会务接待方案模板

下载后可任意编辑 会务接待方案模板 目录 第一章接待工作. 三、交通 四、会谈 五、参观 六、住宿 七、餐饮 第二章会务工作 一、准备 二、材料 三、食宿 四、交通 五、场地 六、其他 七、会务工作中一些注意事项 第一章接待工作 接待工作是展示____风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。 同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。 一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5w要素。what(什么事)、when(什么时间)、who(什么人)、how(怎样做)和where(什么地方)。 1、what(事由) 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节访问等。 2、when(时间) 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 3、who(人员) 人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。 3 4、how(方式) 方式则是指接待所采纳的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布臵。 5、where(地点) 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：进行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽沟通又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。 二、准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。 (一)确认来访信息 来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面： 1、来访客人情况。包括来访人数；主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特别要求和风俗习惯)、随行联系人及联系方式等。 2、来访计划。包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交4通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。 此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。 (二)补充相关信息 由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。 1、来访单位的情况。包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。这些信息摘录、整理、打印后分送参加接待的主要领导和工作人员。 2、重要来宾的主要经历。来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。 (三)规格定位接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参加人员，并制定接待计划。一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。 1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而实行的一种接待形式。 2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而实行的一种接待形式。5 3、低格接待，是指陪客比来客职务低而实行的一种接待形式。在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。 (四)制定计划制定计划是接待工作的重点之一。尤其是重要来宾来访，应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细，其中的关键内容包括以下三方面： 1、物质准备，包括。住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。 2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。 会务接待方案模板（二） 一、关于接待工作 1、如何迎接客人 注意五点： 一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。通常根据高规格接待来宾，体现了高度重视、对外开放、扩大宣传的姿态和心情。 二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。 三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用鲜花，并保持花束干净、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。 五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活动。 2、如何称呼、介绍和握手 关于称呼。国际上，对男子通常称先生，对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人，对未婚女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的____人士，还可直接称其职务、阁下。 迎接一批客人，如何介绍呢。是先介绍客人，还是先介绍主人。通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时，西方是先卑后尊，我国是先尊后卑，西方与我国正好相反。握手的问题，手次序：由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女性先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等等。 3、如何陪车和引导 客人抵达后，假如需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢。 乘坐轿车时，通常有两种情况。当有专职司机开车时。主人坐在司机后面，