电子邮件礼仪

电子邮件礼仪电子邮件礼仪 电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是利用电子计算机 所组成的互联网络，不仅安全保密、节省时间，又不受篇幅的限 制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。 （一）使用电子邮件的优点及缺点 １ ．优点 （１）不用信纸和笔，用电脑就可以了。 （２）免费使用，免贴邮票，免投邮筒，直接成本只是费。 （３）安全性高，不用担心信件遗失。 （４）没有收信人人数的限制。 （５）速度快，一般情况下是即发即收。 ２ ．缺点 （１）须有电脑，有使用场合的限制，最基本的条件是有一 部电脑并且能上 网，收信人也要具备收信的能力。 （２）只能传递信息，无法传递有形的物体，无法取代传统 的包裹或货物邮 递。 （二）电子邮件的格式与内容 （１）纯文字格式：任何版本皆可收发，档案小，但无法加 入图片、声音等。 （２） Html 格式：可加入图片、声音等多媒体，还可变换 字型、大小、位置、插入图片，甚至超链接，要求 IE 的版本在 ３ ．０ 版以上，且档案较大。 （３）你可以把文件附加在 E 唱 mail 中。最好不要使用很 大的附件，除非你知道收信人确实需要。 （三）收发电子邮件 收发电子邮件是人们利用网络办公最常见的手段， 也是最重 要的方式。在收发电子邮件的不同阶段，大家务必要遵循一定规 则。 １ ．撰写与发送 电子邮件的撰写与发送皆有一定规定和要求： （１）为节约费用，在撰写电子邮件时，尤其是在撰写多个 邮件时，应在脱机状态下撰写，并将其保存于发件箱中。然后在 准备发送时再连接网络，一次性发送。 （２）利用网络办公时所撰写的必须是公务邮件，不可损公 肥私，将单位邮箱用做私人联系途径之用，不得将本单位邮箱地 址告诉亲朋好友。 （３） 在地址板上撰写时， 应准确无误地键入对方邮箱地址， 并应简短地写上邮件主题， 以使对方对所收到的信息先有所了解。 （４）在消息板上撰写时，应遵照普通信件或公文所用的格 式和规则。邮件篇幅不可过长，以便收件人阅读。 （５）邮件用语要礼貌规范，以示对对方的尊重。撰写英文 邮件时不可全部采用大写字母， 否则就像是发件人对收件人盛气 凌人的高声叫喊。 （６）不可随便发送无聊、无用的垃圾邮件，无端增加网络 的拥挤程度。 （７）要保守国家机密，不可发送涉及机密内容的邮件，不 得将本单位邮箱的密码转告他人。 ２ ．接收与回复 接收与回复电子邮件时，通常应注意以下几点： （１）应当定期打开收件箱，最好是每天都查看一下有无新 邮件，以免遗漏或耽误重要邮件的阅读和回复。 （２）应当及时回复公务邮件。凡公务邮件，一般应在收件 当天予以回复，以确保信息的及时交流和工作的顺利开展。若涉 及较难处理的问题，则可先电告发件人已经收到邮件，再择时另 发邮件予以具体回复。 （３） 若由于因公出差或其他原因而未能及时打开收件箱查 阅和回复时，应迅速补办具体事宜，尽快回复，并向对方致歉。 （４）不要未经他人同意向对方发送广告邮件。 （５）发送较大邮件需要先对其进行必要的压缩，以免占用 他人信箱过多的空间。 （６）尊重隐私权，不要擅自转发别人的私人邮件。