行政部、后勤保障部-岗位职责
第二部分第二部分行政部岗位总体工作说明书行政部岗位总体工作说明书 一、行政部架构图 行政主任行政主任 行 政 助 理 行 政 督 导 水 电 工 程 部 前 台 文 员 保 安 队 长 保 安 队 员 二、目的目的 明确各级岗位的岗位职责及培训的控制要求,以确保各级岗位的从业者具有 承担其职责的能力。 三、适用范围三、适用范围 本文件适用于本公司管理体系规定职责的所有在职人员. 四、定义四、定义 根据岗位职责需要,安排在职人员学习相关作业规范,操作程序及相关的岗位 技能等内容,以提高在职员工的岗位技能、管理水平。 五、权利五、权利 (1)行政部 ①负责统筹安排各级管理人员所需的管理知识培训; ②负责统筹安排执行生产部破碎工、磨工、磁重选工的岗位培训; ③负责监督各部门岗位培训之执行状况. (2)各部门 负责统筹安排执行本部门各级在职人员的岗位培训,必要时进行岗位资格考 核。 六、各部门各级岗位的具体工作说明如下六、各部门各级岗位的具体工作说明如下: : 1 1、办公室主任、办公室主任 ① 负责行政部的行政人事管理和日常事务, 协助总经理搞好各部门之间的综合协调, 落实公司规章制度,加强时各项工作的督促和检查,沟通内外关系,保证上情下达 和下情上报;负责对会议文件决定事项进行催办,查办和落实,加强对外联络,拓 展公关业务;负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订。 ② 根据公司领导意图和发展战略,负责起草公司年度工作计划年度工作总结和其他 重要文件,牵头或协助公司的规划研究。 ③ 组织安排公司办公会议,或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动, 做好 会议记录和整理会议纪要,根据需要按会议决定发文。 ④ 负责公司中心文件档案管理及流程的控制与审核。 ⑤ 负责根据企业业务发展合理制定机构设置,人员编制方案, 关键岗位职责等相关工 作。 ⑥ 监督优化企业人力资源配置, 确立并贯彻执行企业薪酬体系, 员工绩效考核制度, 合理控制人力资源成本和行政管理费用. ⑦ 负责企业信息化管理实施, 检查公司网络、通讯等办公设施的高效运行,为公司的 正常经营活动提供有力保障. ⑧ 负责公司后勤、保卫、绿化、环境卫生、安全生产等工作。 ⑨ 组织企业各项文化活动,推进企业文化建设. ⑩ 完成领导交办的其他任务. 2 2、行政助理、行政助理 ①负责公司员工考勤记录登记工作和人事异动表统计工作。 ②负责公司人员的招聘、录用、考核、奖惩等人事工作。 ③负责办理劳动合同的签定或续签、解徐、终止等工作。 ④负责公司物料的采购、入帐、领取和统计工作,及加强与供应商的联络。 ⑤负责公司的各类合同及人事档案资料的归案工作. ⑥负责公司办公室办公设备维护工作和办公环境的监督检查工作. ⑦负责票据的入仓登记、编号、盖章领取等相关工作。 ⑧配合财务部做好员工工资发放的复核工作. ⑨负责各管理处报销单的审核及送批工作。 ⑩配合办公室主任加强与各管理处的沟通,并定期到各管理处检查工作。 ⑪负责公司各类执照证书的年审、变更等相关工作。 ⑫完成领导交办其他任务。 3 3。前台文员。前台文员 ① 负责公司进入办公场所的所有不定期客的招呼、接待、登记、导引,对无关人员、 上门推销和无理取闹者,阻挡在门外或协助保安人员处理. ② 负责公司电话总机的接转、记录及维护. ③ 协助相关部门文件、资料、文字、图案的处理工作。 ④ 定期编制、完善公司各部门电话号码一览表. ⑤ 负责公司员工工卡的编制和发放以及名片的外印联络工作。 ⑥ 负责公司前台打印、传真机、复印机的使用、维护和日常管理工作。 ⑦ 来客来访的接待、来宾引领、咨询、解答等相关工作。 ⑧ 前台办公区域环境卫生的监管工作。 ⑨ 负责公告文件的张贴、会议电话通知、部门间信息传达,及承办领导委托的其他 事宜。 ⑩ 完成领导交办的其他任务。 4 4。保安队长。保安队长 ① 根据所辖区域大小和当地社会治安情况,对保安人员的配备提出合理建议,实行 24 小时值班制度。 ② 建立正常的巡逻制度并明确重点保卫目标,做到点、面结合,该项工作可根据环境 情况的不同而调整. ③ 负责做好各岗位人员到岗的交接及值勤情况的记录工作。 ④ 熟悉所辖区域消防设施的布局、设置,并定期经常检查设施是否完好、有效、预 防火灾事故的发生。 ⑤ 接等来访和客房投诉,及协助处理各种纠纷和治安违规行为,并做好处理情况记 录。 ⑥ 与周边建立联防联保制度,及与公安派出所所建立良好的工关系。 ⑦ 定期对保安人员进行职业道德教育和业务培训。 ⑧ 负责电房的日常管理和按规程操作。 ⑨ 负责保安宿舍的日常管理工作。 ⑩ 完成上级或领导布置的其他工作. 5.5.保安队员保安队员 ① 遵纪守法,遵守公司的规章制度,保安在工作中做到不违法犯法,依法值勤,遵守公 司的各项规章制度和劳动纪律,做到不迟到、不早退、不擅自离岗 ,提前十分钟到岗接 班. ② 听从指挥,服从工作布置与安排。 ③ 着装整齐、装备佩带完整,不穿拖鞋上岗,坐立姿势严肃正规。皮带、盾牌、肩章必须 佩带完整. ④ 讲文明、讲礼貌、讲卫生;做到文明值勤,不粗言秽语,不打人,不骂人。保持岗位 卫生整洁。 ⑤ 做好来访的登记工作。 ⑥ 做好物品搬出的登记和检查及放行工作。 ⑦ 发现问题及时汇报,并做到熟记报警电话、懂得报警及懂得使用消防器材。 ⑧ 维持保安员宿舍的卫生清洁,定期打扫.不准带外人进入宿舍,更不得在宿舍嫖娼、聚 赌及大声喧哗。 ⑨ 团结友爱、互相关心、互相帮助.保安员之间不许吵架、打架,出现矛盾时听从调解、 相互尊重. ⑩ 完成上级或领导交办的其他任务。 6 6.水电工程部.水电工程部 ①维护和管理公司配套设施以及公共场地的正常使用。 ②每月进行定期巡查,确保公司的公共设施完好;对公司消防设施进行检查及保养; 消除各种安全隐患。 ③各部门设施如需维修,需先向行政部索取报修单,填写清楚报修事项,损坏原因 以及损坏情况;行政部统一将报修单交水电工程部,由该部门进行维修。 ④对公司各部门的“报障”进行维修。维修项目,要求小修不过夜,中修不超过一 天,大修不超过三天,必须按时完成维修任务.如有实际困难可申报领导协调解决。 整体维修工程另行安排。 ⑤每天根据主管的工作安排,按时按质地完成任务,并做好故障维修纪录。 7 7。。 行政督导行政督导 ① 负责各种文字、文件材料的缮印传递及文件、函电的收发、登记、保管和催办, 各类文件的发文核稿等相关工作。 ② 负责整理、保管文书档案,处理来信及大事记的编写。 ③ 协助行政主任起草各种公文(文件),并撰写除了公文以外的其他有关应用文。如 计划、制度等. ④ 负责筹备和组织各种会议,以及编制有关材料,如撰写会议报告、会议纪要、会议 记录,并负责发文工作. ⑤ 协助领导安排工作日程并处理有关文件。 ⑥ 收集整理各种信息材料,处理公共关系事务,随时提供有关情况资料。 ⑦ 负责公司固定资产的盘点、统计及登记等管理工作。 ⑧ 配合行政主任对公司各项工作的督促和检查,沟通内外联系,及负责对公司例会 文件决定的事项进行催办、查办和落实,并及时将情况向公司领导反馈. ⑨ 负责对员工行为规范和办公环境工作进行检查督导。 ⑩ 协助部门开展各种培训工作和组织各种行政文体活动