快消品行业财务部存在问题及建议
一、一、往往来账务来账务 存在问题:存在问题: (1)代销单据多,其次压单、滚单、月结、财务处理不当等; (2)跨年度情况普遍(2008 年至 2013 年) ; (3)商超及省外非正常处理(如商超回款和发票不统一,省外运费漏做等情况) ; (4)财务催款不及时; (5)部分单据已经找不到; (6)因帐套备份不完整部分客户订单信息遗失; (7)业务员和客户沟通不畅。 处理建议:处理建议: (1)财务查询完历史遗留单据后(除省外和商超,其他已经完成) ,由销售部组织人员分 片区收款,尽量在一月内处理完毕,代销部分可以采用退货、结款、赠送、重开单据客户 签字方式处理。 (2)财务处理不当遗留单据,整理后查明原因,经相关人员确认后归类整理上报,按领导 批复一次性处理。 (3)催款问题主要集中在部分直销客户和商超,直销可要求财务和业务员担责任处理,商 超往来催款也需规范,定期核对催收,做到销售、回款统计要清晰,扣除费用要明确,账 务定期检查,因财务或者业务员疏忽造成收款延误或无法收回的,财务及业务员(含主管、 经理)按比例处罚。 (4)无法找到的单据及帐套备份不完整造成的原因,经财务和业务员和客户沟通,能补打 的补打,客户不认可的整理后上报领导审批,财务照批示执行。 (5)明确各岗位责任,开单的负责追查超过三天未回来的单据,商超省外会计负责及时照 单入账,每周检查当期往来明细;直销地州会计负责每周统计销售、回款、未收款(需注 明原因) 。 二、二、库库存存 存在问题:存在问题: (1) 库存分类多(强民库、顶真库、南三环正次品库、永力四号正次品库) 。 (2) 会计科目设置错误(如商品采购 T3 账务处理出现 DR:库存商品 CR:库存商品) 。 (3) 会计处理错误(如“存货跌价准备”目前余额 2007888.99 元,未转回未处理) 。 (4) 账上库存相较实际库存存在偏大、偏小情况。 (5) 每月盘点思路未理清。 (6) 报损及退货细则未完善。 处理建议:处理建议: (1) 建议去掉南三环次品库、永力四号次品库,临期产品在日报表中体现,协同销售部 及时处理,残次品能处理的及时处理并转入正品库(可不用再经过次品库) ,不能转 回的做报损处理。 (2) 会计科目在盘点清楚后在“库存商品”下设二级科目(库存商品-顶真库/强民库/昆 明库) ,余额转移至二级科目后按实际情况重新分配。 (3) “存货跌价准备”转入“资产减值损失”科目。 (4) 库存账务偏大的情况主要是以前进项票太多,造成账面库存猛增,超出正常水平近 一倍,目前采用的只能是提高采购成本、降低采购数量,但是这样做速度慢,时间 长了问题会凸显出来(再有苏打水因顶真厂家为固定单价,所以无法从进项方面调 整,只能通过增加销项逐步减小,对于苏打水库存过万件的情况,只能慢慢消化) ; 另一种办法是存货非正常原因报损处理,但是这个很难,主要是税务局不容易过关; 库存账务偏小主要是酒类,由于当初进项小于销项造成,此部分除了想办法补进项 暂无其他办法,但因酒类厂家长期未合作,所以难处理。 (5) 每月库存盘点应遵循账实相符的原则,对于目前不对应的情况,主要是因为财务处 理不当造成。可根据月底的“实盘数量-开单未发货数量=抄库数量+退货未开单数 量+草稿未过账进货数量-草稿销售(换货、退货、低值易耗品)未过账数量”方式 进行处理,和仓库人员一起盘点后仓库签字认可,整理“存货盘亏盘盈报告表” ,报 领导批复后照此表重新录入执行,并要求仓库同步执行。 (6) 报损需定期(两周一次)整理后经仓库经理签字,财务实地落实后方可报损。