外贸跟单岗位职责

外贸跟单岗位职责 外贸跟单岗位职责（作业指导书） 1、跟单作业流程:接单→下单→跟单→联系物流（船务、报关、 货运）→装柜确认→装船确认→制单→寄单→提货跟踪确认→出货 资料整理 三、岗位职责: 1、工作日报 每天及时准确制作《跟单员日报表》上报主管(见附件),在《跟 单员日报表》要体现出每天要出柜的情况（发往的客户与国家）,下 单情况,销售款回收情况,改单情况,异常情况反馈. 2、接单: (1)根据业务员提供的形式发票或客户订单,明确产品的型号、规 格、数量、包装方式、包装量、单价、交货日期及客户的特殊要求 等,核对单价、总金额,核对每个型号的订单量是否余缺,溯源和核对 客户原来订货内容习惯,出现异常时应询问清楚. (2)缮制生产单,在下生产单之前要再次与业务员确认相关的技术 要求等,由销售部负责人签字后,再转递供应部、生产部、技术部,财 务部,最后由总经理签字后,把生产通知单回收归档. (3)把生产通知单归档后,把相关部门对特定生产通知单的反馈情 况与信息要及时反馈给业务员与销售部负责人,特别是生产部与供应 部对生产单的反馈意见与承诺的交货期,以便业务员把握有关信息, 并及时反馈给客户并作针对性的调整. (4)缮制出货计划表,已生成的生产单归汇总后及时缮制出货计划 表,在出货计划表中要体现出客户订单或形式发票号和生产单号,下 单时间,客户要求时间,生产承诺时间,客户的产品名称,我司的产品 编码,订单量,累计出货量和剩余订单量,注明包装量和打托方式.并 知会生产部,销售部等相关的人员. 3、跟踪生产进度: 根据出货计划表跟踪生产进度,要向销售部负责人上报每天的生 产进度与情况,有异常情况要及时反馈.遇到改单的情况下: a、交期更改:若因原材料未能及时到位或生产过程等原因影响交 货期时,跟单员应在《跟单日报表》 中注明反馈,并及时通知业务员和主管,同时客户希望能提前交货 时间,以联络单的形式下达通知. b、增单更改事先与供应部门、生产部门核实、沟通,只有在不影 响公司利益的基础上（如实际尚未安排物料采购及生产）才接受改 单,且接受改单后应及时下达书面通知给各相关部门予补充说明. c.复审更改:生成单下去一段时间后,期间技术或生成发现生产工 艺或技术参数非标. c、交期提前:当客人改单时,应将更改后所编制的新标识物及时 送给包装组. d、生产完工前 2 天,应确认拖柜具体日期,提前 1 天确认具体时 间（尽量选择白天并合理安排、错开货柜出入时间）,并通知生产部 和仓库. e、生产完工前一个礼拜,应向业务员确认客人是否派人到我司验 货.如有,要记录好要验货的具体要求,并及时通知到各个相关部门. 4.船务 ⅰ订舱:确定具体出货日期,收集出柜所需的有关资料: a、“订舱资料”,要向业务员索取客人的船运资料,要在上柜的 前两周获得.船运资料要包括船运公司名字,国内的代理公司（货 代）,联系电话,联系人,联系地址. b、提供订单各项的体积、毛重、净重、数量给货代（我司操作 货代和客人货代） c、“订舱确认书”传真给代理或货代确认——拖柜时间、船期 等相关内容,确认后回传本公司. d、准备核销单,报关委托书,空白 a4 盖公章纸给我司操作货代, 每个核销单寄出前要记录好每个核销单的单号,以备查核. ⅱ.表格“订舱确认书”（客人货代、我司操作货代确认回传） ⅲ.订舱需具备的基本资料: a）收、发货人的名称及地址 b)目的港 c)客人指定船运公司或货代 d)唛头 e)单据要求 f)货物品名、数量、柜型、毛重、净重、立方数等 订舱时间:应在客人订单确认后第 1 周内,最迟应早于船期 2 周前 确认,旺季时,最好客户下单后就开始订舱,以免爆舱订不到舱位. 