4.2.3-01文件编制规定.docx
1范围 本规定规范了公司管理、技术文件的编制,确保公司内部使用的文件达到系统化、一致性,使之在公司范 围内标准化管理。 2术语和定义 无 3职责和权限 3.1 品质保证科负责质量管理体系类编制的归口管理 3.2 各部门负责日常行政管理类文件的归口管理。 3.3 开发中心负责技术类文件编制的归口管理。 4管理内容与要求 4.1管理类文件的编制 4. 1. 1质量管理体系文件的编制 4. 品质保证科组织各部门开展编制工作,根据文件类别对文件逐级审批。文件的签署应使用碳素或蓝黑 墨水。相关人员应认真履行如下职责: 编制:对管理文件的正确性负全责。 审核:负责管理文件的协调性、可行性。 批准:批准文件生效实施。 4.1. 1.2质量管理体系文件的编写应遵循的原则:1)谁使用,谁编制,即过程所有者(主责部门)负责文件的 编制工作,2)依据IS0/TS16949标准条款的要求,3)与公司实际情况相一致。编制部门负责人在文件审批前 必须组织相关部门对文件进行评审;评审采用“谁参与,谁评审”的原则,文件中的职责涉及到哪些部门,哪 些部门(包括部门最高领导)必须参与评审,确保其可行性;评审方式可采用向各相关部门收集意见或集中评 审等形式,将评审过程中形成的建议及时完善到文件中。通过评审/会签确保文件在审批前达成共识。 4.1.1. 3质量管理体系文件的编号构成: GW/体 X — CO — [XX] — XX—XX—「XXXX] 1 2345678 编号说明:注:[]里的内容可省略。 1)企业代号:GW代表长城汽车股份有限公司; 2)体:代表质量管理体系; 3)文件类别:X表示ISO/TS16949标准421条款a) — e)类文件,用a-e书写; 4) CQ:保定长城汽车桥业有限公司代码; 5)[公司各部门代号]: 品质管理部:PG 总务人事部:ZR 开发中心:KF 财务部:CW 物流部:WL 制造部:ZZ 经营推进部:JY 注:如有需要各科/车间以其名称前两个字汉语拼音第一个大写字母表示,若名称存在相同 的拼音字母,可另做明显的区分标志 6) ISO/TS16949标准过程条款; 7) XX:文件序号,从01-99; 8) [XXXX]:年代,如2011, 2012 (体a-b类文件采用,体c—类文件可省略)。 管理文件中的字体字号、行距及纸型 管理文件中大标题为五号黑体,其他内容为五号宋体,行距一般为L 5倍行距,纸型为A4。 行政管理文件的编制 4.1. 2. 1各部门职能人员负责编制工作,科长/副科长负责审核,部门主管负责批准,必要时由主管副总进行批 准。 文件的签署应使用碳素或蓝黑墨水。相关人员应认真履行如下职责: 编制:对管理文件的正确性负全责。 审核:负责管理文件的协调性、可行性。 批准:批准文件生效实施。 4.1. 2. 2文件的编写根据其实际情况的需要进行。 4.1. 2. 3行政管理类文件的编号构成: GW/ CO/ XZ/ XX/ XX (XX) -XXXTXXLXXXX 12345678 编号说明: 1)企业代号:GW代表长城汽车股份有限公司; 2) CQ:保定长城汽车桥业有限公司代码; 3) XZ:行政管理文件代码; 4) XX:各部门代号同上说明(质量管理体系文件编号说明5); 5) XX (XX):文件类别代码,通常以文件名称具有代表性的两或四个字汉语拼音的第一个大写 字母表示,如通知以TZ表示、通报以TB表示; 6) XXX:代表文件序号,从001- 999……; 7) XX:代表文件产生月份(可省略); 8) XXXX:代表文件产生年代,如2011年(针对部门各类空白表单使用时, 年代号应每年进行更 新)。 4. 文件格式要求 1 .文件序号标点耍求 A. “一” “二” “三”后面用顿号“、”; B. 1 2 3 ABC a b c等,阿拉伯数字和拉丁字母作序号时后面用下脚圆点号 C.㈠㈡㈢⑴⑵⑶①②③等作序号时不能再加顿号及其他标点。 2 .文件序号的应用顺序依次为: 一、 ㈠ 1. (1)① 3.文件页面设置要求 A.页眉形式采用长城标和公司名称的组合 (1)放在文件的左上方,与正文的左侧平齐; (2)公司统一使用保定长城汽车桥业有限公司标识; (3)页眉中使用的标识统一采用黑色,不包括委外制作复印的稿纸、单据等; (4)严禁拉伸、缩放等将标识变形的行为,尺寸要求具体如下: A3格式:高度为1.30cm,宽度依据标识内容自行变化; A4格式:高度为0. 90cm,宽度依据标识内容自行变化; B5格式:高度为0. 80cm,宽度依据标识内容自行变化。 如A4文件页眉部分使用公司的标识(高度为0.90cm,锁定比大小55%): ® 保定长厥没车析业有限公司 Great Wall Baoding Vehicle Axles Company Limited B.页脚部分要求将企业文件和报*联*商的内容融入到页脚当中(具体内容和使用场合要求见附页)。 (1)放在文件的右下角,与正文右侧平齐;有回执栏的,放在回执栏的上方; (2)字体统一采用华文行楷,倾斜,字与字之间留一空格; (3) B5格式字号为12; A4格式字号为14; A3格式字号为16; (4)颜色统一采用黑色,不包括委外制作复印的稿纸、单据等; (5)页脚的具体内容及使用场合依据其发行的内容而定。 必要时(如在word中),可在页脚与正文中间加一条分界线,具体要求如下: (1)页脚上方分界线统一使用双线,长度与文件尺寸相符,选用上细下粗的线条=; (2)线条颜色为黑色,不包括委外制作复印的稿纸、单据等; (3)线条磅数为:A4格式磅数为4磅、B5格式磅数为3磅、A3格式磅数为5磅。 C.有页眉的地方必须有页脚,页边距有国家标准的,参照国家标准执行,没有标准的控制在1.2±0. 2cmo 4.文件内容排版的具体要求可根据所编制的内容进行设定,但必须保证文件的版式协调、美观。 4.1.3 针对股份公司推广的各种管理体系或管理要求类文件,编制内容(包括文件编号、管理要求等)如果需 要进行变更必须与顾客进行沟通,得到顾客认可后方可变更。若不需要进行变更,接口部门将文件复印、到资 料室加盖“外来文件”下发至相关部门并监控执行情况。 4.1.4 针对各部门负责推行的文件所输出的空白表单其编号构成如: GW/ CO/ XZ/ XXJL/ (XX) -XXX- (XX) — (XXXX) 1234567 编号说明: 1)企业代号:GW代表长城汽车股份有限公司; 2) CQ:保定长城汽车桥业有限公司代码; 3) XZ:行政管理文件代码; 4) XXJL:代表各部门记录,如CWJL为财务记录,SBJL为设备记录; 5) XX:所属文件的的顺序号,如《成本核算管理制度》为财务制度中第07个文件; 6) XXX:代表表单序号,从001- 999……; 7) XX:代表文件产生月份(可省略);