酒店采购部管理规范

采购部管理规范 第一节 采购部概述 ( ) 采购部是负责酒店物资采购工作的职能部门，采购部根据酒店各部门工作需要，及时、安全、经济、合理地采购各类物资，保证酒店经营活动的正常进行。 采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度和各项财务制度，严格按照采购程序办理，保证所采购物品的数量齐全、质量可靠、价格合理，严格控制采购成本。 第二节采购部组织结构图 编制：5人 主管：1人 食品采购员：1人 物品采购员：1人 工程采购员：1人 验收员（物料控管，部门资产管理员）：1人 第三节 岗位职责与素质规定 一、办公室 职 务：采购部主管 报告上级：分管领导 督导下级：采购员、验收员 岗位职责 1、 主持采购部的全面工作，保证各项采购任务的顺利完毕； 2、 审批所有的采购单和支出凭证等单据，保证各项采购价格合理，质量可靠，对酒店的各种物资采购质量负有领导责任； 3、 参与审核酒店年度采购计划，进行大宗商品订货的业务洽谈，检查协议的执行和贯彻情况； 4、 负责建立并贯彻管辖业务口的各项工作程序和规章制度； 5、 负责部门预算的编制工作，并在预算内尽量做到开源节流； 6、 熟悉并掌握酒店所需各类物资的名称、规格、用途和价格； 7、 负责督导部门人员在采购工作中严格遵守国家的有关法律法规和酒店的各项规章制度； 8、 组织好部门培训，不断提高部属人员的业务技能； 9、协调采购部与其它部门之间的关系，保证各项工作的顺利开展； 10、完毕上级领导交办的其它各项工作。 职 务：食品验收员 报告上级：采购部主管 岗位职责 1、做好原材料的验收工作，严把质量关和价格关，严禁不符合规定的原材料进入酒店； 2、认真填写验收单，隔天上报财务部门； 3、管理采购部周转备用金，为采购员报销手续齐全的帐单； 4、与采购员协调，做好食品原料的考察工作； 5、负责采购部内部资产的管理和监督规范使用； 6、负责部门各种协议的分类、保管工作，严格遵守保密制度，不得私自外泄任何协议条款； 7、负责收集、整理、收发部门各类单据、凭证等，保证单据完整，走单及时； 8、负责与财务联系，进行付款凭证的管理和相关票据的领用登记工作，并及时报销相关票据； 9、负责与综合部联系，进行部门的考勤上报工作； 10、每月月末进行食品成本分析，对于超支过大的地方，及时提出整改意见，并汇上级领导； 11、完毕上级主管交办的其它工作。 二、采购 职 务：物品采购员 报告上级：采购部主管 岗位职责 1. 负责清洁剂、印刷品、棉织品、洗涤用品、玻璃器皿、瓷器、家具和其它服务用品的采购； 2. 根据采购申请单采购各部门所需物品，并坚持“货比三家”的原则，保证物品质优价廉； 3. 进行市场考察，掌握市场供货情况，及时向上级主管提供最新的市场行情； 4. 协助做好采购物资的验收入库工作，保证所采购的物资符合申购规定，对不合格产品，负责办理退货、补货或调货； 5. 与各部门、供应商之间保持良好的沟通合作，及时收集反馈信息，保证物资采购 渠道畅通进行； 6、根据酒店财务的相关制度，及时将业务口相关供应商的相关付款凭证上报财务部门； 7、参与部门培训，遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度； 8、完毕上级分派的其它工作。 职 务：食品采购员 报告上级：采购部主管 岗位职责 1、 负责餐饮部所需蔬菜、肉类、蛋禽、海鲜、冻货、调味品及酒水饮品、香烟等的采购； 2、 坚持“货比三家”的原则，根据酒店其他部门报送的采购单实行采购，保证产品质优价廉、无假冒伪劣变质产品； 3、 和餐饮部联系，定期进行市场考察，掌握市场供货情况，及时向经理提供最新的市场行情； 4、 协助做好食（饮）品的验收入库工作，对不合格产品，负责办理退货、补货或调货，保证使用部门的正常需求； 5、 与餐饮部、财务部及供应商之间保持良好的沟通合作，及时收集反馈信息，保证物资采购渠道畅通进行； 6、 根据酒店财务的相关制度，及时将业务口相关供应商的相关付款凭证上报财务部门； 7、 参与部门培训，遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度； 8、 完毕上级分派的其它工作。 职 务：工程采购员 报告上级：采购部主管 岗位职责 1、 负责机器零配件、油漆、灯管、工业盐、砖瓦灰沙石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械配件等低值易耗品的采购以及各类维修服务项目，并负责固定资产的采购； 2、 根据采购申请单采购工程等部门所需物资，坚持“货比三家”的原则，保证采购的物资质优价廉； 3、 进行市场考察，掌握市场供货情况，及时向经理提供最新的市场行情； 4、 协助做好采购物资的验收入库工作，保证所采购的物资符合申购规定，对不合格产品，负责办理退货、补货或调货； 5、 与工程、财务等部门及供应商之间保持良好的沟通合作，及时收集反馈信息，保证物资采购渠道畅通进行； 6、 做好天天钞票或支票的报销和结算等工作； 7、 参与部门培训，遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度； 8、 完毕上级分派的其它工作。 第四节 工作程序与标准 一、采购工作基本规定 1、酒店，所有的采购任务都由采购部完毕，其他部门应起到监督、配合的作用； 2、采购物品（涉及服务协议）要做到货比三家，否则，采购部应说明因素； 3、财务部库房须于每月5日前将库存报表及当月采购计划报送采购部，以便合理安排采购工作。 二、采购一般程序 1、各类物（食）品采购申请授权： 采购项目 单据/文献 申请人 授权批准人 食品 厨房采购单 中厨 厨师长 饮品 酒店物品请购单 酒水员 部门经理/财务总监 干货 厨房采购单 中厨 厨师长 物品 酒店物品请购单 保管员/部门主管 部门经理/财务总监 工程配件 酒店物品请购单 部门主管 部门经理/财务总监 固定资产 酒店物品请购单 部门经理 财务总监 维修等服务 书面申请 部门经理 财务总监/总经理 2、对于库房一般申购，当库存量低于正常标准时，库房保管员应根据上次进货记录逐项填写采购申请单，经财务部总监和综合部负责人签字后，报至采购部，由采购部实行办购； 3、对于无库存的物品采购，由使用部门填写《酒店物品请购单》，经部门经理签字并由财务库房保管员核算确认后，交采购部询价。采购部应填写至少三家报价（有供货协议或长期供货稳定等情况的除外），经采购部主管核算后，将采购单以及相关报价转申购部门，申购部门持采购单报财务部总监和总经理审批； 4、采购部根据已审批的采购单，实行采购工作。对于采购额度较大或固定资产的购置，采购部要填写订货单或与供应商签订购货协议，经采购部主管签批后，分别送报相关部门经理、财务部总监就有关项目签字认可，最后报总经理批准，采购部方能实行采购； 5、对于日需食品的采购，由餐饮部后厨天天定期向采购部提交采购单，采购部收到经各厨师