表单规范填写教材

表格填写规范教程表格填写规范教程 制作时间：制作时间：20182018 年年 0303 月月 2222 日日 表单规范填写表单规范填写 目录目录 ◆目的◆目的 ◆适用范围◆适用范围 ◆职责◆职责 ◆过程要求◆过程要求 目的： 1、 规范质量记录的标识、收集、编目、借 阅、归档、存贮和处理。 2、 确保质量记录的有效性和完整性 3、 提供产品质量可追溯性，以证实产品与 归档要求的符合性以及质量体系运行的有 效性。 适用范围： 所有使用的点检，保养、检验记录以及报表 表单。 职责： 1、质量部制定质量记录管理程序，监督各 部门记录管理状态，以保证质量活动的可追 溯性。 2、各部门文档管理员负责监督各职能部门 的质量记录的使用、传递、归档和保管。 3、各部门负责人负责确定并策划本部门质 量记录的产生、收集。使用与保管；审核质 量记录的真实性、审核质量记录的有效性和 完整性。 4、记录人员应保证记录的真实性、准确性 和规范性，并及时按规定程序传递。 5、文档员负责质量记录的归集、分类、编 目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备 份。 过程要求： 1、 字体颜色 a） 在正常填写表单时（含签名）仅允许使 用黑色签字笔或黑色圆珠笔。 b） 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔 或蓝色圆珠笔。 2、 日期格式 a） 表单上设置好的日期栏必须填写日期， 不可空置。 b） 表单上未明确设置日期栏时，在签名后 须填写日期。 日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。 例如：2013 年 11 月 3 日应写为 2013.11.03 3、 签名、字符、符合的格式 a） 表单需要签名时，主管级及主管以下级 员工须以正楷格式填写中午全称，易于辨 识。 b） 表单内填写的文字，数字，字母等，须 工整易于辨识。 c） 表单需填写符合（ “√” “×” ）时，必 须按照表单的备注规定要求填写，符合必 须工整规，不可擅自填写和创造非规定的 符合。且必须填写在栏目居中处，不能超 出表单格式框线。 4、 实测数据的填写 a） 填写实测数据时要按表单备注要求精 准到相应的小数点。 b） 填写实测数据时要按表单备注要求确 认是否需要填写数值单位。 c） 实测数据超出规定的上下限时，需要按 要求在指定位置注明原因及处理措施和时 间。 d） 实测判定结论要按表单备注填写，不可 随意填写“√” 、 “×” 、 “ok” 、 “/”等。 e） 实测数据必须填写在栏目居中处，必须工 整规范易于辨认， 不能超出表单格式框线。 5、 清洁、干净 a） 表单已填好的信息不许涂改。确认笔误 需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信 息上用蓝色笔划 “—” ， 然后在旁边用蓝色 吧填写正确信息并签名 b） 表单整体要保持清洁、干净，边缘不能 破损，表单正面与背面空白不能乱涂乱画 c） 表单集在一起需要设置封面时，封面要 整洁、干净，信息规范清楚。 6、 其他特殊要求说明 a） 所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美 观整洁 b） 当表单需要使用透明塑料套固定在机 器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面 如需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁 性贴要呈现“=”字型，以 A4 纸为例，如 需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘 平行帖“=”字型的双面胶或磁性贴。 c） 当表单需要装订时，要预留好装订位 置，避免因装订时打孔导致填写的信息受 损。 d） 打印表单时，要预调好打印格式，确保 打印出的表单上的表格框线条要完整清 晰。 e） 打印表单时，要确保打印机保养完好， 不会因卡纸导致表单起皱，或因漏黑粉导 致表单脏污。 f） 为确保填表人员了解该如何正确填写 表单，表单应在下发尽可能注明详细的填 写 参照要求