客户服务部岗位职责及管理制度

精品文档---下载后可任意编辑 金第房地产公司客户服务部 岗位职责及管理制度 目录 一、 目的 二、 岗位编制和职责 （一）、岗位编制图 (二)、职责 1、客服部职责 2、部门经理职责 3、外勤职责 4、内勤职责 三、 职责权限 四、 客服部工作法律规范 (一)、服务原则 （二）、服务公约 （三）、服务态度法律规范 （四）、行为法律规范 五、 客服部工作制度 六、投诉受理制度 (一）投诉受理程序： (二)受理投诉要求： （三）与客户沟通的方法 (四）投诉处理单 一、目的 明晰客户服务的职责范围、组织架构、明确各岗位的工作责任和权限，统一服务法律规范确定服务标准,及时、公正地处理客户投诉改进服务质量，满足客户的合理要求和愿望,使服务信息得以及时反馈。客户服务部是企业形象的体现，起着桥梁与纽带的作用，肩负着贯彻企业服务理念，为客户提供优质、满意服务的重任,同时扩大企业品牌的市场影响，提升企业形象，增强企业竞争力. 二、岗位编制和职责 （一）岗位编制图 客户服务部 部门经理 外勤 内勤 （二） 职责 1、客服部职责 (1）、项目前期客户服务部的工作 ①、物业管理的早期介入,参加项目的规划、设计和建设，从方便业主生产、生活和物业管理服务的角度提出意见和建议,使建成后的物业能满足业主或使用人的要求. ②、工程施工期间,常驻现场,参加工程例会，查询技术资料，逐步熟悉工程状况和机电设备安装与运行情况。 （2)、项目交房前客户服务部的工作 ①、销售前根据项目的具体情况制定物业服务内容,确定服务级别标准。 ②、委托物业服务评估监理机构对物业服务费用进行测算。并将所制定的物业费标准、级别报区县建委小区办备案。 ③、制定编写《前期物业服务合同》和《业主规约》。并将以上文件列入销售合同附件向业主公示。 ④、配合项目销售，收集客户对项目今后物业服务的意见与建议，跟踪了解业主动态。 ⑤、通过招投标方式为前期物业服务选聘物业服务公司,与其签订《前期物业服务委托合同》并制定相应的物业服务与费用的标准。 ⑥、参加工程验收接管工作，协调、督促、监督、检查物业公司根据验收标准，按时接管物业。 ⑦、参加项目交屋工作,指导、检查物业公司按交屋时限和入住标准及要求，全面完成业主入住工作. （3）、项目交房后客户服务部的工作 ①、做好业主入住后的客户服务工作,对业主入住后提出的有关房屋质量问题，协调工程部门和施工单位进行跟进维修. ②、监督、检查物业公司根据物业服务标准为业主入住后提供的物业服务工作. ③、交屋以后与街道办事处、派出所、小区办沟通并联络业主尽快召开业主大会,及时组建业主委员会。 ④、督促工程部门加快对小区公共设备设施进行完善,达到向业主委员会移交的条件. ⑤、与业主委员会完成公共设备设施的交接工作。 ⑥、及时了解掌握国家和北京市政府关于物业管理方面的法律、法规变化情况，为公司领导决策当好参谋。 (4）、日常管理 ①、收集和接待客户的投诉，并配合协调公司相关部门解决。 ②、建立健全客户档案管理信息系统。 ③、配合公司新的项目销售，做好策划宣传工作，对已有项目的业主组织丰富多彩的活动，将公司的项目制作成纪录片. 2、部门经理职责 （1）制定具体客户服务部的计划落实与执行； （2）利用现有资源，制造性建立客户和公司利益共同体； (3）定期组织部门会议,部署工作安排、传达公司精神，督导并落实; (4）对重大客户投诉或群诉的处理，及时反馈相关部门和人员； （5）品牌推广方案及活动计划的制订与实施； （6)协调客户服务部和公司各业务部门、相关职能部门的关系； (7）完成领导交办的其他工作，以及主动配合其他部门完成相关工作； （8）主动履行修改、完善本部门的职责义务. 3、外勤职责 （1）项目筹划期做好物业评估测算、销售前期的准备工作； (2)项目施工期间逐步了解设备情况及施工进度； (3)项目竣工协助物业公司做好入住业主的服务工作,对存在的问题及时与施工方协调处理; （4）建立和完善客户关系管理各项制度及客户关怀计划; (5）组织、实施客户满意度调查、信息反馈统计及社区文化建设。 4、内勤职责 （1）建立健全档案管理，做好资料的收集与整理工作; （2)根据公司规定做好考勤的统计工作； （3）统筹管理投诉电话、安排日常工作; (4)对来电话人员咨询、投诉、建议及意见进行解答和记录； （5）协助维护客户关系、客户资料统计、客户满意度电话调查、客户电话回访等工作。 三、职责权限 在日常客服体系中要明确客服人员职责分工与权限标准,各岗位人员根据本人的岗位职责、权限在工作中建立联系,履行相应职责，为正确有效实施客户服务工作提供保证。 1、客户服务部的职责和权限由公司总经理办公会确定和授权。 2、部门经理负责本部门的落实及组织架构人员的配置和分工。 3、各岗位人员在部门经理的统领下负责履行各自的具体岗位职责。 四、客服部工作法律规范 （一)服务原则 1、一切为客户满意原则 2、诚实信用的原则 3、首问负责的原则 4、团结一致、主动协作的原则 （二）服务公约 客服人员必须做到:热情服务、态度和气、语气亲切、语调柔和 用语简练、吐字清楚、耐心解释、保守机密。 (三）服务态度法律规范 1、客服部人员在与客户对话时要心平气和，语调适中.做到“您好”、“对不起”、“请原谅”、“谢谢”、“请问“、“不客气“、“请”、“请稍等”、“再见”不离口. 2、有求必应,话语诚恳，耐心解答，对客户不教训、不责备. 3、得理让人，不与客户争辩、顶撞。 （四)行为法律规范 1、工作中要使用“您好、请、对不起、没关系、谢谢”等礼貌用语。 2、同事、领导相遇应互相问候或点头表示致意. 3、举止言行要热情、大方、端庄、态度诚恳、忌带脏字或出言不逊. 4、上级或重要来宾到办公场所，在场人员应起立、并作简要介绍。 五、客服部工作制度 1、员工自觉遵守公司规定的考勤制度，外出办事不能打卡的须按公司规定填写未打卡说明。 2、在为客户服务时，应谨记自己代表公司的形象，应注意个人言行举止，担负建立、维护公司及项目品牌的重要职责，要友好、热情、精神饱满地为客户服务，遇无法解决的问题时，应及时向上级反映，不可掩盖事实。 3、妥善建档管理，并建立业主档案电子数据库。 4、严守客户秘密，尽量避开涉及客户隐私,引起客户的反感、误会。 5、保障客户信息、企业信息的安全是客服部在提供服务时的基本准则。仔细执行《保密法》的规定。 6、在接待中要平等相待，不论来宾职位高低,都应在力所能及的情况下，主动、积极地为来宾提供方便,耐心、周到地为来宾服务. 7、写好接待记录。接到接待通知后,询问清楚来访者的身份、姓名、性别、工作单位、联系电话、来访事由，填写好《来访登记薄》。 六、投诉受理制度： (一）投诉受理程序： 记录投诉内容 判定投诉性质 调查分析投诉原因 确定处理责任人或单位 提出解决投诉的方案 答复业主 解决业主提出的问题 回访 总结评价 （