大型会议接待方案范本(3篇)

下载后可任意编辑 大型会议接待方案范本 一、会前 1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目。 2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4、确定方案，签订合同，预付定金。 二、会中 1、会议接待。专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备。准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所。专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿。房间楼层及房间号确认，询问是否有特别要求。 5、会议餐饮。用餐时间、用餐标准及特别客人回民的确认。 6、会议旅游。旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐。娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8、会议服务。会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。 三、会后 1、结帐。提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 2、资料。会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 3、合影。会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 大型会议接待方案范本（二） 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 1悬挂会标、徽记、旗帜登。 2设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，访问席签、话筒，并保证音响效果。 3确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 4保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 5摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前____小时到达会场，反复检查会场准备情况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 大型会议接待方案范本（三） ▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水spa。住五星酒店国际会展第2天0800酒店统一安排morningcall。▲0830早餐。▲1000开始进行会议。▲1200上午会议结束，会议成员共进午餐。▲1300-1700下午根据您的时间安排，继续进行会议。▲1800晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。▲1930-21____组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、沟通和合作。▲2100会议成员自行安排娱乐活动保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、棋牌等，休息。住五星酒店国际会展 第3天▲0800酒店统一安排morningcall。▲0830早餐。▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松欢乐的心情，0900游览。▲1130会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。▲1300前往历史名镇参观。会议行程结束。报价元服务标准及费有分列报价 车空调旅游车含接送、第3天旅游用车、票景点第一大门票、会含会议费用、住五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐围餐八菜一汤，十人一桌、赠旅游责任保险、旅游意外险____万元/人。横幅一条、摄像制作 一制订预算制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面 1、交通费用交通费用可以细分为 1、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通2、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 3、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、 2、会议室/厅费用/具体可细分为。 1、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 2、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特别设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 3、会场布置费用假如不是特别要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。假如有特别要求，可以与专业的会议服务商协商。 4、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，假如会议主办方分别寻 找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，假如让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