药房计算机系统的操作和管理程序

药房计算机系统的操作和管理程序 1．目的：为了加强门店计算机系统的管理，充分发挥计算 机在实际工作中的作用，根据公司与门店实际情况，特制定 该程序。 2．依据： 《药品经营质量管理规范 3．范围：本制度适用于连锁门店对计算机系统的操作和管 理。 4．职责：门店所有人员对本程序负责。 5．内容： 5.1 计算机系统采用时空软件进行经营管理，由信息管理部 指定专人管理，不得进行与工作无关的操作。 5.2 授权：依据各岗位的工作职责，授予相关人员的系统操 作权限并设置用户名、密码，任何人不得越权、越岗操作。 5.2.1 操作权限由各门店依据工作职责申请，填写《计算机 系统操作权限申请表》并交质量管理部部门审核。 5.2.2 质量管理部门根据申请人的工作情况进行审核，审核 应有明确的处理意见。 审核完毕后，由系统管理员授予申请人用户名、5.2.3． 初始密码和相应的权限。 5.2.4 质量管理部负责跟踪检查权限使用情况，如若与岗位 或职责不符，及时向系统管理员提出调整。 5.3 登录：各操作岗位通过输入用户名、密码等身份确认方 式登录系统，并在权限范围内录入或查询数据，未经批准不 得修改数据信息。 5.3.1 修改各类业务经营数据时，操作人员在职责范围内提 出申请，经质量管理人员审核批准后方可修改，修改的原因 和过程在系统中予以记录。 5.3.2 系统对各岗位操作人姓名的记录，根据专有的用户名 及密码自动生成，不得采用手工编辑或菜单选择等方式录入； 5.3.3 系统操作、数据记录日期和时间由系统自动生成，不 得采用手工编辑、菜单选择等方式录入。 5.4 药品经营过程使用计算系统，分别由相关人员录入和保 存： 5.4.1 基础数据库：供货单位及其销售人员、购货单位及采 购人员、采购品种、委托运输单位等，由专职质量管理． 人员依据审批合格的资料据实录入、更新和保存。其他人员 只能查询和使用。 5.4.2 采购环节：采购人员应依据系统基础数据库生成采购 订单，采购订单确认后，生成采购记录。拒绝出现超出经营 方式或经营范围的采购订单生成。 5.4.3 收货环节：药品到货时，收货人员核对采购订单，对 照实物确认相关信息无误后，方可进行收货，并在系统中进 行收货确认，通知验收人员验收；冷藏药品到货还须登记收 货记录。 5.4.4 验收环节：验收人员按规定进行药品质量验收，在采 购订单的基础上导入生成验收记录的基础数据，对照药品实 物录入药品的批号、生产日期、有效期、到货数量、验收合 格数量、验收结果等内容并确认后，生成和保存验收记录。 5.4.5 储存环节：入店时，依据质量管理基础数据，自动识 别处方药、特殊管理的药品以及其他国家有专门管理要求的 药品，将其药品放入相应的储存区域。 对依据质量管理基础数据和养护制度，:养护环节 5.4.6． 库存药品按期自动生成陈列药品检查计划，养护人员依据养 护计划对陈列药品进行有序、合理的养护并生成和保存养护 检查记录。 5.4.7 销售环节： 5.4.7.1 对于国家有专门管理要求的药品， 不得超数量销售； 5.4.7.2 与结算系统、开票系统对接，对每笔销售自动打印 销售票据，并自动生成销售记录； 5.4.7.3 据质量管理基础数据，对拆零药品单独建立销售记 录，对拆零药品实施安全、合理的销售控制； 5.5 对经营过程中发现的质量有疑问的药品的控制： 5.5.1 各岗位发现质量有疑问药品， 在系统中及时锁定药品， 并通知质量管理人员处理。 5.5.2 质量管理人员接到通知后，调查确认不属于质量 问题的解除锁定，属于不合格药品的在系统生成不合格记录； 5.5.3 系统对质量不合格药品的处理过程、 处理结果进 行记 录，跟踪处理结果。 ． 5.6 效期控制：对店内药品有效期进行自动跟踪和控制，对 近效期药品进行预警提示、超有效期药品自动锁定及停售。 5.7 数据安全： 5.7.1 采用安全、可靠的方式存储和备份各类记录和数据 5.7.2 计算机系统按日备份，备份数据除存于服务器外，另 存一份到移动硬盘上。 5.7.3 移动硬盘存放在安全场所，防止与服务器同时遭遇灾 害造成损坏或丢失； 5.7.4 数据至少保存 5 年。