送货 退货仓库已入账的必须做账务处理,未入账的需经过仓库经理签字后交财务打单处 修改订单并签字。 三、三、固固定资产定资产 存在问题:存在问题: (1) 固定资产软件模块未启用 (2) 长期未清点 (3) 当前固定资产折现不明确 处理建议:处理建议: (1) 软件模块因成本原因,暂时无法启动,可以通过总账模块处理,在固定资产模块下 面增设二级科目,手工计提折旧。 (2) 抓紧清点,明确什么叫资产?什么叫固定资产?资产盘点需要详尽,凡属于公司的 任何物品均应入账 (此工作繁琐, 不建议开展) , 固定资产盘点需明白固定资产定义, 按不同类型分类整理,注明品名、数量、型号、购买时间、原价、当前预估价等信 息,并自批复之日开始按正常会计处理方式入账。 四、四、软软件件 存在问题存在问题 (1) T1 至 T3 操作繁琐。 1客户编码乱,影响出凭证;○2客户信息量大, (2) T1 账务处理多处受限,主要表现在:○ 软件反应速度慢。 (3) T3 财务科目设置乱(比如存在“营业费用/销售费用、营业费用/李总个人费用、营 业费用/办公费、营业费用/商品损耗、营业费用/跑单坏账”等不合理科目) 。 处理建议:处理建议: (1) 软件更换暂时不可能,所以只能要求相关财务人员熟悉软件操作及调试,在现在的 基础上少犯错不犯错,对于三年未合作客户虽然可以采用删除客户信息,但是这毕 竟杯水车薪,不能根本解决问题(原因是符合条件的客户数量所占比例较小,再有 以后有可能再次合作) 。 1重建帐套,重新录入期初信息,这样做虽然可以规范, (2) 完善财务科目分两种情况:○ 但是工作量大,必须理清各项财务数据,待各项之间的勾稽关系对应准确后方可执 行,这样会耗时耗力,会影响其他财务工作开展,而且如果按照此办法,估计要 2-3 2在现有帐套基础上作调账处理,该结转或调整的科目在反复 个月以后才能见成效。○ 确认后做调账处理(预计需两个月时间) ,以后每个会计期间认真核对,不符的追查 原因,决不能将错就错。 五、五、人人员员 存在问题:存在问题: (1) 专业知识基础有待提高 (2) 归属感和责任心不强 处理建议:处理建议: (1) 定期培训部门员工软件流程操作及财务专业知识,可以采取考评、调岗、调薪的方 式尝试一下。全部门熟悉销售政策,各岗位熟悉工作流程: 开单员:熟悉公司销售政策、客户信息分类、开单流程、司机送货件数统计标准、 追单、单据修改要求、单据分类装订、每日工作进度安排; 往来会计:熟悉销售回款统计流程、做账流程、应收款调增调减情况、出凭证(含 销售凭证、回款凭证、库存凭证) 、费用处理、单据外借、客户对账催账(含登记客户预收 预付款项) 、合同管理、进出库财务处理、外帐单据整理及登记; 采购员:做好市场销售单品分析、季节性销售分析、熟知当前库存状况、及时提醒 临期产品、协助财务及仓库做好盘点工作、按月份统计销售采购明细表及汇总表。 出纳员:负责现金、银行日报表、月报表的统计及提供,负责资金的及时入账,对 支票、现金、借据等票据的管理,审核一切开支凭证,及时结算记账,做到各项开支都符 合规定,一切账目都清楚准确,对经费的使用情况和存在问题,经常向有关领导请示汇报, 并且当日事当日做,随时备查; 财务主管:熟悉各项开单及往来会计细节操作、纳税筹划、社保统计与缴纳、账务 处理、统筹工作安排、协调财务部门内部和部门间沟通、随时准备给领导提供精确数据、 定期总结财务部门优缺点并开会讨论,按照规定编造全年、每季、每月的各种预算报表和 月度结算,做到准确无误,并及时报