财务人员必备的电子表格使用技巧

财务人员必备的电子表格使用技巧 （1） 分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1 月 5 日”，解决办法是：先输入 “0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。 （2） 序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断 001 为数据 1，解决办法是：首 先输入“ ”（西文单引号），然后输入“001”。 （3） 日期的输入 如果要输入“4 月 5 日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入 当前日期，按一下“Ctrl+；”键。 （4） 填充条纹 如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功 能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖 动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令， 在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列 表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图 1）。 图１ （5） 多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按 住 Ctrl 键， 再单击窗口左下角的 Sheet1、 Sheet2来直接选择需要输 入相同内容的多个工作表， 接着在其中的任意一个工作表中输入这些相 同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完 毕之后，再次按下键盘上的 Ctrl 键，然后使用鼠标左键单击所选择的多 个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接 着出现在选中的其它工作表内。 （6） 不连续单元格填充同一数据 选中一个单元格，按住Ctrl 键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元 格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl 键，同时敲一下 回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。 （7） 在单元格中显示公式 如果工作表中的数据多数是由公式生成的， 想要快速知道每个单元格中 的公式形式， 以便编辑修改， 可以这样做： 用鼠标左键单击“工具”菜单， 选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗 口选项”栏下的“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图 2）。这时每个单 元格中的分工就显示出来了。如果想恢复公式计算结果的显示，就再设 置“窗口选项”栏下的“公式”项失效即可。 图２ （8） 利用 Ctrl＋*选取文本 如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元 格，然后按下 Ctrl＋*键可选定整个表格。Ctrl＋*选定的区域为：根据 选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。 这样我们 可以方便准确地选取数据表格， 并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较 大单元格区域时屏幕的乱滚现象。 （9） 快速清除单元格的内容 如果要删除内容的单元格中的内容和它的格式和批注， 就不能简单地应 用选定该单元格，然后按 Delete 键的方法了。要彻底清除单元格,可用 以下方法： 选定想要清除的单元格或单元格范围； 单击“编辑”菜单中“清 除”项中的“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。 2、单元格内容的合并 根据需要，有时想把 B 列与 C 列的内容进行合并，如果行数较少，可以 直接用“剪切”和“粘贴”来完成操作， 但如果有几万行， 就不能这样办了。 解决办法是：在 C 行后插入一个空列（如果 D 列没有内容，就直接在 D 列操作），在Ｄ1 中输入“=B1[红 色][999999]#,##0,,_m“吨““;[999]##,_k_m“千克“;#_k“克“” 可以看 到，使用条件格式，千分符和均匀间隔指示符的组合，不用增加公式的 数目就可以改进工作表的可读性和效率。 另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据的目的，比如格 式＂；＃＃；0＂只显示负数和零，输入的正数则不显示；格式 “；；； ” 则隐藏所有的输入值。 自定义格式只改变数据的显示外观，并不改变 数据的值，也就是说不影响数据的计算。灵活运用好自定义格式功能， 将会给实际工作带来很大的方便。 5、绘制函数图象 做教学工作的朋友们一定会遇到画函数曲线的问题吧！ 如果想快速准确 地绘制一条函数曲线，可以借助 EXCEL 的图表功能，它能使你画的曲 线既标准又漂亮。 你一定会问， 是不是很难学呀？其实这一点儿也不难， 可以说非常简便，不信你就跟我试一试。 以绘制 y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工 作表中，先输入函数的自变量：在A 列的 A1 格输入“X=“，表明这是自 变量， 再在 A 列的 A2 及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值； 实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自 变量中数与数之间的步长，然后选中A2 和 A3 两个单元格，使这二项 变成一个带黑色边框的矩形， 再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方 块“■ ”，当光标变成“＋“后，按住鼠标拖动光标到适当的位置， 就完成自 变量的输入。 输入函数式：在 B 列的 B1 格输入函数式的一般书面表达形式，y=|lg （6+x^3）|；在 B2 格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2 格内 马上得出了计算的结果。这时，再选中B2 格，让光标指向 B2 矩形右 下角的“■ ”，当光标变成“＋“时按住光标沿 B 列拖动到适当的位置即完 成函数值的计算。 图７ 绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，选择“X，Y 散点图”（如图 7），然后在出现的 “X，Y 散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”； 此时可察看即将绘制的函数图像，发现并不是我们所要的函数曲线，单 击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就 在我们面前了（如图 8）。 图８ 需要注意：如何确定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是 要根据函数的具体特点来判断，这也是对使用者能力的检验。 如果想很 快查到函数的极值或看出其发展趋势， 给出的数据点也不一定非得是等 差的，可以根据需要任意给定。 从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL 画出曲 线。如果用得到，你还可以利用 EXCEL 来完成行列式、矩阵的各种计 算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用 迭代方法求 x 值），等等，凡是涉及计算方面的事，找EXCEL 来帮忙， 它一定会给你一个满意的答案。 6、自定义函数 虽然 Excel 中已有大量的内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函 数可用的情况。 假如某公司采用一个特殊的数学公式计算产品购买者的 折扣， 如果有一个函数来计算岂不更方便？下面就说一下如何创建这样 的自定义函数。 自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel 最富有创意和吸引力的功能 之一， 下面我们在 Visual Basic模块中创建一个函数。在下面的例子中， 我们要给每个人的金额乘一个系数， 如果是上班时的工作餐， 就打六折； 如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。 首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic 编辑器”，进入 Visual Basic 编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中的当前表