加油卡管理业务流程

加油卡管理业务流程加油卡管理业务流程 一、一、业务目标业务目标 1经营目标 保证加油卡系统正常运行。 稳定和扩大客户群。 提升加油卡充值和消费量。 保证资金结算流程顺畅和资金安全。 2财务目标 核算规范，确保销售收入及预收账款的真实、准确、完 整。 保证加油卡系统的各项数据与财务数据的一致性。 3合规目标 符合国家税收、金融及物价政策有关规定及股份公司内 部规章制度要求。 防止其他单位利用加油卡为个人套取现金。 二、二、业务风险业务风险 1经营风险 加油卡系统各类故障引起客户投诉和纠纷，影响股份公 司声誉。 加油卡客户群流失。 加油卡系统各类故障导致扣款额与实际付油量不符，以 及清户、挂失换卡时多退款给客户，造成资金损失。 缴存公司银行账户的现金充值额少于客户实际支付充 值额，造成资金损失。 2财务风险 多记或少记预收账款和收入。 加油卡系统各类故障以及数据上传得不到保证而导致 卡账与卡钱包不匹配，造成财务数据不实和资金损 失。 3合规风险 违反税收、金融及物价管理法规及股份公司内部规章制 度要求，受到处罚。 利用加油卡为个人套取现金，损害股份公司形象。 三、三、业务流程步骤与控制点业务流程步骤与控制点 1卡片管理 油品销售事业部设立制卡中心，由市场信息处、零售管 理处负责管理,对省（市）分公司卡片管理工作实施 监督。依据《中国石化加油卡密钥管理系统章程》 ， 加强对加油卡密钥系统的安全管理，防范加油卡业 务风险。各级零售管理部门依据《中国石化加油卡 卡片管理办法》 ，对卡片订购、制卡、入库、领用以 及黑卡、坏卡处理等进行记录。 售卡网点按规定向上级零管部门上报本地区所需用户 卡数量，结合本网点的实际情况做好用户卡的领用、 保管和对外销售工作。 加油站对安装在本站的 PSAM 卡的跟踪管理和本站领用 的员工卡、维修卡、验泵卡的保管、使用，要有相 关书面记录。员工卡交接要建立规范的交接手续， 由交接双方签字确认。验泵卡和维修卡由公司零管 部门指定的管理人员保管，不得随意挪做它用。 对卡片领、发、存、回收、上缴的台账要日清、月结、 年转。日清、月结、年转时进行卡片实物库存的盘 点，将实际卡片库存与系统和手工台账进行核对， 如库存不符及时查明原因。提出处理意见报省（市） 分公司零售管理部门。 2售卡（充值）网点的设立 地市公司零管部门根据售卡（充值）网点设立原则提出 建议,上报省（市）分公司零管、信息部门审批。 3售卡充值 发卡网点营业员应按照《加油卡章程》审核用户开户有 效证件及《中国石化加油卡业务申请表》 ，并在各张 表单上签名（盖章）后办理收款充值手续。 售卡（充值）网点人员应使用本人的员工编号和口令登 录系统，充值时，先收款后充值，不允许空充值。 用户以支票充值的，售卡（充值）网点人员应先给 用户开具支票收据，待支票确认生效后才能充值。 售卡（充值）网点应对当天收到的充值款额（含工本费 及手续费）与加油卡管理系统中显示的充值额以及 打印的加油卡预收款日报表、发卡网点业务日报表 中的相关数字进行核对，核对不一致的必须查明原 因，原因不明的必须当天逐级上报省市公司相关部 门予以解决。 城区及有条件的非城区售卡（充值）网点应及时将充值 营业款投入保险柜并每日缴存银行。银行收款凭据 随加油卡预收款日报表及发卡网点业务日报表由财 务人员复核后进行账务处理。偏远的网点必须每三 天将充值营业款上缴银行。财务人员定期抽查售卡 （充值）网点，监控资金上缴情况，核对交款凭证， 确保资金及时足额上缴。 加油卡清户退款。