日常用品管理制度

日常用品管理制度 公司板块公司板块 企业标准 007 1 版 日常用品管理制度 0 版次 编制部门 说明 行政部 编制人 发布日期 审核人批准人 实施日期 批准日期 本文件知识产权归属公司交易平台所有，未经授权许可或批准，不得对公司以外任何组织或 个人提供，任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让文件的行为均属于侵权。 本文件由编写部门负责解释。 1 / 13 日常用品管理制度 公司板块公司板块 制定目的制定目的 日常用品管理制度 企业标准 007 0 版 为了加强公司日常用品的管理， 掌握日常用品的构成、 保管与使用情 况，保证公司资产的合理利用以及公司财产不受损失，特制定本制度。 适用范围适用范围 本制度适用于公司大宗商品交易有限公司、其下属公司及分支机构 （以下简称为“公司交易平台” ） 。 实施日期实施日期 此制度自颁布之日起实施。 规范事项规范事项 1 定义定义 1.1 办公用品的定义 本制度所指的办公用品，是指消耗性的办公文具、办公耗材、劳保用 品，及非消耗性的单位价值小于200 元（但并不限于此区间， 可视具体情 况处理）且使用期限不到 1 年的办公用品用具。 1.2 低值易耗品的定义 本制度所指低值易耗品， 是指单位价值大于 200 元小于 2000 元（但并 不限于此区间，可视具体情况处理） 、使用期限超过 1 年、不能作为固定 资产的非消耗性办公用品用具。 1.3 固定资产的定义 本制度所指固定资产，是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理 而持有的，单位价值在2000 元以上（含 2000 元）且使用年限超过一年的 2 / 13 日常用品管理制度 公司板块公司板块日常用品管理制度 企业标准 007 0 版 房屋、建筑物、车辆、机器设备、运输工具以及其他与生产、经营有关的 设备、器具、工具等有形资产。 2 2 岗位分工与责任岗位分工与责任 2.1 主管部门的责任 2.1.1 行政部作为日常用品的主管部门，随时掌握日常用品的使用状况， 监督配合使用部门做好资产的维护，确保资产完好，提高资产利用率，并 定期对资产进行清点，保证帐、实相符。 2.1.2 负责日常用品的管理，做好分类及编号，建立并维护各类日常用品 的管理台账，为低值易耗品、固定资产制作标签，负责发起验收、处置、 报销等审批流程。 2.1.3 负责对违反本管理制度的行为，追查责任。 2.1.4 配合财务部定期对低值易耗品、固定资产进行盘点。 2.1.5 负责每季度向各部门下发资产清单，核对资产实际情况，及时掌握 资产状态。 2.1.6 行政部采购人员和固定资产管理人员不能为同一人。 2.2 使用部门及使用人责任 2.2.1 使用部门及使用人除正常使用资产外，还具有维护资产的责任。若 在资产使用的过程中发生问题，须及时告知行政部。 2.2.2 负责发起资产借用、调拨审批流程，未经批准，不得擅自调拨、报 废，更不能自行外借和变卖。 2.2.3 使用部门对本部门资产使用的责任明确到使用人，对于公共使用的 3 / 13 日常用品管理制度 公司板块公司板块日常用品管理制度 企业标准 007 0 版 资产，责任人是部门负责人。 2.2.4 调出、离职人员须先办理资产交接手续，方可办理人事调动手续。 2.2.5 资产发生故障、损坏等情况时，须及时告知行政部。 2.2.6 由于保管或使用不当等人为原因造成资产丢失或损坏的，资产责任 人承担责任。 2.3 财务部责任 2.3.1 财务部负责固定资产的会计核算，更新财务账中的固定资产卡片， 计提固定资产折旧，记录资产增减变动情况，登记 《财务部固定资产管理 台账》 ，每季度第一个月与行政部《固定资产管理台账》核对上一季度台 账的准确性与一致性。 2.3.2 每年 2 月，由财务部牵头组织行政部、审计部及其他相关部门制定 《盘点计划》 ，共同对固定资产进行全面盘点，并出具《固定资产盘点报 告》 。 2.4 审计部责任 2.4.1 审计部对上述资产管理制度的执行情况至少每半年检查一次，平时 不定期的进行随时检查。 2.4.2 对制度中的盘点情况、采购入库、资产保管、财务核算、台账登记、 领用控制及报废处置等流程执行的有效性和真实性进行检查。 3 3 日常用品的请购、临时请购和采购日常用品的请购、临时请购和采购 3.1 日常用品的请购程序按照公司《日常用品采购制度》执行。 3.2 各部门上报的年度和月度请购计划的范围正常应控制在《公司日常用 4 / 13 日常用品管理制度 公司板块公司板块日常用品管理制度 企业标准 007 0 版 品明细》内（见附件 1） 。 3.3 紧急请购的日常用品应按照公司《日常用品采购制度》执行。 3.4 行政部负责人应对日常用品的所有请购进行审核，审核增添的适用性 以及必要性。如公司内部可以调拨的， 由行政部协调调拨部门对已有库存 资产进行调拨。 3.5 日常用品采购参照公司《日常用品采购制度》和《招标管理制度》执 行。采购人员需参考日常用品年度采购标准进行采购， 如请购需求无法满 足、需要调整采购计划时，需经执行总裁同意后，方可执行采购。 4 4 日常用品的验收、入库和出库日常用品的验收、入库和出库 4.1 验收 接收到低值易耗品、固定资产后，由行政部资产管理人及时组织使用 人、使用部门负责人、 行政部经理共同进行验收，涉及专业技术的还应由 相关专业技术部门人员参与验收。验收应核对其数量、 品质、规格型号等 是否与《月日常用品请购计划》 、 《新员工日常用品请购单》 、 《紧急采购申 请单》或合同信息相符，同时关注固定资产品种、规格、技术要求等详细 信息，以确保其有效识别与盘点，并由行政部资产管理人填报 《公司低值 易耗品验收表》 （见附件 2）或《公司固定资产验收表》 （见附件 3） ，参与 验收人员需签字确认。 大型固定资产项目的竣工验收程序按照公司 《验收 管理制度》执行。 4.2 入库 4.2.1 采购的办公用品及验收合格的低值易耗品、固定资产应在1 个工作 5 / 13 日常用品管理制度 公司板块公司板块日常用品管理制度 企业标准 007 0 版 日内办理入库，按照实际数量和价格填写《入库单》 ，由行政采购人员、 库管员共同签字确认后，报行政部经理签字。 4.2.2 行政部资产管理人员根据《入库单》和相应的验收表中的信息及时 更新《办公用品管理台账》 （见附件 4） 、 《低值易耗品管理台账》 （见附件 5）和《固定资产管理台账》 （见附件 6） 。同时按照《公司低值易耗品编 码规则》 （见附件 7）及《公司固定资产编码规则》 （见附件 8）对新增的 低值易耗品或固定资产分配连续的、 唯一的编码，将编号一并登入相应的 管理台账。 4.2.3 行政部资产管理人员需为低值易耗品、固定资产制作标签，并在实 物上粘贴标签。 4.3 出库 4.3.1 新员工入职后，由所在部门向行政部提交以下材料后，方可领取必 备日常用品： （1）人力资源部出具的《新员工录用审批表》复印件； （2）员工联络单； （3） 《新员工日常用品请购单》 。 其中领用的办公用品明细参考《新员工办公用品领用明细》 （见附件 9） 。 4.3.2 各部门在收到行政部发出的领用通知后，按通知的