPT 也几乎没有意义，记住，幻灯 片的目的在于支持解说者的叙述，而不是使解说者成为多余的人。经常有 人这样说：“对不起，我没有看到您的演示幻灯片。听说它很不错，您可 以把您的PPT 发给我吗?” 但如果它们是不错的幻灯片，没有讲解者的解说， 它们就没有多大用处。 所以，除了PPT 幻灯片以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详 细说明幻灯片中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料，比 仅用PPT 幻灯片，更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后，再向观 4 众发放一份详细的宣传材料或印刷物，您就不必用大量文本来填充PPT 幻 灯片。 3 、限制使用动画与过渡特效 制作PPT 的时候加入一些动画当然不错，但应坚持使用最精致、专业 的动画，不要滥用，仅仅突出要点就可以了。 对于要点来说，使用简单的从左至右显示的动画就行了，像“移动” 或“漂动”类的动画就显得过于沉闷与缓慢，这样一帧接一帧的动画很快 就会让观众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡，只需要使用二到三种类型 的过渡特效，不要在所有幻灯片之间添加特效。 4 、使用高质量的图片 使用高质量的图片，包括照片。我们可以用数码相机拍摄高质量的相 片，购买专业图库，或使用网络上的大量优质图像资源。决不要将小尺寸、 低分辨率（清晰程度低）的相片简单拉伸来使它适合幻灯片的布局——这 样做只会进一步降低图片的分辨率。 我们经常在幻灯片中使用人物图片，因为人物照片有助于增加观众与 幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位，我们就降低不透明性， 并在 Photoshop 中增加一个高斯模糊或动态滤镜；如果相片位于主要区域， 我希望观众注意它(例如产品图片)，那么图片可以变得更为显著，且不必 要多少 (或根本不需要)文字说明。 5 、建立一个视觉主题，但避免使用 PowerPoint模板 5 很明显，在整个演示中，我们需要一个一致的视觉主题，但PPT 中的 大多数模板观众已经看了无数次，另外，用模板开始演示的效果并不那么 强烈。 观众期待看到一个包含新鲜内容的独特演示;此外，观众为什么要参加 我们的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣，因此我们必须避免使用 辅助性的图片，如随处可见的PPT 设计模板，它只能说明演示非常刻板， 或提前就设计完成了。我们可以制作自己的背景模板，它能够更为适应我 们的需要。 6 、应用适当的图表 经常会问自己这个问题：“我需要多少细节?”一般制作者害怕在幻灯 片的图表中加入过多的数据。有几种以图表形式显示数据的方法： （ 1）圆饼图：用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6 块，用颜色 或碎化的方式突出最重要的块； （ 2）柱状图：用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限 制在4-8 条最佳； （ 3）条形图：用来比较数量。例如，比较某几个门店哪几个时间段的 销售额； （ 4）曲线图：用于说明趋势。例如，用曲线图说明我们的销售在逐年 增长，增长趋势良好，预示我们未来的发展似乎也不错。 （ 5）通常来说，表格最适于比较并行数据资料。但是，表格可能缺乏 视觉效果，例如，如果我们希望说明我们做出的贡献显著高于其它两个部 6 门，最好以条线图的形式进行说明，但如果我们希望弱化我们的贡献低于 其它部门这一事实，用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。 7 、使用好色彩 色彩激发情感，颜色可传递感情，合适的颜色具有说服与促进能力。 研究表明色彩能够提高兴趣，改善学习过程中的理解与记忆能力。 我们不必成为颜色理论专家，但至少了解一些这方面的知识有会好处。 一