浅析对医用耗材采购管理的内部审计

浅析对医用耗材采购管理的内部审计 [摘要]伴随着医院医用耗材使用量的不断增加，医用耗材作 为医院成本组成之一，在医院成本管理中的地位不断提升。加强 对医院耗材采购管理的审计监督，有助于规范医用耗材管理，有 效防范医院财务风险， 本文对医用耗材采购全过程的内部审计进 行了初步探讨。 [关键词]医用耗材;采购;审计 近年来， “看病贵”依然是社会关注的焦点之一，也是医患 关系紧张的重要原因之一。随着医疗体制改革的不断深入，新医 改推行药品零差价政策，一定程度上控制了药品贵的现象，作为 医院成本组成之一的医用耗材也随之映入人们眼帘。 以某家县级 三级医院为例， 2013 年医用耗材支出占医疗总成本支出 14.15%， 2014 年医用耗材支出所占比例为 15.97%，由此可以看出，医院 的医用耗材使用量是非常惊人的，也是造成“看病贵”特别是手 术费用昂贵的重要原因之一。 1 医用耗材采购管理内部审计的意义 伴随着医院医用耗材使用量的不断增加、品种的不断增多， 医用耗材在医院成本管理中的地位不断提升， 通过加强医用耗材 采购管理的审计监督， 加强对耗材采购全过程中各个环节进行分 析和审查，有助于规范医用耗材管理，有效防范医院财务风险， 进而促进医院廉政建设，提高医院整体经济效益。 2 医用耗材采购管理内部审计的内容 2.1 医院内部控制制度审计 医用耗材采购的内部审计除了对采购全过程的跟踪审计之 外，必须审查医院内部控制制度的健全性、完善性和有效性。耗 材采购的相关部门都应制定相应的工作制度及流程，如采购流 程、验收制度等等，明确各部门或人员的职责权限及相应的请购 审批手续，做到采购和付款过程中不相容职务相分离，如采购预 算的编制与审批、采购预算的审批与执行、请购与审批等。 2.2 采购全过程审计 医用耗材采购的内部审计不同于常规财务审计模式， 在耗材 采购之前就应介入审查，审计的重点应从科室申请、采购招标、 合同签订到验收入库及付款整个采购全过程中的行为是否规范 进行。 第一，采购前的审计。在医院具有良好内部控制制度的前提 下，医用耗材在采购前都应由需求科室填写耗材采购申请表，并 逐级经相关部门或人员审批后， 最终提交至医院设立的专门统一 负责采购的部门进行采购。 审计人员则应重点对是否按要求办理 请购手续、采购申请是否按医院规定经权限人审批、是否超出部 门预算等进行审计。 第二，采购招标审计。医用耗材采购一般采取公开招标、竞 争性谈判、询价等方式，招议标由采购部门负责组织安排，提请 使用部门、审计、监察、财务及其他相关部门参与。招议标应遵 循公开、公平、公正、诚实信用的原则，参与人员应对每个投标 公司的资质进行审查，整个过程应有完整、清晰的书面记录，中 标结果需全部参与人员签字确认。 内部审计应重点对采购部门是 否采取合理的方式进行招议标、相关部门是否都参与、投标公司 提供的资质文件是否符合要求、 最终价格是否不超过政府采购中 标价等进行审计。 第三，合同签订审计。根据中标结果，采购部门负责签订合 同(协议)。在合同审计中，首先审计人员应重点审查合同条款是 否明确、齐全、内容完整，切实可行并符合法律法规，以及有无 损害医院利益的条款;其次是合同签约方以及耗材名称、规格、 价格等是否与中标结果一致，注册名、规格是否与提供的医疗器 械注册证一致;此外对方提供的资质是否齐全，如：医疗器械注 册证、营业执照、组织机构代码、税务登记证、许可证、法人授 权委托书及身份证复印件等，若签约公司是代理商，还需提供上 级代理、厂家对签约方的授权书及上述证照，并通过对资质的审 查确认合同主体经营资格的合法性和有效性， 即对经营范围和有 效期限的审查。 耗材采购可以分为临时采购和长期采购。 临时采购特别是一 些时间紧迫的， 应重点审查采购申请的规范性以及采购价格的合 理性。对于长期采购，经上述步骤签订协议，在协议有效期内， 采购部门每周根据临床、仓库库存需求填制申购表，经相应权限 人审批后，进行批量常规采购。在这后续采购中审计的重点还应 包括审查采购部门采购业务环节记录的规范性和可追溯性。 第四，验收入库审计。医院应建立严格的采购验收制度，确 定验收方式，由专门的验收人员对采购物资进行验收。验收过程 中发现的异常情况，负责验收的人员及时报告，查明原因并及时 处理。 验收入库审计的重点是审查产品的入库名称、 规格、 数量、 金额等内容与实物、发票、合同是否一致，验收程序是否合规， 发现问题是否及时办理退货，验收后是否及时准确入库等。 第五，付款审计。财务部门需加强采购付款的管理，完善付 款流程，明确付款审核人的责任和权力。该环节审计的重点是审 查付款审批手续是否齐全，发票是否有效，发票上名称、规格、 数量、金额等与入库单、合同是否一致，以及是否按合同规定的 付款方式进行付款等。 3 医用耗材采购管理内部审计的建议 医用耗材采购具有很强的时效性，涉及的范围广、品种类别 多，且由于目前内审人员大都为财务专业，缺乏对医用耗材相关 知识的掌握，这也就对医院及内审人员提出了一系列的要求。 3.1 医院应不断完善内部控制制度，创建良好的审计环境; 加强信息化建设，建立完善的采购活动会计系统控制;加强耗材 采购供应管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可 追溯性。 3.2 内部审计应采取多种方式来进行。审计人员可以通过抽 查某一家公司供应的所有耗材，或是选取某月采购的所有耗材， 亦或是对某类耗材比如高值耗材的专项审计等方式来进行审计， 加强对耗材采购的全方位审计监督，维护医院经济秩序。 3.3 内审人员需不断加强业务学习，努力提高综合素质。对 于新的内部审计方法、国内外先进审计经验、自身缺乏的医疗知 识等都需不断加强学习并掌握，并主动在实践中增加业务能力， 从而促使医院内审工作顺利有效地开展。 4 结束语 总之，医用耗材采购管理的审计主要还是集中在对申请科 室、采购部门、财务部门等相关科室行为的审查，复合型的审计 人员、科学规范化的管理都是促进医院管理的必然要求。加强医 用耗材采购管理的内部审计，有利于不断优化医用耗材采购流 程，完善医院医用耗材采购管理，才能有效地降低医院的运行成 本，促使医院持续健康有序发展。