大型会议接待方案范本(3篇)

下载后可任意编辑 大型会议接待方案范本 一、会前 1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。 2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4、确定方案，签订合同，预付定金。 二、会中 1、会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特别要求。 5、会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特别客人(回民)的确认。 6、会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8、会议服务。会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。 三、会后 1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 大型会议接待方案范本（二） 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，访问席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前____小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 大型会议接待方案范本（三） ▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水spa。住：五星酒店(国际会展)第2天08：00酒店统一安排morningcall。▲08：30早餐。▲10：00开始进行会议。▲12：00上午会议结束，会议成员共进午餐。▲13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续进行会议。▲18：00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲19：30-21：____组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、沟通和合作。▲21：00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、棋牌等)，休息。住：五星酒店(国际会展) 第3天▲08：00酒店统一安排morningcall。▲08：30早餐。▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松欢乐的心情，09：00游览。▲11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。▲13：00前往历史名镇参观。会议行程结束。报价：元服务标准及费有分列报价： 车：空调旅游车(含接送、第3天旅游用车)、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐(八菜一汤，十人一桌)、赠：旅游责任保险、旅游意外险____万元/人。横幅一条、摄像制作 一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面： 1、交通费用：交通费用可以细分为： (1)、出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用—主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 (3)、欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、 2、会议室/厅费用/具体可细分为。 (1)、会议场地租金—通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内—比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 (2)、会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置费用—假如不是特别要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特别要求，可以与专业的会议服务商协商。 (4)、其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别寻 找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解—值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关—譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