租金费用收缴流程和预警制度全

WORD 格式整理版 租金收缴流程与预警制度租金收缴流程与预警制度 一、一、 目的：目的： 为及时有效地将应收费用追缴到位， 提高公司的资金回笼率降低经营风险完成公司下达 的任务目标，使公司经营持续有秩进行，加强管理规范化，特制定本规范及流程。 二、二、 单据的制定：单据的制定： 水电费计收由工程部于每月 25 日抄录统计数据及计费单价，汇总计算每户总额给财务 部； 财务部对物业提交数据进行复核， 计算出具体费用后于租金发生月2 日前连同租金、 管理将结算单打印交由商管部审核后发出，商户于每月10 日前交缴相关费用。 三、三、 欠费预警流程：欠费预警流程： 预警级别欠费严重程度 租金发生月的 10 日前未缴清 费用 一级 告书,含两天的滞纳 金,限期 3 天内缴清。 租金发生月的 20 日前未缴清 费用 二级 告书,含滞纳金,限期3 天内缴清。 租金发生月的 28 日前未缴清 费用 三级 14.2 条,采取相应措施 (如停止水电供应).。 租金发生次月的 5 日前未缴 四级 清费用 租金发生次月的 15 日前 发放律师函。经营公司主管领导 总经理 租金发生月的 29~30 日 发放警告函 ,根据合同CCP 总经理助理及 租金发生月的 22 日发 放第二次租金催缴通 CCP 商管经理 启动程序 租金发生月的 13 日发 放第一次租金催缴通 CCP 商管经理 上报级别 五级进入法律程序。经营公司总经理 优质.参考.资料 WORD 格式整理版 四、四、 租金费用收缴流程：租金费用收缴流程： 1 1．费用催缴的责任费用催缴的责任： 1） 责任部门：财务部、商管部、公司法务，催款具体责任人及责任范围见租金收缴流程。 2） 财务部及于每月 2 日前及时准确出具结算单据，并由专人跟踪费用清缴情况，及时将 清缴情况以书面形式告知商管部。如因财务出单或告知不及时而影响费用清缴的，由 财务部承担延误责任。 3） 商管部在收到单据后， 商管人员应及时发放催款， 并且每天与财务对单了解清缴情况， 商管人员根据自已的责任任务及时完成催款工作并积极配合其它责任人的催款，以确 保无坏帐发生。如因商管人员责任心不强而延误影响清缴工作的，应承担相应的处罚 延误责任。 4） 对因合同执行原因或恶意欠款的商户，经公司管理层批复由法务处理的，公司法务应 及时与商管了解情况协助催款工作和法律诉讼处理。如因法务压单或处理不及时而延 误的，应由法务承担相应处罚责任。 5） 在整过费用收缴过程中，相关责任部门若因本部门原因而延误时间，由相关延误人责 任。 2 2．租金收缴流程：．租金收缴流程： 流程完成时限责任部门 租务部 财务部 审核商户经营实力及品牌定位符合程度，与商户签订租赁合同， 商户入场前 并于当日将合同录入 ERP 系统，由财务进行审核 界定商户进场时间、开业时间及起租时间商户入场前租务部 与商户签订《商户员工手册》 、 《商户公约》等我司的营运制度 规范,根据商铺的设备设施情况,通知商户收铺时间 工程部于每月 25 日为商户水电表进行抄录，核对录入电脑并传 送至财务部 商户开业前商管部 每月 25 日工程部 优质.参考.