外贸跟单岗位职责

外贸跟单岗位职责 外贸跟单岗位职责（作业指导书） 1、跟单作业流程接单→下单→跟单→联系物流（船务、报关、 货运）→装柜确认→装船确认→制单→寄单→提货跟踪确认→出货 资料整理 三、岗位职责 1、工作日报 每天及时准确制作跟单员日报表上报主管见附件,在跟 单员日报表要体现出每天要出柜的情况（发往的客户与国家）,下 单情况,销售款回收情况,改单情况,异常情况反馈. 2、接单 1根据业务员提供的形式发票或客户订单,明确产品的型号、规 格、数量、包装方式、包装量、单价、交货日期及客户的特殊要求 等,核对单价、总金额,核对每个型号的订单量是否余缺,溯源和核对 客户原来订货内容习惯,出现异常时应询问清楚. 2缮制生产单,在下生产单之前要再次与业务员确认相关的技术 要求等,由销售部负责人签字后,再转递供应部、生产部、技术部,财 务部,最后由总经理签字后,把生产通知单回收归档. 3把生产通知单归档后,把相关部门对特定生产通知单的反馈情 况与信息要及时反馈给业务员与销售部负责人,特别是生产部与供应 部对生产单的反馈意见与承诺的交货期,以便业务员把握有关信息, 并及时反馈给客户并作针对性的调整. 4缮制出货计划表,已生成的生产单归汇总后及时缮制出货计划 表,在出货计划表中要体现出客户订单或形式发票号和生产单号,下 单时间,客户要求时间,生产承诺时间,客户的产品名称,我司的产品 编码,订单量,累计出货量和剩余订单量,注明包装量和打托方式.并 知会生产部,销售部等相关的人员. 3、跟踪生产进度 根据出货计划表跟踪生产进度,要向销售部负责人上报每天的生 产进度与情况,有异常情况要及时反馈.遇到改单的情况下 a、交期更改若因原材料未能及时到位或生产过程等原因影响交 货期时,跟单员应在跟单日报表 中注明反馈,并及时通知业务员和主管,同时客户希望能提前交货 时间,以联络单的形式下达通知. b、增单更改事先与供应部门、生产部门核实、沟通,只有在不影 响公司利益的基础上（如实际尚未安排物料采购及生产）才接受改 单,且接受改单后应及时下达书面通知给各相关部门予补充说明. c.复审更改生成单下去一段时间后,期间技术或生成发现生产工 艺或技术参数非标. c、交期提前当客人改单时,应将更改后所编制的新标识物及时 送给包装组. d、生产完工前 2 天,应确认拖柜具体日期,提前 1 天确认具体时 间（尽量选择白天并合理安排、错开货柜出入时间）,并通知生产部 和仓库. e、生产完工前一个礼拜,应向业务员确认客人是否派人到我司验 货.如有,要记录好要验货的具体要求,并及时通知到各个相关部门. 4.船务 ⅰ订舱确定具体出货日期,收集出柜所需的有关资料 a、“订舱资料”,要向业务员索取客人的船运资料,要在上柜的 前两周获得.船运资料要包括船运公司名字,国内的代理公司（货 代）,联系电话,联系人,联系地址. b、提供订单各项的体积、毛重、净重、数量给货代（我司操作 货代和客人货代） c、“订舱确认书”传真给代理或货代确认拖柜时间、船期 等相关内容,确认后回传本公司. d、准备核销单,报关委托书,空白 a4 盖公章纸给我司操作货代, 每个核销单寄出前要记录好每个核销单的单号,以备查核. ⅱ.表格“订舱确认书”（客人货代、我司操作货代确认回传） ⅲ.订舱需具备的基本资料 a）收、发货人的名称及地址 b目的港 c客人指定船运公司或货代 d唛头 e单据要求 f货物品名、数量、柜型、毛重、净重、立方数等 订舱时间应在客人订单确认后第 1 周内,最迟应早于船期 2 周前 确认,旺季时,最好客户下单后就开始订舱,以免爆舱订不到舱位. 5、出货 （1）通知具体上柜时间（至少提前一天）.被通知方包括**客 人货代、拖柜公司、生产部、仓库.装柜前一定要重新核对“装车清 单”,因订单内容可能有所更改；提供准确的唛头资料给仓库. （2）要第一时间报告经理,确认装车日期、目的港、柜型、装车 内容,产品的型号,数量金额等,并填写“出货单”（一式三份）,之 后确认拖柜车号、货柜号、目的地、客人名称四者是否一致,要对货 运公司有关信息进行备份,特别是货柜司机的联系电话等,如果自己 有事不能到岗,要提前把有关的事宜交代好,提早通知仓库.如同时或 同一天出货 2 个柜或以上时,依次做好计划好装柜的时间,时间要错 开,以免弄错,并向仓库人员说明清楚. （3）出货后当天 与仓库再次确认拖柜车号、货柜号与所装内容是否一致. a、与操作货代确认拖柜车号、货柜号与所到达目的地、客人名 称是否一致,传真“托运确认书”确认后回传本公司. b、通知货代尽速办理客人所需的一切资料. c、收到全部货代资料前 3 天,要跟业务员确认货款的到账情况, 根据不同的付款方式选择相应的放单办法. d、货物报关后,叫我司操作货代传真报关草稿给我司,连同商业 发票发给财务部. 如需海关检货的,货代应提前告诉本公司,协调派员监督装卸,以 免损伤货物. 6、单据制作 a单据项目提单b/l、原产地证c/o、普惠证a、发票 invoice、清单pakcinglist等. b要根据客人所需的制作单据,老客户可查原来做过的档案,新客 户应了解清楚后运作. c办理原产地证 c/o 与普惠证（一般原产地证 c/o 与普惠证可在 商检局办理,一般原产地证 c/o 可在贸促会办理）,提供发票,装箱清 单.领取原产地证 c/o 与普惠证需要手签员带上公章才能领取. 7、港杂费用 （1）我司操作货代应明确给我司一份详细的费用清单,须上报经 理签名确认才生效,并送财务备查或核对. （2）客人货代的操作费用如过高,即可与客人交涉,力争减少本 项费用. （3）一般在 b/l 核对好后才能完全确认.主要包括thc、拖车费、 单证费、换单费、检验检疫费、电放费、操作费、滞留费等.每票货 在 b/l 核对好后,应及时核对好货代的港杂费用催缴书,并安排我司 操作货代垫付,以便客人指定船公司或货代及时放单给我司,避免单 据延误客人无法提货等不良情况发生.我司与我司操作货代之费用采 取月结形式,出货时也应核对每票货的费用.在运输或提货过程中因 对方原因而出错或延误交货的,必须要求对方书面证明确认. （5）核对港杂费用要货代公司提供每一票的费用清单（thc、 拖车费、单证费、检验检疫费、电放费、操作费,定舱费等）,经过 核对后要附加相关的说明（每单的定单号/客户/船期/柜型/出货时 间）,然后交由经理复核签字,然后送往财务部. 8、货款溯源 （1）每周一汇报已送货收款的情况,以书面的形式给经理. （2）t/t 或信用证到款通知第一时间通知经理,并在每日的 “跟单员日报表”写清楚（要注明客户公司/订单号/国家/出货时间 /船期,如是定金只写客户公司/订单号/国家）. 9、寄单 （2）单证领回后,先复印一份留底. （3）付款方式是电汇的,在未确认收到全部货款前,绝对不能寄 提单等相关资料或发电放指令. （4）在客人付清货款的前提下,及时将全套单据（提单一式三份 均盖章之正本）寄给客人并通知客人. （6）要业务员联系客人,确认“寄出资