采购、库房管理制度

民宿物资采购、入库、出库管理制度民宿物资采购、入库、出库管理制度 第一章第一章总则总则 为了加强对民宿的内部管理，降低经营成本，提高经营效益，特 制定本管理制度。 第二章第二章采购管理制度采购管理制度 物资采购是民宿经营管理中的重要环节， 加强采购工作的管理是 降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。 采购员是民宿采购工作的专业人员， 民宿所需物品原则上均由其统一 购买，其他部门应予以支持、配合、监督。 一、采购的计划管理 加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。 1、管家部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，交主 管副总审批，转采购部； 2、仓库补充请购，由仓库保管根据业务需要提出申请，填写物品申 购报主管副总经理批准后，转采购部； 3、其他零星物品的申购，由使用部门提出申请，经理根据库存情况 审核签字，送主管副总审批，转采购部； 4、 食品原材料批量采购采取定期补给的办法， 由餐饮部报申购计划， 交主管领导审批，转采购部； 5、餐饮部每天需购入的鲜活原料，由厨师长、餐饮经理签字后，于 下午 5：00 前将采购单报采购员。 6、除食品原材料批量每日采购外，其他批量采购的必须报集团批准 后方可采购。 二、采购物资的择商和价格管理 采购物品坚持货比三家，严格价格控制。 1、 所有申购计划或申购单送到采购员后， 由其具体负责对申购计划、 申购单上的采购物资进行择商、确认和报价； 2、采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其 中有疑问的内容要与部门经理、 总监和申购部门及时沟通， 在确认无 误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务 治谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供 应厂商名称后，送主管副总审批，转采购部； 3、所有采购物资的择商报价,必须由采购部在充分准备掌握市场行情 的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑， 并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部， 由其选定质优 价廉服务好的供应厂商； 4、 鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大， 对于长期供货 （鲜活类） 的供应商，必须有供应商定期（15 天）给民宿报价，民宿市场询价 小组进行市场询价，根据询价和供应商的报价进行最后的定价， 双方 签名予以认可，收货部根据双方签名的定价表进行收货。 5、所有供货商都必须签订供应合同。 三、采购物资的审批 所有采购物资经审批手续齐全后，方能实施购买。 1、采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送主管 副总审批,转采购部进行采购； 2、采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部 门经理签字后交财务成本控制， 财务成本控制根据各部门 “物品需求 计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送主管副总审批，转采 购部进行采购； 3、采购原材料由各厨房于每日下午 3 点前报次日原材料采购单，由 厨师长、餐饮总监签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货 商准备原材料，并于次日上午 9 点前准时到货。 四、特殊采购物资 1、对一些技术性强，或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有 关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买； 2、一般采购物品在 7 天前、紧急物品在 24 小时前由各申购部门按照 申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由 所需部门自行购买， 在有关授权人监督下收货， 于次日及时补办申购、 审批、收货手续。 六、采购物资的结算方式 物资验收后，以“收货记录”做为结算依据，结算方式一律采用定期 支付。 第三章第三章库房管理制度库房管理制度 一、库房安全管理制度： 1、库房是物资保管重地，除仓库工作人员和业务、工作需要的有关 人员外，其他人员未经批准不得进入仓库。 2、因工作需要入仓的人员须有仓库管理人员陪同，不得独自入仓。 3、一切进仓人员不得携带火种、背包等物品入仓。 4、仓库办公地点不得会客，其他部门员工也不得在此闲聊。 5、仓库范围内不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。 6、仓库不得代存私人物品，也不得答应未经上级同意的其他部门或 单位的物品存仓。 7、定期检查消防设施，并接受保安部的检查、监督。 二、库房清洁管理制度： 1、库管员在自己的管理范围内要勤于打扫、整理、保持库房干净整 洁。 2、库房周围不能堆放垃圾、杂品及其它废弃物。 3、库房物品摆放整齐，经常擦拭货架，物品不能有落土、灰尘。 4、采光、通风良好，经常检查库存物品，防霉、防虫蛀、防异味。 5、经常清理库房死角，垃圾随时清扫，杜绝鼠、蚊、蝇等“四害” 的滋生。 6、随着季节的不同，库房应配放相应的灭四害药剂。 7、 最底层货架距地面15-20CM.货品不能直接放在地上， 应彻底防潮。 8、库管员应定期做到库房的全面卫生清理，检查工作。 9、管理人员应做好所有库房的检查记录，包括卫生、存储、保管等 记录。 三、库房管理制度： （一） 、实物管理： 1、 酒水： 一般酒水和饮料在常温下贮存， 有些酒水需要稳定的温度， 应区别对待： 1.1. 红酒应以室温或更凉一些的温度供应，最佳温度是低于20℃。 1.2. 白酒供应温度 8-10℃， 所以应先冷冻， 送整瓶酒时应置于冰桶内。 1.3. 啤酒的饮用温度以 6-8℃为宜， 它是唯一一种愈新鲜愈好的酒类， 购入后不宜久藏，最佳保持期在三个月之内，最长不能超过六个月， 其保存温度应低些，超过 16℃且存储期过长会导致酒变质，温度过 低也不行，低于-10℃会使酒变的浑浊不清。条件许可，可在接近 4℃ 温度下贮存，避免剧烈震动。 1.4. 葡萄酒： 一般葡萄酒可在常温下贮存， 名贵葡萄酒最好在 12-15℃ 的温度下贮存，名贵的白葡萄酒贮存其温度应更低些，最佳温度为 10-12℃，平躺放在酒架上，这样可使软木塞浸泡在酒液中不干缩。 1.5. 香槟酒：名贵的香槟酒贮存期一定要避免强烈的震动， 也应平躺 放着，瓶口倾斜向下，其温度应在较凉快的条件下，温度不宜过大。 1.6. 烈性酒：普通的烈酒不需要特殊的存贮条件， 因为烈性酒受空气 影响不大，并可贮存较长时间，但要防止金属瓶盖生锈和发生变化。 2、阴凉贮存库：贮存新鲜蔬菜和水果常温保存 10-15℃，不需供热和 制冷，有些地区，有些时间需要特殊考虑，香蕉、苹果、梨贮存温度 应高些 18-23℃即可，相对湿度 85-90％，最好通风。 3、冷藏库：冷冻品主要是鱼、肉、新鲜蔬菜、水果、冷菜、熟食品 等。理想温度是在4℃以下，温热的成品和半成品在冷藏前应先冷却 再贮藏，否则制冷设备容易损坏，食品冷冻贮存温度要底，贮存期不 能超过三个月。 4、干货库：一般不需要供热或制冷，最佳储存温度各15-21℃，其最 高温度不能超过 37℃，温度低些，原料的保质期会更长。干库货应 保持干燥，库房通风良好，按标准每小时应保持交换空气四次 （二） 、档案管理 1、库房档案有：物品登记卡；实物帐薄；材料明细帐；采购申请单； 2、物品领料单；物品入库单；质量检查记录；物品盘点登记表；材 料会计报表等。 3、按不同类别的档案资料分类保存，专人保管，并随时查阅 4、 检查库房管理工作， 以此原始资料为依据， 随机抽查， 相