Word2007技巧大全(办公室文员助理有用)

★为 WORD 文本加注解 如果你想为 WORD 的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让 注释出现的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现： ①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后 关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显 示在该文本的上方； ②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话 框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一 个数字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并 能打印出来）； ③如果注释文本比较长， 我们可以先将注释文本 （图片也可以） 存放在一个独立的文件中 （非 WORD 格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打 开“插入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文 件名称或 Web 页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称 （也可以用 “浏览”按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文 档的打印），点击该文本（在 WORD XP 中需要按住 Ctrl 键），则可直接打开注释文本所在的 文件。 --------------------------------- ★快速输入特定的短语 我们在用 WORD2000/XP 进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在 一篇文章中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速 度慢，而且容易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用 WORD2000/XP 的“剪贴板” 功能，实现了特定短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。 ①启动 WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。 ②选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工程 质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴板” 中。 ③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。 ④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语 时，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在 WORD XP 中，“剪贴板”上直接会 显示出短语的内容）。 --------------------------------- ★特殊符号的输入 在 WORD2000/XP 中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入 特殊符号： ①软键盘法。 右击中文输入法的“软键盘” （一般输入法均带有“软键盘”） ， 选“特殊符号”选项， 直接点击符号“※”所在的字母键即可； ②自动更正法。用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“mh”， 在“替换为”框中输入“※”， 先后按“添加”和“确定”按钮。 以后你在文档中输入“mh”及后面的文字时， 系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！），你可以先输入 “mha”及后面的文字，再将“a”删除即可； ③自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手工 造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关闭”按钮，以可 你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”； ④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它即可输 入。 --------------------------------- ★使用通配符进行模糊替换 如果想把整篇文档中引号 （“”） 内的文本全部设置成黑体， 可以采用通配符替换的方法实现： ①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“使用 通配符”选项； ②在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表 1 个字符），点击“替换为” 框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑体后确 定； ③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。 --------------------------------- ★Word 文档与 RTF 文档的互换问题 Word 允许用户输入和输出一种 RTF 特殊格式的文件，只需选择“另存为”命令，在“保存类 型”中选择“RTF 格式”即可。 RTF 是 Rich Text at 的缩写，并将它作为该格式文件的扩展名。RTF 文件格式是由 Microsoft 创建的。它是为在不同程序间传递数据而设计的。其优点之一就是文件的格式信息不 会丢失或破坏。例如，用户可以利用 RTF 格式将文档在 Word 与老版本的Word、PageMaker 以及其它几种流行的软件（包括 Word for the Mac）之间传送。 --------------------------------- ★如何将 Word 文档转换成为幻灯片 我们经常需要制作内容相同的 Word 文档和 PowerPoint 文档，同时又不想重新进行输入和 制作，这个时候就需要用到 Word 的文档转换功能。 其实，Office 本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。方法就是直接把另 外一个编辑环境里面的文档打开。例如需要将 Word 文档转换成 PowerPoint 文档时，启动 PowerPoint，单击“文件”菜单栏，选择“打开”命令，在打开文件的对话框中把文件类型设置为 “所 有文件”，然后选择已经编辑好的 Word 文档，单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。 --------------------------------- ★使用 Word 字体隐藏功能制作模板 在 Word 的使用中， 有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以 看到粗体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样 表内，因为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填， 但是每次输入要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样 我们会觉得无所侍从， 经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦， 如何使这些文字只 显示，而不让它们打印出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法： 高级管理人员联络表 编号 00102549 网址： EMAIL: cougarlee@ 网名： 水木清华 隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字 体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述 方法执