清户操作时售卡网点营业员必须收回 该账户下持有的所有加油卡，并与系统卡账核对。 自售卡网点受理清户手续日起，一个月后方可办理 账务清算手续，个人用户清户时需出具身份证件并 留存复印件，单位用户清户退款时只能将款项退还 到单位账户上，不付现金。冻结户应由司法部门出 具解冻通知书；代办清户应出具有法律效力的证明， 并出示代办人的身份证件，方可办理清户手续。 4加油卡加油 加油站每班营业终了，当值班长应负责对每个加油 枪的当班加油卡付油数与加油卡管控系统中显示的 加油卡付油数核对一致后，由交接双方当值班长签 字认可，记账人员签字监交。 加油站每日编制销售日报表、付油日报表及打印管控系 统的 IC 卡销售日报副表，经上级零管部门审核后及 时上报财务部门复核进行账务处理，参见《成品油 零售业务流程》控制点。 加油站每日按时上传加油卡付油记录数据， 保证省 （市） 分公司加油卡管理系统中的付油记录数据准确完 整。发现数据异常，须填写故障单报送运维部门及 时维护，并填写加油卡付油差异表及时上报零管部 门。 5财务核对 售卡充值业务核对。财务部门加油卡核算人员每日 凭经加油卡售卡（充值） 网点负责人核实签字的《加 油卡预收款日报表》及银行回单进行售卡充值款审 核并及时入账，相关会计凭证须由不相容岗位人员 稽核。 加油卡付油业务核对。财务部门加油卡核算人员应 每日凭加油站编制的《加油站销售日报表》、 《加油 站付油日报表》和管控系统打印的IC 卡销售日报副 表，与管控系统内数据进行审核（如有差异由零售 管理部门查明原因）和账务处理。相关会计凭证须 由不相容岗位人员稽核。 加油卡付油交易数据错误处理。当加油卡系统产生错误 交易时，信息部门系统运维人员及时分析产生错误 的原因，对错误交易记录进行跟踪处理，建立加油 卡系统交易数据错误记录台账，及时归集加油卡错 误交易记录。对确实无法更正处理的错误记录，由 信息、财务、零售三个部门确认，经经理签字报油 品销售事业部批准后处理。 内部核对。月度终了，各级财务部门应对财务账面加油 卡业务充值额及付油额分别与加油卡管理系统数据 进行核对，发现不一致应会同零管、信息部门查明 原因，提出处理意见报分管副经理和总会计师。 6调价操作 所有 IC 卡加油站，在接到上级分公司调价通知后，在 规定时间点对所有加油机做下班、上班操作，手工 抄好加油机累计数，并做一次日常数据传输。 7异地结算 加油卡异地加油，由油品销售事业部统一发起异地结 算，每月向各省（市）分公司下发上月的结算报表 和仲裁调整表作为依据进行线外财务结算。 8监督检查 信息部门及零管部门负责通过加油卡系统对售卡 （充 值） 网点和加油卡付油油站的班结日结操作进行日常 检查， 信息部门提供各油站班结日结情况统计信息给 零管部门， 零管部门具体负责管理督促，并对加油站 数据上传情况进行监控。 各级财务部门对加油站、 发 卡网点每日的账款及时上缴情况进行监督。 信息部门每日对系统数据进行监控，对未上传数据情 况、数据异变情况、卡账卡钱包匹配情况以及系统 账与财务账的匹配情况做出分析汇总记录，并交给 零售、财务部门。 零管部门会同信息部门和财务部门定期分析加油卡系 统、业务运行中存在的各种问题，并提出处理意见。 9运行维护 加油站和发卡网点建立规范的故障上报机制。遇到问题 做到及时上报，对故障维护情况要有记录，相关签 字和手续要齐全。 信息部门每月对系统故障原因进行分析总结，并对常见 的故障制订相应的预案。 省（市）分公司在与当地集成商签署涉及加油卡系统有 关运行维护方面的合同时，需经油品销售事业部审 批后方可实行。 10系统培