资料 WORD 格式整理版 财务部在租金发生月的 2 日前印发商户租赁结算单，并交商管 部签收 租金发生月 的 2 日 财务部 商管部核对租赁结算单，并向商户发放，由商户签收 租金发生月 的 3 日 租金发生月 的 10 日 （如遇节假 日则顺延） 商管部 商户向财务部缴交各项费用，商管部与财务部确认商户的缴交 情况 财务部 商管部 财务部统计 10 日前未按时缴交费用的商户清单，并将清单及印 租金发生月 发的《第一次催缴费用通知书》交商管部签收（含2 天滞纳金， 的 12 日 限 3 天内交清） 财务部 商管部核对财务清单，并对〈第一次催缴费用通知书〉进行发 放，由商户签收（含 2 天滞纳金，限 3 天内交清） 租金发生月 的 13 日 商管部 商管部对未按时缴交费用的商户进行催缴工作 租金发生月 的 14~20 日 商管部 财务部统计未缴交费用的商户清单，并将清单及印发的第二次 《催缴费用通知书》交商管部签收（包含滞纳金，限3 天内交 清） 租金发生月 的 21 日 财务部 商管部核对财务清单，并对第二次催缴费用通知书进行发放， 由商户签收 租金发生月 的 22 日 商管部 商管部对未按时缴交费用的商户进行催缴工作 租金发生月 的 23~28 日 商管部 商管部对未按时缴交费用的商户发出警告函，根据合同14.2 条 约定采取相应的措施（如停止水电供应等） 租金发生月 的 29~30 日 商管部 经公司审批，商管部对仍未缴交费用的商户发放律师信（由挂 号信或快件的形式） 租金发生的 次月 5 日 商管部 优质.参考.资料 WORD 格式整理版 商管部统计仍未缴交费用的商户，向管理层报审，可否进入法 律程序 租金发生次 月 15 日 商管部 经管理层审批后，将三次催缴的签收单交法务部备案，进入法 律程序 管理层审批 后 法务部 对于进入法律程序的商户，财务部进行核算并扣取押金 管理层审批 后 财务部 商管部由公证见证扣押商户资产并进行封铺，行政部对扣押的 商户资产进行清点封存 3 3．结算出单流程：．结算出单流程： 管理层审批 后 商管部 行政部 财务部 优质.参考.资料 WORD 格式整理版 租金发生月的第 2 日前，由财务部印发租赁结算单并交商管部 租金发生月的 3 日，商管部核对租赁结算单，并向各商铺进行派发 租金发生月的 3~10 日，商铺向财务部交纳各项费用 租金发生月第 11 日，财务部印发第一次催缴费用通知书，交商管部 签收 租金发生月的 12 日，商管部发放第一次催缴费用通知书，交商户签 租金发生月 13~20 日，商管部以电话或面谈的形式向商户催缴欠款 租金发生月第 20 日，由商管部统计欠费情况，并提交报告给管理层 租金发生月第 21 日，财务部印发第二次催缴费用通知书，交商管部 签收 租金发生月第22日， 商管部发放第二次催缴费用通知书租赁结算单， 交商户签收（此次包含滞纳金） 租金发生月第 23~28 日，商管部以电话或面谈的形式向商户催缴欠 租金发生月第 29~30 日，商管部对未按时缴交费用的商户发出警告 函，根据合同 14.2 条采取相应的措施（如停止水电供应等） 租金发生次月第 5 日，对仍欠租商户，由律师事务所发出律师信作 最后通知，并以挂号信或快件形式寄发 租金发生次月第 10 日，对仍欠租商户，商管部请示管理层是否进行 法律诉讼 法庭判决或庭外 和解 法院结案及执行 优质.参考.资料 结案 WORD 格式整理版 4 4．商户质疑流程商户质疑流程 商户至商管部，对租赁结算 单的数据产生疑问 合同条款界 定不清 财务数据计 算错误 工程数据错 误 商管部与商户 协商，制定明 确的合同条款 商管部接到商户质疑当 日，交财务部重新核算， 财务部 1 日内给商管部回 复 商管部接到商户质疑当 日，交工程部重新核实， 工程部 1 日内给商管部回 复 协商未 解决 协 商 解 决 核 算 有 误 核 算 无 误 核 实 有 误 核实无 误 交 法 务 部处理 财务部印发新 租赁结算