采购内部控制制度

采购内部控制制度采购内部控制制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条为了加强公司对采购业务的内部控制，规范请 购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差 错和舞弊，根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规 范》 ，结合公司的实际情况,制定本制度。 第二条第二条本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支 付价款的行为。 第二章第二章 职责分工与授权批准职责分工与授权批准 第三条第三条公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相 关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗 位相互分离、 制约和监督。 公司采购业务的不相容岗位包括： （一）请购与审批。 （二）供应商的选择与审批。 （三）采购合同协议的拟订、审核与审批。 （四）采购、验收与相关记录。 （五）付款的申请、审批与执行。 第四条第四条公司应当建立采购业务的授权制度和审核批 准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。 第五条第五条公司根据具体情况对办理采购业务的人员定 期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商 业贿赂、损害公司利益。 第六条第六条按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的 程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记 录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购 手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采 购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章第三章 请购与审批控制请购与审批控制 第七条第七条公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或 服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明 确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必 要性和经济性。 需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等 级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 采购部门才有资格组织采购，其他部门不得擅自采购任 何物资。 第八条第八条建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预 算管理。 (一)为生产储备的周转材料请购程序：由库管员根据最 低库存量或使用单位的所需，材料员编制采购计划单—部门 领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 （二）生产使用固定资产请购程序：由使用部门提出申 请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核— 分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。 第九条第九条加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算 外采购项目由董事长审批。 第四章第四章 采购与验收控制采购与验收控制 第十条第十条建立采购与验收环节的管理制度，确保采购过 程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。 第十一条第十一条公司采购方式：大宗物资或服务等的采购应 当采用招投标方式并签订合同协议；一般物品的采购可以采 用询价的方式并签订合同协议；小额零星物品的采购可以采 用直接购买等方式。 30 万元以上的为大宗物资， 10 万元以上 30 万元以 下的为一般物品， 10 万元以下为小额零星物品。 第十二条第十二条委托中介机构进行招投标的，应当加强对中 介机构的监督。 第十三条第十三条公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉、 供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质 比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。 对小额零星采购，按照“比质比价、货比三家”的询价 原则，确保公开透明，降低采购成本。 第十四条第十四条公司应当根据验收制度和经批准的请购单、 合同协议等采购文件，办理相关的验收手续。 公司对外采购的锅炉煤和柴油等，必须经地磅房计量， 合理损耗以外的由承运车辆承担。合理损耗一般为 3‰。 对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员 应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处 理。 第五章第五章 付款控制付款控制 第十五条第十五条财务部应当参与商定对供应商付款的条件。 公司供应部在申请付款业务时，应当对采购合同协议约定的 付款条件以及采购发票、结算凭证和验收证明等相关凭证的 真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付 款申请，财务部依据合同协议、发票等对付款申请进行复核 后，按《资金活动内控制度》和《工程项目内控制度》的相 关审批程序办理。 第十六条第十六条公司建立预付账款和定金的授权批准制度， 加强预付账款和定金的管理。 对招标合同的首次预付款不得超过合同总价的 30%； 除 特殊采购外，一般物品和小额零星物品的采购不得使用预付 款采购。 公司禁止使用定金的方式签订物资采购合同。 第十七条第十七条公司加强应付账款和应付票据的管理，由专 人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。 第十八条第十八条公司应当建立退货管理制度，对退货条件、 退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时 收回退货货款。 第六章第六章 附附则则 第十九条第十九条本制度由公司财务部负责解释。 第二十条第二十条本制度自颁布之日起执行。 销售内部控制制度销售内部控制制度 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条为了加强对销售业务的内部控制，规范销售行 为，防范销售过程中的差错和舞弊，据国家有关法律法规和 《公司内部控制基本规范》 ，结合公司的实际情况，制定本 制度。 第二条第二条本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取 得货款的行为。 第二章第二章 职责分工与授权批准职责分工与授权批准 第三条第三条公司应当建立销售与收款业务的岗位责任制， 明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务 的不相容岗位相互分离、制约和监督。 销售与收款不相容岗位包括： （一）销售合同协议的审批、签订与办理发货。 （二）销售货款的确认、回收与相关会计记录。 （三）销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。 （四）销售业务经办与发票开具、管理。 （五）坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。 第四条第四条公司应当合理采用科学的信用管理技术，不断 收集、健全客户信用资料，建立客户信用档案。防止向未经 信用授权客户发出货品，并防止客户以较低的信用条件进行 交易而损害公司利益。 第五条第五条公司应当建立销售业务授权制度和审核批准 制度，并按照规定的权限和程序办理销售业务。 第六条第六条公司应当根据具体情况对办理销售业务的人 员进行岗位轮换或者管区、管户调整。 第三章第三章 销售与发货控制销售与发货控制 第七条第七条公司对销售业务应当建立严格的预算管理制 度，制定销售目标，建立销售管理责任制。 第八条第八条公司应当建立销售定价控制制度，制定价目 表、折扣政策、收款政策，定期审阅并严格执行。 第九条第九条公司在选择客户时，应当充分了解和考虑客户 的信用、财务状况等有关情况。 第十条第十条公司应当加强对赊销业务的管理。赊销业务应 当遵循规定的销售政策、信用政策及程序。 第十一条第十一条公司应当按照规定的程序办理销售和发货 业务。 （一）销售谈判。公司在销售合同协议订立前，应当指 定销售部人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具 体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项，应当有 完整的书面记录。 （二）合同协议审批。由销售部通过双方协商，初步确 定销售数量、销售价格、信用政策、发货及收款方式等信息， 由分管领导、总经理和董事长审核或审批。 审批人员