第1课商业书信的撰写BusinessLetterWriting

第第 1 1 课课 商业书信的撰写商业书信的撰写 Business Letter WritingBusiness Letter Writing 教学目的要求：教学目的要求：了解业务信函的撰写原则；掌握业务信函的布局（结构） ，七个部分 7C 原则；掌握信封的写法。 教学重点与难点：教学重点与难点：商业信函时应注意的要点，商业信函书信的组成部分及格式 教学时数：教学时数：共计 2 学时 （其中理论课 2 学时，实验课学时，习题课学时，讨论课学时） 教学内容与方法：教学内容与方法： （要求内容充实；方法与手段合适，包括举例讲解、多媒体讲解、模 型讲解、实物讲解、挂图讲解、音像讲解或板书内容及内容时间分配等。 ） 1.11.1 Writing Principles of business LettersWriting Principles of business Letters 商业书信的撰写原则商业书信的撰写原则 要写好业务信函,应掌握 7 个 “C” 原则 1.1.1 Clearness (Clarity)1.1.1 Clearness (Clarity)清楚清楚 意思表达明确，要注意： （一）避免用词错误： （二）注意词语所放的位置： （三）注意句子的结构： a.explain yourself clearly; b.avoiding ambiguous sentences and needless jargon; c.statements in well-constructed sentences and paragraphs; 1.1.2 Conciseness1.1.2 Conciseness 简洁简洁 （一）避免废话连篇 （二）避免不必要的重复 （三）短句、单词的运用 a.in the fewest possible words; b.briefly but completely; Example1(answers): Thank you for your ination in your letter dated 5th August 1999. We are very interested in your tape recorders, It will be highly appreciated if you could send us photographs and a price list of the same. Looking forward to hearing from you soon. sincerely yours, 1.1.3 Courtesy1.1.3 Courtesy 礼貌礼貌 语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。 a.more than Polite; b.sincere,tactful, thoughtful and appreciative; c.avoid irritating, offensive or belittling statements. 1.1.4 Consideration1.1.4 Consideration 体谅体谅 写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气 上更尊重对方。 a.Try to put yourself in HIS place; b.emphasize the YOU attitude; c.emphasize positive,pleasant facts; 1.1.5 Completeness1.1.5 Completeness 完整完整 一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等， 确忌寄出含糊不清的信件。 a.provide all necessary ination; b.Answer all questions asked; c.give something extra, when desirable; 1.1.6 Concreteness1.1.6 Concreteness 具体具体 a.To make the message specific; b.don’ t try to write in a literary style; c.use action rather than camouflaged verbs; 1.1.7 Correctness1.1.7 Correctness 正确正确 1.21.2 Parts of a Business LetterParts of a Business Letter 商业书信的组成部分商业书信的组成部分 1.2.1 1.2.1 Essential PartsEssential Parts 必要部分必要部分 1. Letter Head 信头 2. Date 日期 3. Inside Name and Address 收信人名称地址 4. Salutation 称呼 5. Body of the Letter 正文 6. Complimentary Close 结尾敬语 7. Signature 落款 1.2.2 Optional Parts1.2.2 Optional Parts 附加部分附加部分 8.Attention Line 具体收信人 9.Subject Line 事由 10.Reference Notation 案号 11.Enclosure 附件 12.Carbon Copy Notation (abbr. c.c.)抄送 13.Postscript (abbr. P.S.) 附言 1.3 Envelope Addressing1.3 Envelope Addressing 信封格式信封格式 写信人在上，收信人在下写信人在上，收信人在下 根据收信人名称地址的写法分两种格式：根据收信人名称地址的写法分两种格式： 缩格式（缩行式）缩格式（缩行式） ：收信人名称地址逐行右缩：收信人名称地址逐行右缩 齐头式（平头式）齐头式（平头式） ：收信人名称地址左端对齐：收信人名称地址左端对齐 1.41.4 Layout of a Business LetterLayout of a Business Letter 商业信函的格式商业信函的格式 1.4.1 Indented 1.4.1 Indented 缩格式（缩行式）缩格式（缩行式） 1.4.2 Blocked 1.4.2 Blocked 齐头式（平头式）齐头式（平头式） 1.4.3 Modified Blocked 1.4.3 Modified Blocked 改良齐头式改良齐头式 课后教学小结：课后教学小结： 常见问题常见问题 1-11-1 打日期要注意下列各点: 1.年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。 2.月份要写英文名称,不能用数字来代替。如 (3／9／99)等不能在正式函件中使 用。 3.月份名称可用缩写,如 Aug.代替 August;Oct.代替 October;但 May,June,July 本身很短,不再减缩了。 4.日期有时用 1,2,3,4,5