企业文件编码规则及部门代码

文件编码建议按如下规则： 1. 文件编码结构： 1.1 抬头码：通常是公司简写 1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用 QM 来表示 1.3 文件类别码：代表过程，比如：用 5 来代表与管理职责相关的 1.4 文件序列码：比如，在第 5 部分，用 01 来表示质量目标，用 02 来表示管 理评审等等 1.5 文件版本码：表明文件的版本 2. 各部分详细规则： 2.1 抬头码： 公司简写，用大写英文表示 2.2 文件阶层码： 用大写英文表示，其中，一级文件质量手册用 QM 表示，二级文件程序文件用 QP表示，三级作业文件等三级文件用QW 表示，四级表单用QR表示，外来文 件用 ED 表示。 2.3 文件类别码： 代表文件所属过程，为管理规范，用一位阿拉伯数字表示。特规定为文件类别 码与 ISO9001 各个大点相对应： 代码表示过程标准 4 与体系策划、文件、记录管理相关的质量管理体系 5 与管理职责、质量目标、管理评审相关管理职责 6 与资源管理相关资源管理 7 与产品实现过程相关产品实现 8 与产品、过程测量和监视、持续改进有关测量、分析与改进 2.4 文件序列码： 为两位阿拉伯数字，本部分，从01开始，直到99，在实际编写中，尽量与标准 条文小点对应，比如： 比如，在第 5 部分，用 01 来表示质量目标，用 02 来表示管理评审等等 2.5 文件版本码： 表明文件的版本，用一位大写英文字母和一位阿拉伯数字组成，如：A/0。 比如： ABC/QP/501—A/0 阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的 A/0 版程序文 件 ABC/QW/501—A/1 关于管理职责部分的 A/1 版本的三级文件 ABC/QR/501—A/1 关于管理职责部分的 A/1 版本的记录表单 ABC/ED/501—A/1 关于管理职责部分的 A/1 版本的外来文件 采用上述编码规则的好处在于： 阅读者清楚文件分类和属性 编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。 对应的 ISO9001 标准相关条款“ S 管理层 MT = Management Team 企管中心Enterprise Management Center 技术中心Technology Center 生产中心Production Center 财务中心Finance Center 采购部Purchase Department 质量管理部Quality Management Department 技术研发部Technologe Reserach and Development Department 行政管理部Administration Management Department 客户服务部Customer Service Department 信息管理部Ination Management Department 市场部Marketing Department 销售部Sales Department 计划部Planning Department 设备部Equipment Department 仓储部Storage Department 财务部Finance Department ISO 国际文件编号 目的： 使品质系统所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获 得适当且有效之最新文件。 范围： 凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系 统相关文件均属之。 3.责任和权限： 3.1文件之核准颁布发行： 3.1.1一阶文件：管理者代表/总经理 审核/核准。 3.1.2二阶文件：部门最高主管审核，管理者代表或总经理核准。 3.1.3三阶文件：课长或经理审核，各部门最高主管核准。 3.1.4四阶文件：相关部门负责人审查，ISO 事务局负责人确认。 3.2文件审查：各相关部门负责人。 3.3文件的收集、 编码、 标识、 分发、 回收、 查阅、 销毁及管制： 文管中心 （DCC） 。 3.4外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认。 4.用语定义： 4.1一阶文件：品质手册 4.2二阶文件：品质程序 4.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC 工程图，技术文 件等，凡在制程上须使用的文件均属之。 4.4四阶文件：表单、记录 4.5外来文件：非本公司自有，取自客户及外来有关之图面规格、客户标准、 检验标准和与品质系统有关的法律、法规文件均属之。 5.作业内容： 5.1流程图（附件一）。 5.2文件编号规定（附件二） 。 5.2文件编号说明： 5.2.1经审查通过之各类文件，于颁布发行前，由文管中心文件编号规定给予 统一编码、标识并登录于《文件控制总表》。 5.2.2版本版次制订： 5.2.2.1 版本：以“A”表示，换版以 B、C、D…Z…表示。 5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示。版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响 文件真实内容，则更新为下一版本。 5.3 文件制订、归档： 5.3.1 制订作业： 文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写《文件(制订、修订、废止) 申请 单》注明“制订”，送交各相关单位审核并填写所需份数，经权责主管核准后，送 交文管中心编号、发行、列管。 5.3.2 归档作业： 对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的 文件由 ISO 事务局保存；其他所有文件的原件必须交 ISO 文控存档。 5.4 文件分发： 5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO 事务局发行并记入《作业标 准管理台账》，写明分发分数，并由接收人签名。其他文件由文控中心依《文件 (制订、修订、废止)申请单》所拟定份数加盖蓝色“文件发行” 章发行，并由接收 单位于《文件分发与回收记录表》中签名。 5.4.2 文件补发： 如因文件遗失、破损、参考或工序变动需增加相应份数而补 发时，应填写《文件补发申请单》并注明申请原因及补发份数经由权责主管及管 理者代表核准后即可补发，其间不得自行复印，参照 5.4.1。 5.4.3 文件换页： 修改某份文件中的其中某页时只需更换版次，如超过五次者 全部更换为下一版本。程序文件换页时要在文件封面上说明修改摘要即可。 5.5 暂行文件： 5.5.1发行时机： A客户暂订之需求。 B. 因急需而暂时变更作业标准。 C. 量产前样品试作。 D. 材料代用时。 5.5.2发行程序： 依一般文件制订及发行程序处理， 但须于文件上标示“暂时发 行”章，可暂不编号，但需注明使用期限。 5.6 文件修订、回收、废止： 5.6.1文件需修订，由制订单位填写《文件(制订、修订、废止)申请单》，送交 各相关单位审核，经权责主管核准后进行修改， 修改后的文件经过重新的审核批 准后送交文控中心重新发行；发行最新文件时， 由文管中心回收旧版文件并加盖 红色“文件作废”章，并记录于《文件分发与回收记录表》中。作废原件由ISO 事 务局保存至少三年，复印件销毁。 5.6.2如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象，应即刻寻回，如 果确实无能力找回时，应于《文件遗失记录表》上填写遗失原