5、出货: （1）通知具体上柜时间（至少提前一天）.被通知方包括:**客 人货代、拖柜公司、生产部、仓库.装柜前一定要重新核对“装车清 单”,因订单内容可能有所更改；提供准确的唛头资料给仓库. （2）要第一时间报告经理,确认装车日期、目的港、柜型、装车 内容,产品的型号,数量金额等,并填写“出货单”（一式三份）,之 后确认拖柜车号、货柜号、目的地、客人名称四者是否一致,要对货 运公司有关信息进行备份,特别是货柜司机的联系电话等,如果自己 有事不能到岗,要提前把有关的事宜交代好,提早通知仓库.如同时或 同一天出货 2 个柜或以上时,依次做好计划好装柜的时间,时间要错 开,以免弄错,并向仓库人员说明清楚. （3）出货后当天: 与仓库再次确认:拖柜车号、货柜号与所装内容是否一致. a、与操作货代确认:拖柜车号、货柜号与所到达目的地、客人名 称是否一致,传真“托运确认书”确认后回传本公司. b、通知货代尽速办理客人所需的一切资料. c、收到全部货代资料前 3 天,要跟业务员确认货款的到账情况, 根据不同的付款方式选择相应的放单办法. d、货物报关后,叫我司操作货代传真报关草稿给我司,连同商业 发票发给财务部. 如需海关检货的,货代应提前告诉本公司,协调派员监督装卸,以 免损伤货物. 6、单据制作: a)单据项目:提单(b/l)、原产地证(c/o)、普惠证(a)、发票 (invoice)、清单(pakcinglist)等. b)要根据客人所需的制作单据,老客户可查原来做过的档案,新客 户应了解清楚后运作. c)办理原产地证 c/o 与普惠证（一般原产地证 c/o 与普惠证可在 商检局办理,一般原产地证 c/o 可在贸促会办理）,提供发票,装箱清 单.领取原产地证 c/o 与普惠证需要手签员带上公章才能领取. 7、港杂费用 （1）我司操作货代应明确给我司一份详细的费用清单,须上报经 理签名确认才生效,并送财务备查或核对. （2）客人货代的操作费用如过高,即可与客人交涉,力争减少本 项费用. （3）一般在 b/l 核对好后才能完全确认.主要包括:thc、拖车费、 单证费、换单费、检验检疫费、电放费、操作费、滞留费等.每票货 在 b/l 核对好后,应及时核对好货代的港杂费用催缴书,并安排我司 操作货代垫付,以便客人指定船公司或货代及时放单给我司,避免单 据延误客人无法提货等不良情况发生.我司与我司操作货代之费用采 取月结形式,出货时也应核对每票货的费用.在运输或提货过程中因 对方原因而出错或延误交货的,必须要求对方书面证明确认. （5）核对港杂费用:要货代公司提供每一票的费用清单（thc、 拖车费、单证费、检验检疫费、电放费、操作费,定舱费等）,经过 核对后要附加相关的说明（每单的定单号/客户/船期/柜型/出货时 间）,然后交由经理复核签字,然后送往财务部. 8、货款溯源: （1）每周一汇报已送货收款的情况,以书面的形式给经理. （2）t/t 或信用证到款通知:第一时间通知经理,并在每日的 “跟单员日报表”写清楚（要注明客户公司/订单号/国家/出货时间 /船期,如是定金只写客户公司/订单号/国家）. 9、寄单: （2）单证领回后,先复印一份留底. （3）付款方式是电汇的,在未确认收到全部货款前,绝对不能寄 提单等相关资料或发电放指令. （4）在客人付清货款的前提下,及时将全套单据（提单一式三份 均盖章之正本）寄给客人并通知客人. （6）要业务员联系客人,确认“寄出资