4.2.3-01文件编制规定.docx

1范围 本规定规范了公司管理、技术文件的编制，确保公司内部使用的文件达到系统化、一致性，使之在公司范 围内标准化管理。 2术语和定义 无 3职责和权限 3.1 品质保证科负责质量管理体系类编制的归口管理 3.2 各部门负责日常行政管理类文件的归口管理。 3.3 开发中心负责技术类文件编制的归口管理。 4管理内容与要求 4.1管理类文件的编制 4. 1. 1质量管理体系文件的编制 4. 品质保证科组织各部门开展编制工作，根据文件类别对文件逐级审批。文件的签署应使用碳素或蓝黑 墨水。相关人员应认真履行如下职责 编制对管理文件的正确性负全责。 审核负责管理文件的协调性、可行性。 批准批准文件生效实施。 4.1. 1.2质量管理体系文件的编写应遵循的原则1）谁使用，谁编制，即过程所有者（主责部门）负责文件的 编制工作，2）依据IS0/TS16949标准条款的要求，3）与公司实际情况相一致。编制部门负责人在文件审批前 必须组织相关部门对文件进行评审；评审采用“谁参与，谁评审”的原则，文件中的职责涉及到哪些部门，哪 些部门（包括部门最高领导）必须参与评审，确保其可行性；评审方式可采用向各相关部门收集意见或集中评 审等形式，将评审过程中形成的建议及时完善到文件中。通过评审/会签确保文件在审批前达成共识。 4.1.1. 3质量管理体系文件的编号构成 GW/体 X CO ［XX］ XXXX「XXXX］ 1 2345678 编号说明注［］里的内容可省略。 1）企业代号GW代表长城汽车股份有限公司； 2）体代表质量管理体系； 3）文件类别X表示ISO/TS16949标准421条款a） e）类文件，用a-e书写； 4） CQ保定长城汽车桥业有限公司代码； 5）［公司各部门代号］ 品质管理部PG 总务人事部ZR 开发中心KF 财务部CW 物流部WL 制造部ZZ 经营推进部JY 注如有需要各科/车间以其名称前两个字汉语拼音第一个大写字母表示，若名称存在相同 的拼音字母，可另做明显的区分标志 6 ISO/TS16949标准过程条款； 7 XX文件序号，从01-99； 8 [XXXX]年代，如2011, 2012 体a-b类文件采用，体c类文件可省略。 管理文件中的字体字号、行距及纸型 管理文件中大标题为五号黑体，其他内容为五号宋体，行距一般为L 5倍行距，纸型为A4。 行政管理文件的编制 4.1. 2. 1各部门职能人员负责编制工作,科长/副科长负责审核,部门主管负责批准，必要时由主管副总进行批 准。 文件的签署应使用碳素或蓝黑墨水。相关人员应认真履行如下职责 编制对管理文件的正确性负全责。 审核负责管理文件的协调性、可行性。 批准批准文件生效实施。 4.1. 2. 2文件的编写根据其实际情况的需要进行。 4.1. 2. 3行政管理类文件的编号构成 GW/ CO/ XZ/ XX/ XX XX -XXXTXXLXXXX 12345678 编号说明 1企业代号GW代表长城汽车股份有限公司； 2 CQ保定长城汽车桥业有限公司代码； 3 XZ行政管理文件代码； 4 XX各部门代号同上说明质量管理体系文件编号说明5； 5 XX XX文件类别代码，通常以文件名称具有代表性的两或四个字汉语拼音的第一个大写 字母表示，如通知以TZ表示、通报以TB表示； 6 XXX代表文件序号，从001- 999； 7 XX代表文件产生月份可省略； 8 XXXX代表文件产生年代，如2011年针对部门各类空白表单使用时, 年代号应每年进行更 新。 4. 文件格式要求 1 .文件序号标点耍求 A. “一” “二” “三”后面用顿号“、”； B. 1 2 3 ABC a b c等，阿拉伯数字和拉丁字母作序号时后面用下脚圆点号 C.㈠㈡㈢⑴⑵⑶①②③等作序号时不能再加顿号及其他标点。 2 .文件序号的应用顺序依次为 一、 ㈠ 1. （1）① 3.文件页面设置要求 A.页眉形式采用长城标和公司名称的组合 （1）放在文件的左上方，与正文的左侧平齐； （2）公司统一使用保定长城汽车桥业有限公司标识； （3）页眉中使用的标识统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等; （4）严禁拉伸、缩放等将标识变形的行为，尺寸要求具体如下 A3格式高度为1.30cm,宽度依据标识内容自行变化； A4格式高度为0. 90cm,宽度依据标识内容自行变化； B5格式高度为0. 80cm,宽度依据标识内容自行变化。 如A4文件页眉部分使用公司的标识（高度为0.90cm,锁定比大小55） 保定长厥没车析业有限公司 Great Wall Baoding Vehicle Axles Company Limited B.页脚部分要求将企业文件和报*联*商的内容融入到页脚当中（具体内容和使用场合要求见附页）。 （1）放在文件的右下角，与正文右侧平齐；有回执栏的，放在回执栏的上方； （2）字体统一采用华文行楷，倾斜，字与字之间留一空格； （3） B5格式字号为12； A4格式字号为14； A3格式字号为16； （4）颜色统一采用黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等； （5）页脚的具体内容及使用场合依据其发行的内容而定。 必要时（如在word中），可在页脚与正文中间加一条分界线，具体要求如下 （1）页脚上方分界线统一使用双线，长度与文件尺寸相符，选用上细下粗的线条; （2）线条颜色为黑色，不包括委外制作复印的稿纸、单据等； （3）线条磅数为A4格式磅数为4磅、B5格式磅数为3磅、A3格式磅数为5磅。 C.有页眉的地方必须有页脚，页边距有国家标准的，参照国家标准执行，没有标准的控制在1.20. 2cmo 4.文件内容排版的具体要求可根据所编制的内容进行设定，但必须保证文件的版式协调、美观。 4.1.3 针对股份公司推广的各种管理体系或管理要求类文件，编制内容（包括文件编号、管理要求等）如果需 要进行变更必须与顾客进行沟通，得到顾客认可后方可变更。若不需要进行变更，接口部门将文件复印、到资 料室加盖“外来文件”下发至相关部门并监控执行情况。 4.1.4 针对各部门负责推行的文件所输出的空白表单其编号构成如 GW/ CO/ XZ/ XXJL/ XX -XXX- XX XXXX 1234567 编号说明 1）企业代号GW代表长城汽车股份有限公司； 2） CQ保定长城汽车桥业有限公司代码； 3） XZ行政管理文件代码； 4） XXJL代表各部门记录，如CWJL为财务记录，SBJL为设备记录； 5） XX所属文件的的顺序号，如成本核算管理制度为财务制度中第07个文件； 6） XXX代表表单序号，从001- 999； 7） XX代表文件产生月份（可省略）；