公司文件管理制度6篇.docx
公司文件管理制度优秀6篇 随着社会不断地进步,很多场合都离不了制度,制度是要求 成员共同遵守的规章或准则。想必许多人都在为如何制定制度而 烦恼吧,这里小编为大家分享了 6篇公司文件管理制度,希望在 公司文件的写作这方面对您有一定的启发与帮助。 公司文件管理制度篇一 1 .目的 及时纠正在服务过程中产生的不合格,防止不合格服务的再 发生,识别潜在的不合格原因,防止潜在不合格服务的产生,实 现持续改进,为顾客提供更优质的服务。 2 .适用范围 适用于公司所有纠正预防措施活动的实施。 3 .职责 3.1 管理者代表负责监督、协调改进、纠正和预防措施的实 施。 3.2 质主管负责在公司质量体系(活动)出现或存在潜在的质 量问题时发出相应的通知,并跟进验证实施效果。 3 . 3部门相关主管负责落实纠正和预防措施的实施。 4 .4产生不合格服务的部门主办以上管理人员负责组织调查 产生不合格的原因,制定纠正措施。 严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写; 4 .文稿拟就后,拟搞人应填附发文稿纸首页,详细写明文件 标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,并签名、盖章、 标定日期和密级; 5 .办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神, 有关文件规定,对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏 严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿; 6 .经办公室审查修改后的文稿,送分管领导核稿(对文稿内容、 质量负责); 7 .对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部 门重新整理写清楚; 8 .需经会签的文稿,应在交付打印前送会签部门会签; 9 .文稿审核会签后,按批准权限的规定分别呈送党政领导审 定批准签发; 10 .经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编 号送打字室打印; 11 .文件打印清样,应由拟稿入校对,校对人员应在发文稿上 签名; 12 .文件打字后,由办公室派专人按数印刷,再由收发员(文 书)分发并检查落实情况。 (五)文件的借阅和清退 第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需 经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须分管领导或办公室 主任同意后方可借阅。 第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按 时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文 件上勾划等。 第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办,应 定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件, 进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总 清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领 导报告。 (六)文件的立卷与归档 第十五条文件的归档范围: 1 .凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档: (1)上级机关来文,包括上级对单位报告、申请的批复; (2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通 报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季 度、年度报表等; (3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以 及各种例会记录; (4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织 召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记 录等; (5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果; (6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会 上汇报表言材料等; (7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录, 以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料; (8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、 像摄制品; (9)单位日志和大事记; (10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 2 .业务科室,各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各 业务科室、群众团体负责立卷归档。 第十六条立卷要求 1 .文件立卷应按照内容、名称、时间顺序,分门别类地进行 整理归档。 2 .立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集 齐全,保持文件、材料的完整性。 3 .要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、 重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。 4 .上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。 (七)文件的销毁 第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公 室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。 第十八条经审核同意销毁的文件,应在办公室收发员(文书) 和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。 公司文件管理制度篇三 1、目的: 为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确 保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本 制度。 2、适用范围: 本制度适用于公司所有文件的管理。 3、定义: 公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、 请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工 具。 4、文件处理程序: 公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、 认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理 必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。 4. 1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更 改、回收、作废等管理工作。 4. 2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存 档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档, 并接受总裁办的检查与监督。 5、文件分类:公司的。公文主要可分为以下类: 5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括 条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度 汇编;“制度” 一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用 于一项具体工作的明确;“管理办法” 一般是对条例、制度或规 定的细化性操作程序明确。 5. 2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下 级办理和需要共同执行的事项; 5.3 人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩 等事项的公布。 5.4 工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示 的行文。 5. 5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6 对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送 的文件。 5.7 决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决 定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。 5. 8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。 6. 9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。 5. 10批复:答复请示事项用“批复”。 6、文件格式: 5.1 公司所有文件采用A4竖版模式,四周页边距设置为2. 5CM, 页脚设置为1.5CM,采用数字形式;6. 2文件首页顶部添加公司徽 标和中英文名称。 5.3 文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、 正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报 (送)单位(部门)等部分组成; 6. 4文件标题使用华文中宋体小二号,其他均使用宋体五号, 1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方